Tirer le meilleur de tous ses meetings de dernière minute en 7 idées simples

Les meetings impromptus deviennent de plus en plus fréquents dans le monde professionnel, mais comment faire pour les rendre aussi productifs que les meetings planifiés à l'avance ?

En vérité, sept idées simples suffisent généralement pour faire de ses meetings impromptus ce qu’ils sont supposés être : une action productive pour accélérer les performances de son équipe.
Dans un monde parfait, chacun aurait tout le temps nécessaire pour accomplir toutes ses tâches.
Mais dans la vie réelle, des urgences surgissent fréquemment dessus à la dernière minute, qui obligent à organiser une réunion à la volée pour diverses raisons – qu’il s’agisse d’échanger des idées, de faire une annonce importante, ou de revoir des plans stratégiques.
Les meetings impromptus deviennent de plus en plus fréquents dans le monde professionnel, et s’ils sont abordés de la bonne façon, ils peuvent être encore plus productifs que ceux que l’on a mis des semaines à planifier.

Comment faire pour organiser un meeting non planifié ?

En vérité, 7 idées simples suffisent généralement pour faire de ses meetings impromptus ce qu’ils sont supposés être : une action productive pour accélérer les performances de son équipe.

1 – Se fixer un objectif

Si l’on n’a pas le temps de mettre sur pied un agenda formel pour la réunion, se fixer au moins un objectif clair. Coller à cet objectif est important – beaucoup plus important que le fait d’avoir ou non une jolie présentation PowerPoint. Et au bout du compte, les diaporamas ne servent pas toujours à grand-chose.

2 – Décider qui doit assister à la réunion

De bonnes réunions aident des collaborateurs à partager des informations, à faire émerger de nouvelles idées, et à maintenir des équipes dans la bonne direction. Mais les réunions peuvent être de différents types et de différentes tailles, en fonction de leurs objectifs.
S’il s’agit de faire une annonce ou de passer des chiffres en revue avec une équipe commerciale, elles peuvent rassembler un grand nombre de personnes. Mais s’il s’agit de discuter d’un problème ou d’avoir une session de brainstorming, alors le nombre de participants doit être beaucoup plus réduit. En règle générale, moins il y a de participants à une réunion, plus est efficace le travail collaboratif.

3 – Utiliser les bons outils

Avec beaucoup d’employés accomplissant différentes tâches durant la journée, il peut être difficile pour chacun des participants de laisser tomber ce qu’il est en train de faire en quelques secondes pour assister à la réunion. Le mieux est de laisser les collaborateurs rejoindre la réunion par les moyens de leur choix via leur téléphone ou un partage d’écran via un outil instantané et simple à utiliser.

4 – Etre souple sur le lieu de la réunion

 S’il n’est pas possible de réserver une salle de conférence dans le cas d’une réunion physique, rester sur ses pieds en choisissant un coin tranquille dans les locaux. Lorsque les gens restent debout, ils préfèrent ne pas perdre de temps, ce qui aidera à la concentration de l’ensemble des participants.
Si l’espace est limité ou s’il y a des participants distants, opter pour un rassemblement sur un seul bureau afin d’utiliser un seul téléphone et un seul poste de travail pour réunir tout le monde.

5 – Garder le contrôle de la réunion

S’assurer que chacun reste concentré sur le sujet en cours. Garder à l’esprit l’objectif de la réunion. Tous les sujets annexes peuvent être mis de côté pour une autre réunion ou pour un e-mail de compte rendu.

6 – Laisser parler les autres participants

S’il ne s’agit pas d’une annonce, laisser les autres participer à la conversation. Procéder de la sorte montrera aux autres participants que leurs idées sont dignes d’intérêt. Après tout, si l’on veut juste s’entendre parler, alors la réunion n’aurait sans doute pas dû être organisée.

7 – Faire court

Pour s’assurer que la réunion ne s’attarde pas, imposer certaines règles, telles que fixer une durée maximum d’intervention de chaque participant, ou simplement respecter un timing précis. Dans le cas d’une réunion à plusieurs, s’assurer que chaque participant est conscient de ces règles, et qu’il s’y est préparé avec quelques points précis à discuter.
Il existe de nombreuses façons de faire des bonnes réunions, mais ces sept idées simples devraient suffire dans la plupart des cas. Rester concentré sur l’objectif, être clair et concis, et rester souple sur les façons dont se réunissent les participants. Il suffit le plus souvent de peu de choses pour faire des réunions impromptues un outil efficace pour garder une équipe en grande forme.

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