Entreprises, comment bien digitaliser vos formations ?
Agilité, gain de temps, échanges de bonnes pratiques… Les avantages de la formation professionnelle digitale sont de plus en plus reconnus par les entreprises. "Pourtant certaines ne passent pas à l'acte faute de savoir comment s'y prendre concrètement, que ce soit pour la gestion de projet ou le choix du prestataire. C'est dommage car la connaissance de certaines règles rend les choses plus faciles", constate Laetitia Pfeiffer, directrice de la transformation digitale chez Infosys, entreprise spécialisée dans le conseil en technologies innovantes.
Les RH ne sont pas les seuls maîtres à bord
A première vue, la mise en place de COOC ou de MOOC relèverait avant tout du périmètre des ressources humaines. "Il est indéniable que le service RH d'une entreprise a un rôle fondamental à jouer. Il connait les besoins et la législation sur le financement des formations. C'est son rôle de développer les talents en interne", confirme Benoît Vaillant, responsable de la formation digitale chez Alcatel Lucent. Pourtant, selon lui, la mise en place d'une stratégie de formation digitale ne peut pas uniquement tenir entre leurs mains. Les services informatiques, mais aussi la communication, ont un rôle à jouer dans le déploiement des modules.
Les services informatiques et la communication ont un rôle à jouer dans le déploiement des modules
Un avis partagé par Laetitia Pfeiffer : "Opter pour une stratégie de formation basée sur le digital suppose une véritable gestion de projet qui va de la commande à la définition d'une palette de key performance indicators (KPI). Cela implique la collaboration entre plusieurs services.
Par exemple, dans un département où les salariés ne sont pas suffisamment digitalisés, il faut mener un travail d'évangélisation en amont, ce qui est le travail de la communication et des managers. Le service informatique a aussi son mot à dire car c'est lui qui risque de gérer la plateforme au quotidien. Ce que je conseille à toutes les parties prenantes du projet, c'est d'essayer de faire elles même des MOOC au préalable pour bien se mettre dans la peau de l'apprenant". De plus, dans l'immense majorité des cas, l'entreprise aura à gérer les relations avec un prestataire externe.
Bien choisir son prestataire, les clés du succès
Les spécialistes interrogés sont unanimes : très rares sont les entreprises qui peuvent entièrement développer leurs formations digitales en interne. Il est vrai que les ressources à mobiliser sont considérables : studios, ingénieurs pédagogiques, développeurs, community managers, experts métiers… Benoît Vaillant est le premier à le reconnaître : "Même chez Alcatel-Lucent où des milliers de personnes doivent être formées chaque année, nous ne pouvions pas tout gérer nous-même". Dès lors, le choix du prestataire revêt une importance stratégique.
Pour des formations standards comme le management ou la maitrise d'outils informatiques, il est possible de commander des formations livrées et installées clés en main, que les experts appellent solutions sur étagères. Pour cette situation, un appel d'offre classique suffit.
"Plus que de la sous-traitance, un projet e-learning demande de la coopération"
Les choses sont plus délicates pour des formations centrées sur une compétence précise ou des process internes. Dans ce cas, le prestataire doit très bien connaître le métier ou le secteur d'activité de son client. Certaines entreprises sont spécialisées sur des secteurs de niche, comme Learning Tribes pour le secteur de la relation client. D'autres comme 360learning, Unow ou Captain Spoc peuvent mobiliser des consultants rompus au digital sur des sujets précis.
Dans le cas de formations sur mesure, l'entreprise commanditaire ne peut pas se contenter de donner carte blanche à un prestataire. Elle doit véritablement s'investir. "Souvent, sur des sujets pointus, le savoir-faire est déjà dans l'entreprise. Le prestataire doit assimiler ces données puis s'occuper de la création des modules, du storyboard, de l'aspect pédagogique et technologique. La mise en place d'un projet e-learning est un travail complet qui nécessite de la coopération, plus qu'une simple sous-traitance".
Pour Laetitia Pfeiffer, l'investissement de l'entreprise cliente est la clé du succès : "Pour des raisons financières, elles ne peuvent que s'investir. Il faut savoir qu'une formation digitale coûte entre 25 000 et 100 000 euros, un budget loin d'être négligeable. Mais suivre la conception de très près se fait également pour des raisons pédagogiques. Elles peuvent par exemple aller plus loin en faisant en sorte que les personnes qui présentent les formations soient issues de l'entreprise elle-même. Dans ce cas, il faut les former à la gestuelle ainsi qu'à la prise de parole devant une caméra".
Toutes les entreprises peuvent s'y mettre
Contrairement à certaines idées reçues, la digitalisation de la formation n'est pas l'apanage des grands groupes. Toutes les entreprises sont concernées. "Il existe une idée reçue qui consiste à penser que la mise en place de MOOC et de COOC ne peut concerner que les grandes entreprises. C'est totalement faux. Même les spécialistes sont surpris de voir à quelle vitesse les PME voire les TPE digitalisent leurs formations. Dernièrement, nous avons par exemple accompagné une coopérative agricole. Finalement, le retour sur investissement est bel et bien là", s'enthousiasme Laetitia Pfeiffer.
Toutefois, pour les entreprises qui souhaitent sauter le pas, qui ne peuvent pas faire appel à des prestataires ou acheter des formations sur étagères, il existe des solutions efficaces et peu onéreuses que délivre Benoît Vaillant. "Ce que je conseille, c'est d'identifier des MOOC qui correspondent aux besoins de leurs employés en se rendant sur les principales plateformes comme Coursera, Solerni, France université numérique (Fun) ou encore Openclassrooms... Il existe également des annuaires spécialisés qui référencent les MOOC disponibles comme My Mooc.
Ensuite, elles peuvent proposer aux collaborateurs de financer la certification qui coûte en moyenne 45 euros, puis de reconnaître en interne les compétences acquises. Si elles se débrouillent bien, elles peuvent même trouver des formations que les salariés peuvent financer avec leur Compte personnel de formation (CPF). Dans ce cas, il s'agit de formations certifiantes reconnues par leur secteur professionnel".