Ne plus se sentir surmené ni débordé en 10 étapes

Trouver un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle est un problème auquel nous devons tous faire face. Pour avoir une vraie chance de faire ressortir le meilleur de nous, il faut s'engager volontairement dans une démarche de gestion du temps.

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Je viens juste de lire la première version d'un nouveau livre et j'ai décidé de mener une petite enquête au cours d'une conférence. J'ai demandé au public : "qui se sent surmené ou débordé ?"

Autant que j'ai pu en juger, toutes les mains se sont levées.

Pas de surprise jusqu'ici. Nous avons tous l'impression d'être surchargé de travail, au moins de temps en temps. Même si, d'après les standards de quelqu'un d'autre nous avons l'air de bien nous en sortir, nous nous sentons quand même débordé.

Effectivement, trouver un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle est un problème auquel nous devons tous faire face. Peut-être parce que nous recherchons des solutions extérieures à nous-même : logiciels, applications, appareils, systèmes de gestion du temps, etc.

Toutes ces choses peuvent nous aider mais, comme l'explique Scott Eblin auteur de "Overworked and Overwhelmed: The Mindfulness Alternative" : "la seule personne qui puisse vous ôter la sensation d'être surmené ou débordé, c'est vous."

Selon Scott, tout commence par un point essentiel : vous devez vous engager volontairement dans une démarche de gestion du temps. Vous aurez ainsi une vraie chance de faire ressortir le meilleur de vous : vous montrer inspiré, productif et au top de vous-même.

Comment y parvenir ? Voici les astuces de Scott :

 

  • Libérez-vous de la tyrannie du présent

Les gens qui vivent trop dans le présent ne voient pas plus loin que le bout de leur nez et ne font pas de plans pour poursuivre leurs buts et leurs rêves. Il y a bien sur des choses qui doivent être faites quotidiennement mais la plupart de ces choses ne sont pas particulièrement importantes (surtout en ce qui concerne vos objectifs à long-terme).

C'est pourquoi vous devriez…


  • … Vous poser la question : "est-ce vraiment nécessaire ?"

Remettez en cause vos hypothèses les plus fondamentales sur vos habitudes quotidiennes. Devez-vous vraiment vous rendre à cette réunion ? Faire ce rapport est-il indispensable ? Devez-vous répondre à cet e-mail ? Dans la plupart des cas ce n'est pas impératif, mais vous faites les choses machinalement car vous les avez toujours faites.

Éliminez autant de petites tâches que possible. Non seulement vous aurez plus de temps, mais vous pourrez en plus être efficace quand ce sera vraiment nécessaire.

 

  • Réinitialisez votre agenda

Parfois, la réponse à la question " Est-ce vraiment nécessaire ?" est "Oui mais pas tout de suite." Quelle est la chose la plus importante à faire aujourd'hui ? Quelles tâches vont vous empêcher de réaliser cette chose ?

C'est également vrai dans les cas où quelque chose d'important survient de manière inattendue : réinitialisez immédiatement votre agenda et redéfinissez vos priorités.

C'est bien de faire les choses, mais faire les choses adéquates, c'est ce qui importe vraiment.

 

  • Déterminez (et respectez) votre rythme personnel

Nous avons tous notre manière de travailler. Certains aiment partir sur les chapeaux de roue. D'autres préfèrent commencer leur journée en réfléchissant, en méditant, en pensant. Certains aiment travailler tard le soir.

La clef est de comprendre non seulement comment vous aimez travailler mais aussi comment vous êtes le plus productif. Peut-être que vous aimez travailler tard le soir, mais si vous êtes épuisé par une longue journée vous ne serez pas au top de votre forme… Et si vous n'êtes pas performant, où est l'intérêt ?

Faites quelques essais pour savoir ce qui marche le mieux pour vous. (Vous trouverez ici une infographie sympa sur l'impact des horaires sur la productivité.) Même si vous ne pourrez pas toujours suivre votre planning, vous aurez un modèle auquel revenir.

 

  • Programmez en premier les tâches les plus importantes

Quelles sont vos priorités du mois ? De la semaine ? De la journée ? Déterminez-les et réalisez-les en premier.

Pourquoi travailleriez-vous sur des tâches annexes lorsque les choses vraiment importantes sont celles pour lesquelles vous créez le plus de valeur, que ce soit au travail ou à la maison ?

 

  • Laissez votre esprit divaguer

Prendre le temps de se laisser aller est la clef pour trouver des solutions intelligentes à des problèmes complexes. Des études montrent que les gens ont tendance à prendre leurs meilleures décisions quand ils ont l'opportunité d'analyser les données et les faits puis de focaliser leur pensée sur autre chose pendant un certain temps.

Comment ? Allez faire un tour. Faites quelques chose sans penser. Du sport. Quelque chose où votre corps prend le relais et votre esprit est en standby. Vous serez surpris des solutions qui vous viendront à l'esprit quand vous n'essayez pas de réfléchir au problème.

 

  • Posez des limites

Personne ne peut, ni ne devrait fonctionner 24h/24 et 7j/7. Vous avez probablement l'impression d'être déjà dans ce cas, car vous vous le permettez.

Posez des limites : à quelle heure vous arrêtez de travailler, les moments que vous allez consacrer à votre famille, les moments où vous refuserez les appels, etc. Puis dites-le à votre entourage.

Personne ne respectera vos limites, si vous ne le respectez pas vous-même.

 

  • Utilisez le "oui" et le "non" de manière stratégique

Vous ne pouvez pas dire oui à tout. Techniquement vous pourriez mais vous seriez dans l'impossibilité de tout faire. Ça revient donc à dire non.

Parfois, il suffit de dire "non". A certains moments vous pouvez dire "Non, à moins que…" et donner des précisions. C'est la même chose pour "oui". Dire "Oui, mais seulement si…" indique dans quelles mesures la chose est réalisable pour vous.

Prenez toujours en compte la façon dont une requête affectera vos objectifs premiers. Un "oui" automatique sera forcément du temps en moins à consacrer à ce que vous avez à faire.

 

  • Apprivoisez vos distractions

La plupart des gens sont distraits plus de 30 fois par heure : appels téléphoniques, e-mails, textos, passage dans le bureau… La liste est sans fin.

Planifiez des plages horaires pendant lesquelles vous désactiverez toutes les alertes. La seule manière de respecter un planning, c'est de travailler sur le vôtre et non sur celui des autres.

 

  • Souvenez-vous que vous avez un impact sur les autres

Si vous êtes un leader (si vous gérez une entreprise c'est votre cas) vous avez naturellement un impact sur les autres. Vous donnez une direction. Vous êtes un modèle. Vous servez d'exemple.

Soyez un bon exemple : une personne qui accomplit les choses importantes, qui reste centrée sur son sujet, qui s'attache à atteindre les objectifs et les rêves… Et qui aide les autres à atteindre leurs objectifs et leurs rêves.

Toutes ces astuces vous aideront à gérer votre temps et à être régulièrement au top.

  

Traduction par Manon Franconville, JDN.

Cette chronique traduite par le JDN a été publiée via le programme Influencers de LinkedIn, où s'expriment près de 500 leaders d'opinion. Retrouvez la version originale en anglais ici

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