Comment dire (avec tact) à votre collègue qu'il fait trop de bruit

Impossible de travailler au bureau à cause d'un voisin qui a la langue bien pendue et/ou la voix qui porte ? Des spécialistes vous expliquent comment remédier à cette situation.

Si vous avez déjà travaillé en open space, il y a de fortes chances pour que vous ayez eu affaire à un voisin bruyant.

"Avoir un collègue bruyant et bavard peut être l'une des distractions les plus agaçantes sur terre – et c'est malheureusement une composante courante du lieu de travail moderne", rappelle Lynn Taylor, spécialiste des questions de lieu de travail et auteur de  "Tame your terrible office tyrant : how to manage childish boss behavior and thrive in your job" ("Apprivoiser le terrible tyran de votre lieu de travail : comment gérer l'attitude d'un patron puérile et prospérer à votre poste", NDLR).

"Le bruit paraitra grandir en importance et en fréquence jusqu'à ce que vous n'entendiez plus que ça de la journée"

Le plus souvent, explique-t-elle, le problème est que le niveau de décibel a dépassé votre tolérance auditive, ou que sa voix donne l'impression d'ongles trainés le long d'un tableau noir. "Dans tous les cas, le bruit paraitra grandir en importance et en fréquence jusqu'à ce que vous n'entendiez plus que ça de la journée. Vous vous prendrez de rêver d'un casque éliminateur de bruit ou, pire, d'utiliser votre smartphone pour partager une mélodie bien connue des Black Eyed Peas".

Mais aucune de ces solutions n'est idéale pour réduire un collègue bruyant au silence.

"Rencontrer ce genre de situation au travail peut être très gênant", nous explique Michael Kerr, un conférencier en business international et l'auteur de "You can't be serious ! Putting humor to work." ("Tu me charries ! Mettre de l'humour au travail", NDLR). "La plupart des gens préfèrent éviter le conflit. Il est bien naturel de souhaiter une bonne ambiance, d'être apprécié de ses collègues et de ne pas avoir l'air difficile à vivre ou pleurnichard, donc la tendance est de ravaler sa salive et de faire avec".

Selon Lynn Taylor, cette situation épineuse est particulièrement stressante parce que vous ne voulez pas avoir l'air malpoli ou agressif avec vos pairs. "Vous faites tout pour être un collègue agréable et personne ne peut se déclarer propriétaire de l'air qui l'entoure. Il est probable que vous ayez à travailler avec cette personne et que vous ne sachiez simplement pas comment elle va réagir".

Mais quand vous êtes confronté à une situation prolongée qui touche à votre gagne-pain et à votre productivité - par exemple, quand la voix de votre voisin arrive jusque dans le combiné de votre téléphone lors d'un appel à un client, ou que celle-ci vous déconcentre lorsque vous écrivez un mail - vous savez que la limite a été dépassée et que le moment est venu de réagir. "C'est le moment de se préparer à une conversation diplomatique et de choisir ses mots avec soin", ajoute Lynn Taylor.

Parlez du problème avec votre collègue bruyant. © Jeanette Dietl - Fotolia

Elle suggère d'inviter votre collègue à déjeuner ou de trouver un terrain neutre et calme comme une pièce commune ou un bureau où se rencontrer. "Peu importe l'endroit, commencez par parler de vos centres d'intérêts communs au sein du lieu de travail et en dehors. Soyez amical et gentil."

Essayez quelque chose comme : "Tiens, j'ai besoin de ton avis à propos de quelque chose. Je sais que  travailler dans des espaces aussi confinés peut être un challenge. Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour améliorer ton confort au travail, étant donné que nous travaillons si prêt l'un de l'autre ? Est-ce que je tapote mon stylo sur le bureau ou est-ce que je claque mon tiroir en le fermant ? Impossible de s'en rendre compte avant de demander!"

"Attendez une réponse avant de parler du problème", précise Lynn Taylor. "Et quand vous l'obtenez, dites quelque chose comme : Merci pour ton avis, ça m'importe vraiment. Pour moi, il est parfois difficile de me concentrer, étant donnée ma sensibilité au bruit. Je me demandais si tu pouvais avoir des suggestions à ce sujet."

Elle recommande que vous proposiez un compromis si nécessaire, comme par exemple mettre l'accent sur le caractère essentiel d'un calme ambiant pendant la matinée (ou l'après-midi). "Pensez à remercier votre collègue d'avoir été ouvert à cette conversation. Et concluez sur une note positive tel qu'un projet commun ou un sujet qui vous intéresse tous les deux", ajoute Lynn Taylor.

Discutez-en.

Si cela ne fonctionne pas - ou si vous n'êtes pas à l'aise avec l'idée d'avoir cette conversation - voici d'autres suggestions :

Interpellez tous vos collègues en même temps pour que personne ne se sente pointé du doigt

"Poster un sondage des cinq bêtes noires du lieu de travail sur le panneau de la salle de déjeuner et parler des résultats du sondage pendant une réunion est une bonne manière de poliment rappeler à tout le monde comment se comporter au bureau", propose Michael Kerr. "En effet, chaque personne travaillant dans un open space devrait être ouverte à la discussion sur les challenges du travail dans ce genre d'environnement et à se mettre d'accord sur des règles de base pour assurer que tout le monde joue gentiment dans le bac-à-sable".

Mettez en place une zone de silence officielle

Affichez des panneaux amusants et des rappels simples pour faire savoir à tous que certains espaces sont prévus pour que les gens puissent se concentrer et  travailler en paix, suggère Michael Kerr. "Auquel cas, vous devrez aussi vous assurer qu'il y a des espaces suffisants où les gens pourront discuter".

