Soyons productifs en réunion. Chiche ?

Tout le monde déteste les longues réunions qui n'aboutissent à rien sauf à perdre du temps. Mais comment y mettre fin ? Grâce aux nouvelles technologies et au concept de huddle room.

Exit les réunions trop longues, peu productives et n’aboutissant à aucune décision. Les équipes se retrouvent désormais dans des lieux moins formels, parfaitement intégrés dans l’aménagement de l’entreprise, désignés sous le terme de huddle room. Leur particularité ? Une salle réunissant un petit nombre de personnes, généralement 4 à 6 maximum et équipée de solutions collaboratives de pointe.

Les réunions traditionnelles en perte de vitesse

Combien de temps passons-nous réellement en réunion ? Les chiffres varient en fonction du rôle et du niveau de responsabilité. Selon une étude réalisée aux Etats-Unis par Logitech, les personnes qui passent le plus de temps en réunion, les Power Meeters ont jusqu’à 14 réunions par semaine, contre 4 pour la moyenne des répondants. En France, les cadres passent 24 jours par an en réunion, contre 12 dans les entreprises de moins de 50 employés et durent en moyenne 1h20. Le baromètre IFOP/Wisembly estime que les Français passent en moyenne 10 jours sur 24 dans des réunions inutiles, ce qui en plus du temps perdu par les employés, engendre des pertes de productivité conséquentes pour les entreprises. Malgré ces inconvénients, les réunions demeurent un élément central. C’est le lieu où les décisions sont prises, que ce soit physiquement ou virtuellement. 

Open space, télétravail, intelligence collaborative, des pratiques qui bousculent la sacro-sainte réunion

Auparavant, les employés avaient leur bureau cloisonné, seul ou en petit groupe. Les responsables avaient généralement, en plus de leur bureau, une table de réunion pour faire le point. En basculant dans un nouvel environnement de travail, l’open space, l’essentiel des employés ont désormais leur poste de travail, dans de grands espaces communs. 

Dans ce nouvel environnement, les salles de réunion sont pensées pour les réunions d’information et clients. Mais nous avons perdu au passage les bureaux qui servaient pour toutes sortes de rencontre, à l’écart, ou pour des points informels. C’est là où la huddle room est venue combler un besoin. Ces espaces de travail offrent un environnement plus calme et propice à la collaboration. Elles permettent d’améliorer les interactions, de créer, et de résoudre les problèmes. Comme l’a conceptualisé, Jeff Bezos, PDG d’Amazon, avec le “2 Pizza Rules” (la règle des 2 pizzas), plus il y a de participants, moins la réunion sera productive.
La solution ? Ne jamais organiser une réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à rassasier tout le monde, donc 6 personnes maximum. Au-delà, il y a trop d’avis à solliciter pour en sortir avec une solution commune. 
On constate en outre, une mobilité des employés de plus en plus accrue. Près de 40 % des personnes interrogées aux États-Unis travaillent à domicile au moins une fois par semaine. En France, le Président Macron et son gouvernement souhaitent offrir la possibilité à ceux qui le désirent, de travailler à distance. Les entreprises repensent alors le lieu de travail avec des open spaces “dynamiques” ou des campus où les employées n’ont plus de bureaux attitrés obligeant les collaborateurs à s’installer à des endroits différents chaque jour. Offrir ces nouveaux modes de travail, c’est aussi réfléchir à de nouvelles méthodes pour collaborer efficacement et avec les bons équipements.

Après l’ère de la réunionite aiguë, où chacun en repartait avec une liste de tâches à accomplir, place à de véritables séances de collaboration qui permettent de finaliser en partie ou en totalité ses missions. Cette expérience est rendue possible notamment grâce à l'introduction de “l’intelligence technologique” dans les huddle room. La plupart des employés ont aujourd'hui accès à un vaste choix de services de conférence, fonctionnalité qui se retrouve maintenant dans de nombreuses solutions, de l'audioconférence traditionnelle à la conférence Web en passant par les communications unifiées (UC) et au-delà. 

Cette prolifération d'outils peut refléter le point de vue selon lequel la collaboration fait partie intégrante du rendement en milieu de travail.Dans ce contexte, la vidéo contribue à permettre une meilleure expérience entre des participants distants. Expérience que la voix ne peut seule adresser. Le champ d’application offert par la vidéo va transformer les métiers, avec de nouvelles approches comme la télémédecine. Des freins culturels et légaux existent pour empêcher leur application en France, mais de nombreux pays testent déjà cette approche qui tend à se généraliser.

On peut également s’attendre à ce que les réunions de demain facilitent davantage nos tâches grâce au machine learning et à l’intelligence artificielle. Celles-ci pourraient nous offrir par exemple, un compte-rendu clé en main grâce la reconnaissance de paroles et de mots, une indexation automatique des contenus vidéo, une liste d’actions à entreprendre générée automatiquement, ou se voir proposer de manière automatique une proposition de dates pour les prochaines réunions.Ainsi, chaque entreprise devra se demander comment optimiser le travail collaboratif et l’intégration des intervenants distants tout en réfléchissant aux nombres de huddle room qui seront nécessaires. Objectif : améliorer la productivité mais aussi le sentiment d’accomplissement des salariés.