Préserver son héritage numérique : comment se préparer à l’inattendu

Pour la plupart des entreprises, la création d’un plan de succession est un processus de planification en prévision du jour où un chef d’entreprise choisira de quitter ses fonctions. Cependant, bien que beaucoup d’entreprises passent l’essentiel de leur temps à planifier leur croissance, très peu se préparent soigneusement à l’inattendu.

Pour la plupart des entreprises, la création d’un "plan de succession" est un processus de planification en prévision du jour où un chef d’entreprise choisira de quitter ses fonctions. 

Cependant, bien que beaucoup d’entreprises passent l’essentiel de leur temps à planifier leur croissance, très peu se préparent soigneusement à l’inattendu. Une étude publiée récemment par la société Saga révélait ainsi que 87 % des Britanniques n’avaient toujours pas élaboré de plan de transfert de leur héritage numérique. 

La mort et les impôts sont inévitables, mais on peut rarement prévoir quand la première arrivera. Les chefs d’entreprises avisés sont conscients qu’une bonne préparation est la seule solution pour éviter le chaos à leurs familles et à leurs associés au cas où le pire devrait survenir.

 

L’impressionnant volume de données générées par les PME ne fait que compliquer le problème. Ajoutons-y la complexité liée à la gestion des nombreux comptes en ligne d’une société, et la nécessité d’agir devient alors évidente. Des informations sensibles (politiques de santé, documents juridiques, données sur des acteurs d’une chaîne logistique ou sur des clients) pourraient en effet rester inaccessibles à la suite d’un changement de propriété non planifié. La récente consumérisation de l’informatique a entraîné la création de nombreux outils de communication et plateformes de stockage de documents, redéfinissant ainsi les modes d’accès aux données.

Qu’elles stockent des bitcoins ou qu’elles découvrent les médias sociaux et les plateformes de stockage dans le cloud, il est essentiel que toutes les entreprises protègent leur propriété numérique et intellectuelle sur le long terme. Dans le cas contraire, elles risqueraient de voir le fruit de leur dur labeur partir en ruines.

 

Pour garantir une continuité d’activités à la suite d’un décès inattendu et permettre à leur entreprise d’exister après leur mort, voici nos conseils :

 
L’indispensable plan de succession numérique

Pour s’assurer de conserver leurs actifs numériques et que quelqu’un dispose des autorisations adéquates pour y accéder, les entreprises doivent créer un plan de succession numérique. Il s’agit d’un simple document en ligne au sein duquel une entreprise charge l’ensemble de ses directives internes, testaments et fiducies, ainsi que des instructions à suivre. Ensuite, il est nécessaire de nommer un individu de confiance comme "héritier numérique". Enfin, les chefs d’entreprises doivent faire attention à ne pas mettre de mots de passe ou de réponses à des questions secrètes dans leurs testaments, car ces derniers deviendront publics après leur mort.
 
Ne faites pas des médias sociaux votre faiblesse

Dans le meilleur des cas, il est souvent possible pour un tiers de récupérer des mots de passe de médias sociaux sans l’accord direct du propriétaire de la plateforme. En revanche, dans le pire des cas, le propriétaire d’un réseau social pourrait supprimer le compte d’un individu en apprenant son décès. L’application Inactive Account Manager de Google supprime les informations des utilisateurs après un certain temps, mais cela ne s’applique qu’aux sites Web comme YouTube et Gmail. Quant au réseau Facebook, il propose une fonctionnalité de transfert de droits permettant aux utilisateurs de nommer un autre contact et de leur donner la propriété de leur compte en cas de décès. Malheureusement, peu de sites font de même, et il y a très peu de continuité entre les offres des différents réseaux sociaux. Il est donc très important pour les entreprises de mettre en place un plan de reprise adapté à leurs besoins.
 
Effectuez un inventaire des comptes en ligne

La seule façon de garantir le stockage sécurisé de votre propriété personnelle immatérielle est de mettre régulièrement à jour un inventaire numérique des ressources professionnelles en ligne (comptes bancaires, comptes de messagerie, identifiants de sites Web et autres bases de données de relations clients). Ce processus sera évidemment plus simple pour les petites que pour les moyennes entreprises gérant des clients, des sous-traitants et des fournisseurs. Néanmoins, il s’agit d'une préparation nécessaire pour tous. Il est également essentiel de répertorier les noms d’utilisateurs et mots de passe permettant d’accéder à des réseaux WiFi ou à des informations relatives au personnel. Pour ce faire, les gestionnaires de mots de passe offrent une solution simple.

Lorsque les informations sont stockées à l’aide de telles solutions et enregistrées de façon sécurisée, celui qui doit reprendre la société, au stade où le chef d’entreprise l’a laissée, profite alors d'une transition en douceur. Il peut être utile de chercher une solution proposant un « centre de partage » pour faciliter la transmission des mots de passe.  Il est également possible de mettre en place des autorisations d’accès d’urgence.
 

La mort, les impôts et l’évolution de la technologie sont inévitables. La planification autour des actifs numériques est donc vouée à prendre toujours plus d’importance. La plupart des entreprises cherchent à éviter les risques dans leurs activités quotidiennes, mais laissent involontairement l’avenir de leurs ressources numériques entre les mains du hasard. L’important n’est pas juste de savoir qui prendra la relève, mais comment. 

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