Management à distance et visioconférence : les bonnes pratiques

Le télétravail semble enfin décoller en France : une récente étude indique que 852 entreprises auraient signé un accord sur cette pratique, représentant une hausse de 30 % en un an. Le ministère de l’Economie estime, quant à lui, que le télétravail entraîne des gains de productivité de 5 à 30 %.

Côté salariés, quatre employés sur cinq s’en déclarent satisfaits, qu’ils travaillent à domicile ou dans des tiers lieux. Ils ont le sentiment d’être plus autonomes, plus efficaces, plus engagés et plus productifs. Face à cette nouvelle donne, se pose la question du management à distance, qui requiert du temps, de l'exigence et de la disponibilité. En effet, les méthodes pour gérer les télétravailleurs ne sont pas si différentes des pratiques traditionnelles mais ce qui change c’est le format de communication : nous passons d’échanges de visu à des face à face par appel vidéo. Comment les managers peuvent à l’aide des solutions de visioconférence relever le défi du management à distance ? Quelles sont les bonnes pratiques à appliquer pour renforcer la cohésion et la productivité de ses équipes à distance ?

6 "tips" pour bien manager à distance

Gérer les collaborateurs à distance peut sembler être un défi totalement différent du management de personnes avec lesquelles vous travaillez côte à côte. Les choses qui fonctionnent dans un bureau ne se transmettent pas toujours exactement de la même manière avec les employés en remote. Voici quelques règles de base à respecter pour manager ses équipes à distance :

• Faire des points fréquemment : Établir des réunions en ligne le plus souvent possible, autant voire davantage que lorsque les personnes sont réunis physiquement. 
• Organiser des rencontres un à un régulièrement: Ayez le réflexe d’utiliser votre solution de visioconférence au lieu d’envoyer un courriel ou d’utiliser le téléphone
• Rendre les directives explicites : Le meilleur et le plus élémentaire des conseils qu'un manager peut suivre ! Ne pas hésiter aussi à organiser des séances de brainstorming à distance ou de motivation d’équipe.
• Soyez à l'aise avec la technologie : Le manager doit aussi être à l’aise avec les différentes solutions et savoir jongler entre le chat, l’audio, la vidéo.. De même, il est intéressant d’opter pour des solutions collaboratives afin que les équipes puissent travailler simultanément sur les même documents par exemple.
• Cultiver l’aspect relationnel : Prenez le temps d’échanger sur des sujets autres que les dossiers en cours, et montrez de l'intérêt pour votre employé en tant que personne.
• Soyez disponible : C'est essentiel. Vos équipes à distance doivent être en mesure de vous contacter, en videoconférence, chaque fois que le besoin s'en fait sentir. Par exemple, chez Logitech, les managers ont institué un "Open Video call", autrement dit, un bloc de temps informel alloué à l’équipe. Un moment ouvert, pour partager un café en équipe par exemple.

Informer et créer du lien grâce à la vidéoconférence

Il n’est pas nécessaire de créer de nouveaux process pour les télétravailleurs mais il faut s’assurer que chacun ait le même niveau d’information. Par exemple, chaque matin pour pouvez appeler tous vos collaborateurs qu’ils soient à distance ou non,  pour participer à des échanges vidéo en groupe afin de discuter de l'ordre du jour. Par ailleurs, lorsque vous ne voyez pas quelqu’un tous les jours au bureau, il est essentiel d’avoir un contact visuel pour avoir un indice sur ce que la personne pense. Que vous mesuriez leur réaction à un changement de plan ou que vous essayez simplement de juger leur humeur générale ce jour-là, la vidéo vous en dira beaucoup plus qu'un simple appel téléphonique ou un Chat.

De plus, lorsque vous gérez des employés à distance, outre le fait d'échanger sur les dossiers en cours, il est nécessaire de créer du lien, qui est une part importante dans le management. Certaines entreprises organisent même des anniversaires ou le sacro-saint "pot" entre collègues via la visioconférence !

Il existe de nombreux avantages à employer des collaborateurs à distance : ils induisent moins de coûts, ils sont plus productifs, plus heureux et plus susceptibles de rester au sein de votre entreprise. Et si le coût pour les rendre heureux est que leur manager se met à leur disposition pour une vidéo, cela semble plutôt aisé ! Avec autant de solutions gratuites et peu coûteuses de chat vidéo (comme Microsoft Teams, Google Meet ou Zoom), il n'y a plus aucune raison de s’en passer.