Start-up et grands groupes de la paie prêts pour le prélèvement à la source
Le prélèvement à la source s'appliquera dès le 1er janvier prochain. Ce sont désormais les entreprises qui devront prélever l'impôt sur le revenu sur les salaires de leurs personnels et reverser les montants à l'administration fiscale. Une réforme qui implique un bouleversement dans le versement de la paie : calcul du salaire net, rédaction du bulletin… Et qui nécessite d'avoir des outils adaptés.
Certaines start-up se proposent de simplifier ces process. Comme PayFit qui propose depuis avril 2016 une solution de gestion de la paie. L'entreprise cible plus particulièrement les petites et moyennes entreprises et revendique actuellement 2 500 clients. Firmin Zocchetto, CEO de PayFit, salue la "bonne opportunité" que représente le prélèvement à la source : "les entreprises profitent de cette réforme pour changer de logiciel de paie" afin de trouver une solution plus adaptée à cette réforme.
L'adaptabilité, c'est l'argument majeur de PayFit. "Ce qui fait notre différence, c'est notre langage de programmation qui permet d'implémenter facilement une réforme", explique Firmin Zocchetto qui parle d'une "solution flexible". Ce langage, baptisé JetLang, "permet de produire une feuille de paye juste et de sortir de la complexité du droit du travail". Avec JetLang, PayFit a pu coder l'ensemble du Code du travail et des conventions collectives pour assurer la fiabilité de sa solution. Un langage qui a permis à la start-up d'aborder sereinement les modifications de son produit dues au passage au prélèvement à la source. "Si on doit adapter notre outil à d'autres réformes, on le fera", promet son CEO.
L'enjeu de la sécurité des données
L'autre sujet d'inquiétude, c'est la sécurité des données vu que les bulletins de paie intégreront des données fiscales. "Pour répondre à cet enjeu, il faut s'équiper et la dématérialisation est une solution", lance Rémi Malenfant , responsable HR4HR de PeopleDoc, fondé en 2007 et qui compte 1 000 clients dans le monde. PeopleDoc propose à ses clients un coffre-fort électronique propre à chaque salarié pour conserver ses bulletins de paie de manière sécurisée. "Avec le digital, on sait où est le document, qui l'a téléchargé", argumente le responsable HR4HR.
Les acteurs historiques du secteur de la paie sont aussi prêts pour la réforme. Comme ADP et ses 12 000 clients en France. Pour ADP, son expérience en matière de paie est "un atout indiscutable", note Emmanuel Prévost, directeur de la veille juridique de l'entreprise. Une expérience technologique mais aussi juridique. Emmanuel Prévost met en avant le lien privilégié d'ADP avec les administrations comme la direction de la sécurité sociale qui préfère "s'adresser à des sociétés qui possèdent une expertise depuis des années".
De l'expertise, les DRH en ont justement besoin en ce moment. Pour mieux accompagner leurs clients, les éditeurs de logiciels ont pris de l'avance sur la réforme. "On souhaitait s'y prendre tôt pour accompagner les entreprises dans leurs projets", relate Emmanuel Prévost. ADP était prêt pour le 1er janvier 2018, date initiale de l'application du prélèvement à la source avant un report d'un an par le gouvernement pour étudier la charge de travail imposée aux entreprises.
La charge de travail supplémentaire, c'est ce qui a inquiété certaines entreprises au départ. Pour faciliter leurs tâches, ADP a développé une application qui permet d'automatiser la récupération des taux d'imposition pour chaque salarié via la déclaration sociale nominative (DSN). "Quand on a commencé à expliquer la réforme, les entreprises ont trouvé que c'était une bonne chose", affirme Emmanuel Prévost. Sachant que les entreprises sont déjà habituées à utiliser la DSN, obligatoire depuis 2017.
Une nécessaire pédagogie interne
Pour tester et surtout faire tester son outil, PayFit s'est également préparé. "On était prêts très tôt, dès octobre, pour la préfiguration", raconte Firmin Zocchetto. En effet, depuis octobre dernier, l'administration fiscale permet aux entreprises de disposer en avance des taux d'imposition de leurs salariés, pour qu'elles puissent fournir deux bulletins de paie : un normal et un autre tenant compte de l'impôt à la source. Cette préfiguration a non seulement pour but de tester les outils de paie des entreprises mais aussi de préparer les salariés qui risquent d'être surpris de voir leur salaire abaissé. "Le prélèvement à la source est une réforme moins importante que la DSN mais plus sensible car elle touche au salaire net", rappelle Emmanuel Prévost. "Il y a une crainte des DRH d'avoir beaucoup de questions à ce sujet", ajoute Rémi Malenfant de PeopleDoc.
Les éditeurs de solutions ont naturellement mis à disposition des outils pour aider leurs clients dans leur communication interne. ADP a édité par exemple des encarts pédagogiques à distribuer aux personnels. PeopleDoc a promu son portail d'information pour l'intranet "avec une base de connaissance et des modèles d'articles types", relève Rémi Malenfant. Ce dernier estime d'ailleurs que, dans le cadre du prélèvement à la source, les solutions externalisées et automatisées ont permis aux DRH de se concentrer sur une tâche essentielle : "rassurer les salariés".