6 conseils pour révolutionner la gestion de vos plans d’action

La transition digitale est un enjeu majeur auquel sont actuellement confrontées les entreprises. Pas une semaine sans un article sur le sujet dans les médias. Cette révolution est en marche et de nombreux services ont déjà procédé à cette mutation avec succès et au plus grand bénéfice des salariés comme des entreprises.

Tous les services des entreprises sont concernés et peuvent évoluer pour gagner en efficacité. Mais entre immobilisme et innovation, des entreprises restent encore bloquées. Elles constatent avec appréhension l’avènement d’une révolution dans leurs habitudes de travail. Peur du changement, doute sur la sécurité des données, coûts supplémentaires.

Pourtant les bénéfices de cette transition digitale sont incontestables. Il ne viendrait à l’esprit de personnes de proposer aux services comptables de revenir à des tableurs Excel… Alors, pourquoi ne pas l’envisager aussi pour vos plans d’action, pour mener à bien des projets et suivre des dossiers ? Mais alors, sur quels critères se baser pour choisir une solution qui fera entrer votre gestion quotidienne dans l’ère du digital ?

Point 1 – Créez un environnement persistant

Notion issue du monde des jeux vidéo, la persistance d’un environnement, c’est sa capacité à vivre de manière autonome, même en l’absence de son créateur. Ainsi, la situation que vous trouverez en vous reconnectant ne sera pas la même que celle que vous connaissiez lorsque vous vous êtes déconnecté.

Ainsi, chacun à son rythme fait évoluer le travail d’équipe et le responsable peut contrôler en permanence l’état d’avancement à un instant précis. Les nouveaux outils de gestion de plans d’action répondent à cette attente. Connectés, ils permettent aux autres intervenants de mettre à jour leurs actions, voire d’en ajouter à un collaborateur sans nécessiter la connexion de celui-ci sur l’interface. L’environnement de travail connaît une évolution permanente.

Point 2 – Jouez collectif

Les modes de fonctionnement ont changé et ce n’est plus à l’assistant(e) de mettre à jour les plans d’action pour toute l’équipe. Nous sommes tous responsables de nos tâches, et chacun devra participer à la mise à jour du plan d’action. Mais comment faire avec un tableur classique pour éviter les doublons, pour être certain que la version sur laquelle vous travaillez soit la bonne et à jour ?

Dans le monde des réseaux sociaux virtuels, le caractère collaboratif des plans d’action semble être une évidence. Ceci présente l’avantage de responsabiliser l’ensemble des collaborateurs. Les nouveaux outils de gestion de plans d’action fluidifient les échanges des informations pour une meilleure "interaction". 

Point 3 – "Cascadez" vos actions

Comment faire pour déléguer et segmenter la gestion d’une tâche de votre plan d’action à une ou plusieurs personnes de votre équipe ? C’est l’une des grandes faiblesses des plans d’action sous Excel. On se retrouve avec une démultiplication des fichiers de suivi d’actions qui deviennent rapidement ingérables.

Les nouveaux outils de gestion de plans d’action permettent d’avoir une organisation "en cascade" qui offre à tous les utilisateurs une navigation à la fois horizontale et verticale entre les actions et les sous-actions, sans avoir à créer d’autres documents ! La visibilité sur les actions s’en trouve optimisée. Le projet global bénéficiera du temps gagné.

Point 4 – Entrez dans une boucle d’amélioration

Si les caractéristiques présentées jusque-là pouvaient paraître évidentes, celle-ci est trop souvent oubliée. L’outil que vous choisirez devra vous permettre d’intégrer vos projets et vos dossiers dans un processus de qualité. Au-delà d’une simple "to do list collaborative", le nouvel outil de gestion de plans d’action devra fournir au manager les informations qui lui permettront de valider la qualité d’une action réalisée ou de la remettre en production. Votre nouvel outil devra par exemple pouvoir historiser la vie de vos actions afin d’assurer une traçabilité de votre activité. 

Point 5 – Prenez les commandes

L’outil doit donner au manager des moyens nouveaux pour piloter son activité. Ceci implique d’avoir des indicateurs qui le renseignent et lui permettent de prendre des décisions éclairées. Combien de tâches sont gérées par mes équipes ? Quel retard moyen ? Quel délai de traitement ? Un bon outil devra lui permettre de déterminer comment affecter son temps de manière efficace. Il pourra ainsi concentrer son temps aux actions et aux personnes qui en auront vraiment besoin.

Point 6 –  « ATAWAD » Anytime, Anywhere, Anydevice

Les périphériques nomades se multiplient au sein de l’entreprise. La tendance est au "BYOD" (bring your own device). Face à la mobilité des utilisateurs et la disparité des supports, l’accessibilité "ATAWAD" est un prérequis évident. Les outils de gestion de plans d’action en mode Saas répondront parfaitement à ce besoin.

Des solutions existent (la plupart proposent d’ailleurs des tests gratuits). En les utilisant dans leur stratégie, les entreprises sont plus productives. Les actions sont pertinentes, leur traitement est plus rapide et qualitatif, les utilisateurs ont une meilleure visibilité sur l’activité, les équipes sont remobilisées. Gagnant ainsi du temps et de l’argent, les entreprises qui s’équipent de tels outils font le choix de s’inscrire dans un vrai cycle vertueux. Maintenant, les managers ont toutes les cartes entre leurs mains ! 

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