Véhicule de fonction : ce qu'il faut savoir

Véhicule de fonction : ce qu'il faut savoir Définition, avantage en nature à déclarer aux impôts, assurance, conditions d'utilisation... Rouler dans un véhicule de fonction nécessite de connaître certaines règles. Explications.

Certains salariés chanceux peuvent bénéficier d'un véhicule de fonction. C'est particulièrement le cas des cadres, des cadres dirigeants mais aussi des commerciaux ou des VRP. Mais il arrive que certains salariés disposant du statut d'Etam (Employé, Technicien, Agent de maîtrise) bénéficient de cet avantage qui doit être inscrit noir sur blanc dans le contrat de travail.

Pour utiliser son véhicule de fonction de manière optimale et éviter les mauvaises surprises, il existe de nombreuses règles de base à connaître au niveau de l'utilisation (notamment durant les congés payées, les jours de RTT ou le congé parental) mais aussi du financement (essence, assurance, amendes ou encore réparation). Ce dossier a pour but de répondre aux principales questions posées sur le véhicule de fonction également connu sous le terme de voiture de fonction.

Véhicule de fonction et véhicule de service

Il faut tout d'abord établir la différence entre un véhicule de fonction et un véhicule de service. Le premier est mis à la disposition du salarié pour ses déplacements professionnels et personnels (week-end, congés payés...). Le véhicule de service est accessible au salarié uniquement pour ses déplacements professionnels et doit être rapporté à la fin de la journée de travail. Certains employeurs tolèrent néanmoins son utilisation pour les trajets domicile-travail.
Une seconde différence s'applique en ce qui concerne le droit des salariés. La suppression d'un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. De plus, cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire et doit conduire à une revalorisation salariale si un accord est trouvé. L'employeur peut en revanche retirer la voiture de service au salarié sans condition ni compensation financière. Enfin, seule l'utilisation d'un véhicule de fonction est considérée comme un avantage en nature qui est déclaré et soumis au prélèvement de charges sociales.

Véhicule de fonction et avantage en nature

En matière de véhicule de fonction, un élément important est à prendre en compte : seuls les déplacements à titre personnel sont considérés comme un avantage en nature. Pour le calculer de manière précise, trois éléments sont à prendre en compte : si l'employeur est propriétaire ou locataire du véhicule, si le véhicule a plus ou moins de cinq ans, si le calcul de l'avantage en nature est basé sur les dépenses réelles ou un forfait annuel (dans ce cas, il faut aussi calculer la prise en charge ou non des frais de carburant par l'employeur.

Mode de calcul Véhicule de moins de cinq ans acheté Véhicule de plus de cinq ans acheté Véhicule loué
L'employeur ne paie pas les frais de carburant 9% du coût d'acquisition TTC du véhicule 6% du coût d'acquisition TTC du véhicule 30% du coût annuel TTC payé par l'entreprise au titre de la location, de l'assurance et de l'entretien
L'employeur paie les frais de carburant 9% du coût d'acquisition + montant des frais réels de carburant ou 12% du coût d'acquisition 6% du coût d'acquisition + montant des frais réels de carburant ou 9% du coût d'acquisition  30% du coût annuel 0+ montant des frais réels de carburant ou 40% du coût annuel
Dépenses réelles annuelles (((amortissement de 20% du coût d'acquisition TTC + assurance + entretien) x kilomètres parcourus à titre privé) / kilomètres totaux parcourus) + frais réels de carburant payés par l'employeur))) (((amortissement de 10% du coût d'acquisition TTC + assurance + entretien) x kilomètres parcourus à titre privé) / kilomètres totaux parcourus) + frais réels de carburant payés par l'employeur))) (((coût annuel de location TTC + assurance + entretien) x kilomètres parcourus à titre privé) / kilomètres totaux parcourus) + frais réels de carburants payés par l'employeur)))

Calcul de l'avantage en nature

Cas d'un véhicule de moins de 5 ans acheté 25 000 euros TTC et confié à un salarié qui parcourt 50 000 kilomètres par an dont 5 000 à titre privé. L'assurance est de 1 200 euros et les frais d'entretien s'élèvent à 1 000 euros. Le salarié à dépensé 1 600 euros de carburant pendant l'année.

  • Si l'on calcule selon les dépenses réelles, on aura : (((5 000+1 200+1 000) x 5 000) / 50 000) + 1 600 = 2 320 euros par an.
  • Si l'on calcule selon le forfait, on aura : 25 000 x 0,09 = 2 250 euros par an si l'employeur ne paie pas le carburant,
  • 25 000 x 0,12 = 3 000 euros par an si l'employeur paie le carburant.

Si l'employeur ne paie pas les frais de carburant, le salarié peut les déduire au titre de ses frais réels. Dans ce cas, il ne bénéficiera plus de la déduction forfaitaire automatique de 10 %. S'il choisit les frais réels, le salarié peut soit déduire le montant total de ses dépenses en fournissant les justificatifs, soit avoir recours au barème kilométrique publié chaque année par l'Etat qui varie selon la distance parcourue et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

Véhicule de fonction et congé parental

Le véhicule de fonction est mis à la disposition du salarié et il est utilisable durant sa vie personnelle (à l'inverse du véhicule de service). Durant un congé parental, le salarié peut donc conserver son véhicule de fonction. Par conséquent, un véhicule de fonction ne peut sauf stipulation contraire être retiré à un collaborateur durant une période de suspension du contrat de travail comme c'est la cas pour le congé parental.

Véhicule de fonction et essence

Un salarié peut tout à fait utiliser son véhicule de fonction durant les congés ou les vacances. Mais dans de nombreuses entreprises l'usage veut qu'il prenne en charge l'essence utilisée durant les week end ou les périodes de congés. Pour le reste, c'est au salarié de fournir à son entreprise les frais d'essence. L'employeur doit conserver les justificatifs (il en est de même pour les factures de frais d'entretien).

Véhicule de fonction et amendes

Une loi votée par l'Assemblée nationale le 12 octobre 2016 et entrée en vigueur le 1er janvier 2017 oblige les entreprises à communiquer l'identité des collaborateurs ayant commis une infraction routière. En cas de refus, il est prévu de faire payer à l'entreprise une pénalité d'un montant compris entre 750 à 3 750 euros. 

Assurance et véhicule de fonction

Le véhicule de fonction est obligatoirement assuré par son propriétaire. Il s'agit donc soit de l'entreprise qui possède un ou plusieurs véhicules pour ses salariés, soit de la société de location qui les met à disposition d'une entreprise. Certaines entreprises ne souscrivent pas de contrats permettant l'usage du véhicule par un tiers. Ainsi, le salarié est le seul et unique conducteur du véhicule.
Si l'assurance du véhicule de fonction fait défaut, le salarié est responsable de l'utilisation d'un véhicule non assuré. Il ne faut pas l'utiliser tant que l'assurance n'a pas été renouvelée. Dans ce cas, l'employeur ne peut vous tenir responsable du temps de travail perdu en conséquence.
Lors d'un accident ou d'un problème provoqué par le salarié, beaucoup d'entreprises demandent la prise en charge de la franchise à leurs employés. D'autres acceptent de payer la première franchise et laissent les suivantes à la charge du salarié. Enfin, certains employeurs acceptent de régler la totalité des franchises de leurs salariés tant qu'il n'y a pas d'abus.

Primes et avantages

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