Demandez comment vous pourriez être un meilleur voisin

Le compromis est généralement le secret de la résolution de conflit et ce cas ne fait pas exception, ajoute Lynn Taylor. "La règle d'or est fondée sur la réciprocité. Et si votre voisin de cubicule n'aime pas que votre veste pende par-dessus le mur du cubicule adjacent ? Et si vous claquez violemment la porte du placard de votre cubicule 20 fois par jour (même si vous pensez que ce bruit est noyé par sa voix tonitruante) ? La meilleure approche pour un sujet sensible comme celui-ci est de savoir si vous pouvez améliorer les choses de votre côté. Et idéalement, votre volonté de couper la poire en deux doit être démontrée assez tôt dans la conversation", rappelle-t-elle.

Ayez conscience du fait que ceci peut être un problème qui sépare les introvertis, qui tirent leur énergie d'espaces calmes, des extravertis, qui ont besoin d'interactions sociales pour recharger leurs batteries.

"Proposer des espaces dédiés et même des moments pour que les deux types de personnalité puissent se ravitailler de la manière qui leur convient le mieux peut aider énormément", souligne Michael Kerr.

Utiliser un casque audio

Ceci n'est pas une solution permanente idéale, mais cela peut aider. "Vous ne voulez pas être vu comme impoli mais expliquez au préalable que vous êtes plus efficace quand vous vous isolez du bruit de fond permanent peut faire comprendre la situation aux gens heurtés",  nous précise Michael Kerr. "Vous pouvez aussi mettre en place une ligne de conduite concernant les porteurs de casque audio, comme par exemple : ne dérangez pas et n'interrompez pas les porteurs de casque audio à moins que ça ne soit très important.

Assurez-vous que vous n'êtes pas en train de sur-réagir

Vous êtes-vous objectivement remis en question ? Etes-vous nouveau dans cet environnement et donc pas habitué au bruit ? "Assurez-vous que vous n'est pas acteur de ce problème, c’est-à-dire une sensibilité particulière au bruit de votre part ou un véritable besoin de disposer de votre espace", appuie Lynn Taylor. "Vous ne voulez pas enfin obtenir ce cubicule rêvé au bout du couloir pour y découvrir un nouveau voisin cauchemardesque."

Montrez l'exemple

Quand quelqu'un parle trop fort et que vous savez que ça irrite votre entourage, prenez les devants en disant d'une voix plus douce, "J'ai envie d'entendre ce que tu as à me dire mais je ne veux pas déranger les gens autour de nous alors pourrions-nous finir cette conversation dans une salle de conférence ou peut-être à un moment plus opportun ?"

Soyez franc

Si des conversations entre vos collègues vous déconcentrent, il n'y a rien de mal à être franc et le leur faire savoir, tant que vous restez poli. "Demandez-leur si ça ne les dérangerait pas de poursuivre leur conversation ailleurs", suggère Michael Kerr. "Expliquez que vous avez un appel  important à faire ou une deadline imminente qui exige une concentration totale. Cela aidera à faire paraitre votre requête raisonnable".

Soyez poli.

Permettez à votre collègue de sauver la face

Personne n'aime se faire dire qu'il est une pipelette, explique Lynn Taylor. "Quand vous abordez votre collègue, laissez-lui la marge pour sauver la face. Mettez en avant l'absence de murs insonorisés, la mauvaise acoustique de l'endroit, votre sensibilité au bruit et/ou l'occasionnel besoin de parler fort pour s'entendre réfléchir. Offrir un échappatoire à votre collègue permettra d'adoucir la critique, vous fera paraitre plus empathique et raisonnable, et vous rendra plus persuasif."

Dans des cas de personnes extrêmement bruyantes, il pourrait être nécessaire de leur parler seul à seul pour leur demander s'ils ont conscience du volume de leur voix

Cette situation peut être difficile à vivre et inconfortable mais votre collègue pourrait très bien ne pas se rendre compte du problème et pourrait vous être reconnaissant de lui en avoir parlé (en particulier si d'autres en sont affectés).

Si votre collègue le prend mal, excusez-vous et expliquez que ce n'est pas une attaque personnelle, précise Michael Kerr. "Rappelez que votre intention première est de pouvoir vous concentrer sur votre travail et que vous estimez que c'est une requête raisonnable".

Pour Lynn Taylor, si vous avez l'impression que votre démarche peut sembler rude, excusez-vous et demandez d'une autre manière. "Offrez un compromis et demandez à votre collègue s'il a des suggestions. Si cela échoue, demandez discrètement et avec tact à vos partenaires de bureau s'ils ont le même problème. Si c'est le cas, vous pourrez éventuellement encourager une ou plusieurs personnes à parler à votre voisin. Si tous les collègues qui sont proches de vous et de votre voisin vous disent que ça ne les dérange pas, votre requête sera certainement moins recevable".

Toutefois, si vous êtes seul à côté de cette personne et que celle-ci n'est pas disposée à faire un compromis, il pourrait être préférable de réfléchir à un meilleur endroit où travailler et ensuite demander à être "relocalisé" à votre patron. "Préparez vos idées à l'avance, faites savoir à votre patron que vous avez déjà abordé le sujet avec votre collègue et parlez des conséquences de cette situation sur votre productivité. Le défaut d'une requête directe auprès de votre manager est que cela peut provoquer une brouille. Votre relation avec votre voisin et votre environnement de travail pourraient devenir plus tendus. Il vous faudra peser les pours et les contres".

 

Article de Jacquelyn Smith. Traduction par Shane Knudson, JDN

Voir l'article original: How To Tactfully Tell A Noisy Coworker To Shut Up

 

 

Mieux vivre en open space