Gérer l'information en interne dans les périodes de transformation

Maitriser la communication, l’information, comprendre les points de vue de tous lors des projets de changement : Fantaisie, lubie ou enjeu majeur ?

Serait-ce une lubie de consultant ? Ou la communication en interne devient-elle un levier majeur du changement dans les organisations ?
Internationalisation, inter-culturalité, réorganisations, acquisitions, cessions, fusions, transformation de la gouvernance, autant de changements devenus le quotidien des entreprises.
Le monde des affaires se concentre en grande partie sur l’objet et le pourquoi de la stratégie, il prête bien moins d’attention au comment, à la manière dont une entreprise dirige ses équipes et ses structures.
Quel que soit le stimulus, s’interroger sur la nature de la transformation est essentiel. Accompagner l’entreprise dans ce cadre, c’est en effet prendre conscience du véritable type de changements à conduire, mais aussi de leur profondeur au regard de la personnalité propre de l’entreprise, de sa dimension culturelle.

Dans ces contextes-là, la communication, la maîtrise de l’information deviennent clé

Souvent négligée en amont du projet, la communication en est pourtant un enjeu majeur.
En effet, une réorganisation ne peut être menée de façon optimale sans une appropriation de la part des managers, des collaborateurs.
Or celle-ci passe par la compréhension de ce qui se passe ou s’est passé, par un renforcement de l’identité et donc par une communication  et une pédagogie anticipées et pilotées.
Si les besoins en information sont réels, ils ne reflètent pas pour autant l’ensemble des besoins en communication ; les besoins en communication sont en grande partie d’ordre relationnel. Les comportements véhiculent des messages qui interpellent souvent plus que ce qui est exprimé verbalement de manière explicite.
Chaque entreprise construit sa propre trajectoire de transformation permettant d'atteindre la cible tout en sécurisant sa santé économique et  commerciale, et en mobilisant les énergies.
Tout devient social lorsque la valeur provient du lien de l’engagement, de la capacité à mobiliser les salariés, de leur implication et la capacité à les rendre autonomes et responsables.
Une communication adaptée et une gestion de projet réfléchie, anticipée, permettent de maintenir la valeur ajoutée voire en créer, exécuter, piloter l’information avec flexibilité et pragmatisme pour obtenir des résultats pérennes.
On le sait, l’ennemi c’est le temps, le projet qui traine en longueur. La démobilisation guette, le flou gagne : un des challenge sera donc de raccourcir le temps entre le moment de l’information et la mise en œuvre du changement dans les équipes, afin d’éviter les « effets secondaires » : démobilisation, de perte de confiance, de conflits, de blocages…

À chacun son prisme : tous acteurs de la transformation

De quelle façon chacun perçoit-on la situation en fonction de sa position dans l’entreprise? Quel est le rôle des différents acteurs, tous clés, à des niveaux différents en fonction de sa posture.
Le prisme des collaborateurs : Leur priorité : obtenir l’information et comprendre. Réduire l’incertitude et être ainsi capable de comprendre, prédire et contrôler son nouvel environnement.
Chacun doit trouver sa place, la parole doit être libérée, les informations captées, d’où qu’elles proviennent.
Le prisme des managers : Les managers ont une place particulière : ils sont au plus près des réalités du terrain et au plus près des collaborateurs de leurs équipes : ambassadeurs des décisions stratégiques, ils doivent s’assurer de leur mise en œuvre opérationnelle. Ils sont les acteurs du changement
Il est primordial, dans un projet d’envergure, de réfléchir en amont à la façon dont le management, et notamment le management de proximité, va être « embarqué ».
Le prisme de la Direction : elle doit mener à bien ces transformations, en s’assurant que l’entreprise continue de fonctionner et en mobilisant les énergies pour demain, et surtout, minimiser le risques de voir le projet ne pas aboutir de façon optimale, ou trainer en longueur.
La maitrise de l’information circulant au sein de l’organisation, voire à l’extérieur, est complexe : de nombreux enjeux de pouvoir sont liés à la transformation. Le fonctionnement de l’entreprise repose sur des règles qui sont l’expression du pouvoir. La posture de chacun dans cette organisation sociale a donc son importance, et conférera, par nature, aux acteurs de la communication une légitimité, une crédibilité différente. Le changement demande une rupture par rapport à la situation existante, il déstabilise donc les relations de pouvoir établies avec cette situation.
La transparence, devient un élément majeur et on remarque de la part des collaborateurs une volonté de transparence. Ils préfèrent entendre la vérité même si celle-ci est difficile à appréhender.
Le sens du changement doit être véhiculé, répété, compris, intégré…
En effet, le sens est déterminant dans la motivation et la mobilisation des salariés. S’ils ne comprennent pas pourquoi (raison) et pour quoi (sens) il faut changer le mode de fonctionnement habituel, alors la motivation pour le travail baisse et les objectifs ne sont pas remplis.
La répétition, la pédagogie, la coordination de l’information, autant de réflexions à mener et organiser en amont pour ancrer le changement, ses enjeux, ses objectifs
Enfin, il est important de conserver une continuité avec ce qui était avant notamment en termes de valeurs et de normes. Les collaborateurs doivent pouvoir garder des repères identitaires. « On tourne une page mais le livre reste ouvert et consultable ».

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