Le marché du bulletin de paie électronique décolle (un peu)
Seuls 20% des salariés français reçoivent leur bulletin de paie sous forme électronique, selon une étude Opinionway pour Althéa de décembre 2018. Pourtant, depuis janvier 2017 et la loi Travail, l'employeur n'a plus de formalités à remplir pour délivrer ce format de bulletin, le salarié devant faire une demande a posteriori pour revenir au papier (opt out). Auparavant, le salarié devait donner son accord a priori pour recevoir un bulletin électronique (opt in).
"La France a commencé en retard", estime Charles du Boullay, président de CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des dépôts qui offre des services d'archivage électronique. "On a attendu la loi Travail pour renverser le consentement du salarié", déplore lui aussi Jérôme Mouret, directeur du développement stratégique de Pixid, entreprise spécialisée dans la dématérialisation des flux dans l'intérim (200 000 bulletins de salaire par mois). D'autres acteurs pointent des pays plus avancés. "En Allemagne, on en est à 95% de dématérialisation", note Cécile Gautron, directrice de la confiance numérique du groupe La Poste (2 millions de salariés couverts avec l'offre Digiposte).
"La France a commencé en retard"
La loi Travail a cependant permis de faire bouger les lignes. "Digiposte a connu une forte croissance à partir de cette date", relate Cécile Gautron. Charles du Boullay de CDC Arkhinéo évoque lui une croissance de 50% sur le créneau du bulletin de paie électronique pour son entreprise. "Nous aurons encore une accélération en 2019", annonce-t-il.
Mais le chemin est encore long. "Nous avons été déçus en tant qu'éditeur de logiciels de voir qu'il n'y a que 20% des salariés qui reçoivent un bulletin de paie électronique", dit Rémi Malenfant, chargé de l'accompagnement des équipes RH chez PeopleDoc (1 300 clients pour toutes ses solutions de dématérialisation RH). "Peut-être qu'il y a des entreprises qui ne savent pas que la loi a évolué dans le bon sens ", ajoute-t-il. Il relève en outre que chez les clients de PeopleDoc, 20% des salariés ont refusé le bulletin électronique pour revenir au format papier. "Les entreprises sont encore un peu frileuses, cela remet en cause leurs process, leurs habitudes", abonde Christophe Laurent, chef de marchés solutions chez Konica Minolta Business Solutions (100 entreprises clientes pour sa solution KomiDoc).
Pourtant, il existe une autre réforme censée inciter au passage au bulletin électronique : la mise en place du compte personnel d'activité (CPA) en 2017. Chaque salarié possédant un CPA doit y retrouver ses bulletins de paie digitaux, si son employeur lui en délivre sous cette forme. Ainsi, même s'il change d'employeur et donc de prestataire pour la dématérialisation, tous ses bulletins de salaire resteront accessibles (via un lien et non par hébergement) sur un même espace sécurisé. Pour permettre cette liaison, les employeurs doivent passer par un prestataire agréé par le ministère du Travail. Cette centralisation des bulletins sert en prévision du départ à la retraite. D'ailleurs, l'employeur, via son prestataire, doit assurer le stockage des bulletins pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié concerné.
Le principal avantage de la dématérialisation est évidemment financier. Pour Christophe Laurent de Konica Minolta, "un bulletin envoyé par La Poste coûte 3 euros, avec le timbre, la mise sous pli, l'archivage… On peut diviser par 2 ou 3 pour un bulletin électronique".
Un espace sécurisé d'accès aux bulletins permet aussi de faciliter la communication avec le salarié. Cécile Gautron du groupe La Poste annonce une évolution en ce sens du coffre Digiposte : "on va en faire un outil relationnel" pour "permettre une communication plus rapide et d'interagir avec l'employeur". PeopleDoc propose déjà "toute une plateforme collaborateur" pour faciliter la transmission d'informations en complément de son coffre-fort électronique, selon Rémi Malenfant. Par exemple pour l'envoi d'un avenant au contrat ou d'une attestation employeur.
La fin du papier ?
La dématérialisation des flux RH dépasse donc le seul bulletin de salaire. "Le bulletin de paie électronique n'est pas une activité très importante, c'est juste une porte d'entrée chez nos clients", détaille Christophe Laurent. Même observation de la part d'Emmanuel Cudry, président de Coffreo, (qui gère 600 000 contrats d'intérim dématérialisés par mois) : "C'est avec le bulletin qu'on rentre chez nos clients mais notre principal marché, c'est la gestion des contrats". Ce dernier juge qu'il ne faut pas donner trop d'importance aux récentes évolutions législatives : "Je pense qu'avec le bulletin de paie, on a voulu faire un symbole de la dématérialisation".
Si la dématérialisation est un enjeu pour les entreprises clientes, elle est tout aussi essentielle pour la transformation de certains prestataires. Surtout pour La Poste qui profitait naturellement de l'envoi postal des bulletins papiers et qui a pris le virage de la digitalisation avec des offres comme Digiposte. "Soit on avance avec le marché, soit ce sont les autres qui se positionnent", affirme Cécile Gautron. Idem pour Konica Minolta, historiquement présent sur le marché de l'impression. "Une part significative de notre chiffre d'affaires vient des solutions logicielles et des services associés, c'est un virage qu'on a pris il y a quelques années", explique Christophe Laurent. Il souligne d'ailleurs : "Même s'il y a une baisse du marché des impressions, avec la digitalisation, nous arrivons à compenser".