Comment être productif en réunion ?

Pour beaucoup de salariés, réunion rime avec perte de temps. Pourtant, en respectant quelques règles de base, il est possible d'être productif et efficace.

La base des utilisateurs de Lifesize permet d'explorer le lien entre visioconférence et productivité. Sans surprise, 98 % des personnes interrogées sont d'accord avec l’affirmation suivante : communication et collaboration contribuent à augmenter la productivité. Lorsque les réunions se font par visioconférence, les relations entre collaborateurs s'améliorent. 

Cela se traduit par une plus grande productivité. On en fait plus et on obtient de meilleurs résultats en un laps de temps plus court. Peut-on chiffrer cette augmentation de la productivité ? Selon les personnes interrogées, le simple fait d'utiliser la vidéo en réunion permettrait d'accroître la productivité de 50 %. Pour booster la productivité de vos réunions, nous vous proposons quelques astuces :

Préparez-vous intelligemment 

Que vous animiez ou participiez à une réunion, préparez-vous bien à l’avance. Le programme d'une réunion permet à chacun de préparer sa contribution et de maintenir la conversation sur la bonne voie tout en préservant la pertinence des propos.

La durée des réunions est cumulative

N'oubliez pas que les réunions occupent les collaborateurs et qu'ils ne peuvent pas travailler en même temps. Un créneau de 2h pour 10 personnes est l’équivalent d’une journée complète en heures travaillées ou presque. Invitez uniquement les personnes qui apporteront une valeur ajoutée à la discussion et une contribution significative aux objectifs. Si l'objet de la réunion peut intéresser un public plus large, pensez à l'enregistrer et à partager le lien pour que les gens puissent la regarder ou l'écouter pendant leur temps mort.

Attention aux réunions récurrentes 

Vous vous souvenez des heures de travail bloquées évoquées précédemment ? Les réunions récurrentes ne font qu'aggraver le problème. Elles sont très souvent bien moins productives que les réunions uniques car elles visent souvent à faire le point sur des projets en cours. Une bonne façon de se tenir informé des projets sans perdre de temps dans des réunions est d'utiliser un outil de collaboration en continu, comme les discussions instantanées. De cette manière, vous pouvez conserver un historique des remarques formulées sur le projet et laisser chacun s'informer en temps et en heure, sans avoir à être présent à une réunion.

Soyez à l'heure, ne perdez pas de temps et gardez un œil sur la montre 

L'optimisation du temps est un élément majeur de la productivité. Respectez les autres et arrivez à l'heure pour éviter qu'une réunion ne débute en retard. Il n'y a rien de pire pour la productivité que de devoir discuter de choses et d'autres en attendant les retardataires. Commencez à l'heure et terminez à l'heure (ou plus tôt).

Attention aux digressions 

Il peut être tentant de profiter d’une réunion pour aborder rapidement un autre sujet pendant que tout le monde est présent, mais ne le faites pas. Si ce sujet n'était pas à l'ordre du jour, c'est qu'il n’y a pas sa place. Donnez à chacun des participants le temps de se préparer et de venir avec les informations dont ils ont besoin pour apporter une contribution valable.

Automatisez la prise de notes 

Il est difficile de se concentrer sur sa contribution à une réunion ou à une session de brainstorming lorsque l’on doit également prendre note des retours des autres participants. Vous avez deux solutions : désigner un secrétaire qui prendra des notes pour vous, ou laisser faire la technologie. Enregistrez vos réunions, vous serez plus attentif pendant la réunion car vous pourrez toujours revoir l'enregistrement si vous avez besoin d'un renseignement.  

Brainstorming

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