Dix conseils pour bien organiser votre journée

Voici dix maximes et conseils stratégiques pour bien organiser votre journée. Ces conseils ne sont pas tous de valeur absolue. Certains sont impératifs, d’autres simplement optionnels.

Dans l’ensemble, ces conseils sont complémentaires … mais parfois contradictoires ! En effet, il faut réussir à surmonter de multiples contraintes. A vous donc de bien vous adapter.

1 – Une bonne journée se prépare la veille.

Prenez en compte à la fois vos programmes à long terme ou à moyen terme, et les urgences, petites ou grandes, à prévoir pour la journée à venir. Vérifiez votre agenda.

Bien vérifier les diverses tâches de la journée. Préparez les documents utiles.

Programmez les démarches à engager … avec toutes les précautions nécessaires pour une meilleure efficacité.

2 - Quand vous devez choisir parmi les urgences, choisissez d’abord les plus brèves à réaliser … Vous en serez ainsi rapidement débarrassé. Et vous pourrez vous concentrer sur les tâches les plus délicates.

3 - Comment choisir entre les tâches difficiles ou rebutantes et les plus faciles ou agréables ? Mieux vaut effectuer d’abord les premières, quand vous êtes le plus « en forme ». Les autres, surtout si elles sont vraiment faciles et agréables, s’effectueront ensuite tout naturellement.

4 - A divers moments de la journée - et même le plus souvent possible ! – essayez d’éliminer les tâches inutiles. Abrégez les « mange-temps », notamment les coups de téléphone inopportuns. Voyez quelles tâches peuvent être déléguées ou mieux réparties, que ce soit dans votre environnement professionnel ou au sein de la famille.

5 - Essayez de ne pas perdre de temps dans les « tâches courantes ». Exemples : les tâches ménagères, les courses, l’examen de votre courrier ou la consultation d’Internet.

Organisez-vous pour bien les programmer et les expédier rapidement.

6 - Planifiez-bien les tâches et les séquences telles que les communications téléphoniques ou les entretiens. Affinez vos techniques de prise de notes, pour ne rien négliger, ne rien oublier d’important. Efforcez-vous de bien maîtriser à la fois les instruments écrits traditionnels (tableaux, cahiers ou fichiers) et les techniques nouvelles (votre ordinateur et votre agenda électronique). Et les « post-it » sont aussi une très belle invention …

7 - Efforcez-vous de ne pas vous disperser. Evitez d’avoir à revenir plusieurs fois sur une même tâche. En principe, une tâche doit être traitée à fond. Si vous êtes obligé d’y revenir, vous risquez de perdre à la fois du temps et de l’énergie. Il faut donc agir rapidement et pleinement, en vous efforçant d’éviter les interruptions extérieures.

8 - Organisez aussi les temps de pause, repos ou récupération. Alternez les simples relaxations et les exercices physiques. Il est généralement considéré que l’attention soutenue ne peut s’exercer que pendant une petite heure (ou 1h30 au maximum). Et si vous travaillez sur écran, n’oubliez pas une petite pause pour vos yeux toutes les 10 minutes (avec éventuellement de petits exercices de gymnastique oculaire).

9 - Distinguez bien les activités « libres » et les obligations subies. Beaucoup peuvent être cependant rediscutées ou réaménagées, notamment celles relatives à votre poste de travail.

10 - Soyez toujours prêts à effectuer les adaptations nécessaires. En particulier pour redistribuer les tâches si une obligation imprévue apparaît. Et bien organiser le travail en équipe ou en famille.

En fin de journée, faire le bilan et préparer le lendemain.

Nous terminerons par une belle citation de Sénèque :

« Crois-moi, c’est le fait d’être un grand homme, capable de surmonter les erreurs humaines, que de ne rien laisser entamer de son temps. Aussi la vie est très longue pour qui le garde à sa disposition dans toute son étendue. » (Sénèque, De la brièveté de la vie)

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