L’évaluation annuelle, plus qu'un outil, un atout !

Processus figurant parmi les plus redoutés par les managers tout comme les collaborateurs, l'évaluation annuelle n'a pas souvent bonne presse. Cependant bien managé, ce processus peut devenir un véritable atout en terme de mesure de la performance ainsi que du développement de carrière des collaborateurs.

Premier trimestre, les budgets ont été définis ou bien sont en passe de finalisation et l’heure est venue de faire le bilan de l’année passée et ainsi décliner la stratégie de l’année en cours en définissant les grands objectifs des collaborateurs. Vous l’aurez compris, le premier trimestre, c’est avant tout le moment de mettre en place et de dérouler le processus des fameuses évaluations annuelles !

En passant par la machine à café, vous entendrez alors : "c’est une charge de travail supplémentaire, en tant que manager, j’ai d’autres priorités !", "c’est un processus mis en place pour faire plaisir aux ressources humaines", "de toutes façon ça ne sert à rien, mes requêtes ne sont jamais prises en compte" et beaucoup d’autres commentaires…

Et bien détrompez-vous ! Correctement anticipé et bien managé, c’est avant tout un outil clé dans le cadre de la gestion du capital humain ainsi que de son développement. C’est également un moment privilégié, de partage et d’échange entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.

Cependant, pour que l’évaluation annuelle soit efficace, pas de secret, il faut que l’ensemble des parties jouent le jeu !

 Amis RH, rendez ce processus ludique, rapide et facile !

Ce dernier ne doit en aucun cas être une contrainte pour les managers et les collaborateurs. Si tel est le cas, vous n’obtiendrez pas de résultat. Pour ce faire, n’hésitez pas à créer un groupe de travail impliquant managers et collaborateurs dans la définition des différentes étapes du processus ainsi que la composition du formulaire. 

Cela vous permettra de les faire adhérer plus facilement. On est toujours plus moteur et plus enclin à porter un projet lorsque l’on a été impliqué dans sa mise en place. En ce qui concerne, la forme, qu’il soit via un SIRH ou via un document Word, privilégiez un formulaire concis avec des questions faciles à comprendre. 

La mise en place d’un barème de notation permettra de rendre l’interprétation des réponses beaucoup plus simple et pragmatique. N’oubliez pas également d’y faire mention des velléités de formation et de développement de carrière ! Un collaborateur sur lequel on capitalise est un collaborateur épanouis et motivé ! Profitez-en pour faire une petite piqûre de rappel quant à vos valeurs d’entreprise et ainsi déterminer comment ces dernières sont perçues et portées par les collaborateurs. 

Et oui, ce n’est pas un simple outil permettant d’améliorer votre marque employeur ! Enfin, la question qui fâche … Doit-on parler rémunération dans le cadre de ce processus ? Arrêtons la langue de bois, oui il faut anticiper la venue de cette question et sans pour autant lui dédier une section, il faut bien entendu expliquer que le processus d’augmentation découle des résultats de l’évaluation annuelle ainsi que d’une étude des salaires du marché.  

Votre formulaire est fin prêt ? Définissez votre calendrier et les différentes étapes qui en suivront. Les deadlines devront être raisonnables et pas trop ambitieuses afin de laisser le temps aux managers comme aux collaborateurs de compléter le processus correctement. N’oubliez pas de faire valider l’ensemble du processus par votre direction afin qu’elle soit également porteur du projet et que la réalisation de ce dernier ne tombe pas pendant une période de clôture commerciale ou bien un kick-off…

Enfin, lorsque ces différentes étapes ont été validées, travaillez bien votre communication ! Un processus sur lequel on a bien communiqué, est un processus adopté ! Prévoir un FAQ afin d’anticiper les éventuelles questions, interrogation, c’est toujours bien perçu !

Amis collaborateurs, c’est maintenant votre tour d’être partie prenante. 

Vous devez complétez le fameux formulaire. Celui pour lequel on se dit bien souvent "mon Dieu mais qu’est-ce que je vais bien pouvoir raconter". Oublions de suite le stress de la page blanche, reprenez vos objectifs et réalisations de l’année passée, un par un et développez quant à vos succès, zones de progression, axes de développement. Pas de roman, soyez concis ! Une idée après l’autre. Lorsque vous préparez votre évaluation annuelle, évitez de le faire pendant votre temps de travail et faites-le à tête reposée. On est toujours plus productif avec les idées claires. Ne vous précipitez pas pour l’envoyez, prenez le temps de vous relire. Les fautes d’orthographes ne font jamais très bon effet.

Votre formulaire est enfin complété, lu, relu et re-relu ? C’est le moment, allez, on l’envoie à son manager ! Click !

Vous avez reçu un nouveau message… Amis managers, c’est le moment de dédier une partie de votre emploi du temps à l’analyse des formulaires d’évaluation que vous avez reçu de la part de vos collaborateurs. "Mais comment vais-je faire ? Je suis déjà sous l’eau !!!". 

Et bien vous allez tout simplement vous organiser différemment, l’enjeu est trop important. Isolez-vous et faites en sorte de ne pas être dérangé pendant ce moment. Prenez bien le temps de lire la partie de votre collaborateur avant de compléter la vôtre et surtout, tout comme ces derniers, reprenez les objectifs fixés l’année passée, afin de ne pas passer à côté d’éléments clés. 

Pensez à solliciter votre responsable RH afin qu’il vous fasse un rappel quant aux formations suivies ainsi qu’aux dernières évolutions de carrière et  de rémunération de vos collaborateurs. Vous craigniez de ne pas être impartial ? N’hésitez pas à sollicitez l’avis d’un deuxième évaluateur qui a bien entendu l’occasion eu l’occasion de travailler avec vos collaborateurs. Amis RH, cela peut même faire l’objet d’une section spécifique.

Et voilà nous y sommes, voici venu, n’ont pas "le moment des rires et des chants" mais bel et bien celui de l’entretien ! Amis managers, privilégiez un entretien physique et évitez l’entretien téléphonique. Si vous êtes à distance et ne pouvez pas faire autrement, faites en sorte de faire cela via une visio-conférence. Ne faites pas cela sur un coin de table en 10 minutes, réservez une créneau dédié avec une salle de réunion. Imprimez le formulaire ou bien prenez vos ordinateurs portables afin de pouvoir compléter le reste de ce dernier et éventuellement y apporter des modifications si nécessaire. Prenez le temps de vous écouter mutuellement. Privilégiez le dialogue. Amis collaborateurs, ne vous comparez surtout pas à vos collègues, restez focalisés sur votre rôle et vos réalisations. Bref, soyez factuel !

Les entretiens ont tous été réalisés et les formulaires restitués ? Amis RH, c’est à vous de jouer. Avant de vous précipiter sur l’archivage de ces derniers, prenez le temps de les relire, d’en discuter avec les managers et planifiez les actions à mettre en place.

Allez hop, il n’y a plus qu’à !

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