Véhicule de fonction : ce qu'il faut savoir

Avantage en nature à déclarer aux impôts, assurance, conditions d'utilisation... Rouler dans un véhicule de fonction nécessite de connaître certaines règles. Explications.

Véhicule de fonction versus véhicule de service

Il faut tout d'abord établir la différence entre un véhicule de fonction et un véhicule de service. Le premier est mis à la disposition du salarié pour ses déplacements professionnels et personnels (week-end, congés...).

Le véhicule de service est accessible au salarié uniquement pour ses déplacements professionnels et doit être rapporté à la fin de la journée de travail. Certains employeurs tolèrent néanmoins son utilisation pour les trajets domicile-travail.
Une seconde différence s'applique en ce qui concerne le droit des salariés. La suppression d'un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. De plus, cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire et doit conduire à une revalorisation salariale si un accord est trouvé. L'employeur peut en revanche retirer la voiture de service au salarié sans condition ni compensation financière.

Enfin, seule l'utilisation d'un véhicule de fonction est considérée comme un avantage en nature qui est déclaré et soumis au prélèvement de charges sociales.

Véhicule de fonction et amendes
Une loi votée par l'Assemblée nationale le 12 octobre 2016 et entrée en vigueur le 1er janvier 2017 oblige les entreprises à communiquer l'identité des collaborateurs ayant commis une infraction routière. En cas de refus, il est prévu de faire payer à l'entreprise une pénalité d'un montant compris entre 750 à 3 750 euros.

Le calcul de l'avantage en nature
Seuls les déplacements à titre personnel sont considérés comme avantage en nature. Pour le calculer, trois éléments sont à prendre en compte :
- si l'employeur est propriétaire ou locataire du véhicule
- si le véhicule a plus ou moins de 5 ans
- si le calcul de l'avantage en nature est basé sur les dépenses réelles ou un forfait annuel (dans ce cas, il faut aussi calculer la prise en charge ou non des frais de carburant par l'employeur)

Mode de calculVéhicule de moins de 5 ans achetéVéhicule de plus de 5 ans achetéVéhicule loué
Forfait annuel

Si l'employeur ne paie pas les frais de carburant

9 % du coût d'acquisition TTC du véhicule6 % du coût d'acquisition TTC du véhicule

30 % du coût annuel TTC payé par l'entreprise au titre de la location, de l'assurance et de l'entretien

Forfait annuel

Si l'employeur paie les frais de carburant

9 % du coût d'acquisition + montant des frais réels de carburant

Ou

12 % du coût d'acquisition

6 % du coût d'acquisition + montant des frais réels de carburant

Ou

9 % du coût d'acquisition

30 % du coût annuel + montant des frais réels de carburant

Ou

40 % du coût annuel

Dépenses réelles annuelles(((Amortissementde 20% du coût d'acquisition TTC + assurance + entretien) x kilomètresparcourus à titre privé) / kilomètres totaux parcourus) + frais réelsde carburant payés par l'employeur(((Amortissementde 10% du coût d'acquisition TTC + assurance + entretien) x kilomètresparcourus à titre privé) / kilomètres totaux parcourus) + frais réelsde carburant payés par l'employeur(((coûtannuel de location TTC + assurance + entretien) x kilomètres parcourusà titre privé) / kilomètres totaux parcourus) + frais réels decarburant payés par l'employeur

Exemples
Cas d'un véhicule de moins de 5 ans acheté 25 000 euros TTC et confié à un salarié qui parcourent 50 000 kilomètres par an dont 5 000 à titre privé. L'assurance est de 1 200 euros et les frais d'entretien s'élèvent à 1 000 euros. Le salarié à dépensé 1 600 euros de carburant pendant l'année.

Si l'on calcule selon les dépenses réelles, on aura :
(((5 000+1 200+1 000) x 5 000) / 50 000) + 1 600 = 2 320 euros par an.

Si l'on calcule selon le forfait, on aura :
25 000 x 0,09 = 2 250 euros par an si l'employeur ne paie pas le carburant,
25 000 x 0,12 = 3 000 euros par an si l'employeur paie le carburant.

Si l'employeur ne paie pas les frais de carburant, le salarié peut les déduire au titre de ses frais réels. Dans ce cas, il ne bénéficiera plus de la déduction forfaitaire automatique de 10 %.
S'il choisit les frais réels, le salarié peut soit déduire le montant total de ses dépenses en fournissant les justificatifs, soit avoir recours au barème kilométrique publié chaque année par l'Etat qui varie selon la distance parcourue et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

La question de l'assurance

Le véhicule de fonction est obligatoirement assuré par son propriétaire. Il s'agit donc soit de l'entreprise qui possède un ou plusieurs véhicules pour ses salariés, soit de la société de location qui les met à disposition d'une entreprise.

Certaines entreprises ne souscrivent pas de contrats permettant l'usage du véhicule par un tiers. Ainsi, le salarié est le seul et unique conducteur du véhicule.

Si l'assurance du véhicule de fonction fait défaut, le salarié est responsable de l'utilisation d'un véhicule non assuré. Il ne faut pas l'utiliser tant que l'assurance n'a pas été renouvelée. Dans ce cas, l'employeur ne peut vous tenir responsable du temps de travail perdu en conséquence.

Lors d'un accident ou d'un problème provoqué par le salarié, beaucoup d'entreprises demandent la prise en charge de la franchise à leurs employés. D'autres acceptent de payer la première franchise et laissent les suivantes à la charge du salarié. Enfin, certains employeurs acceptent de régler la totalité des franchises de leurs salariés tant qu'il n'y a pas d'abus.

Primes et avantages