Selon le cabinet Ferris Research, le spam aurait coûté aux entreprises européennes et américaines 11,4 milliards de dollars l'année dernière. Deux postes expliquent cette facture : les pertes de productivité au niveau des salariés (chaque spam reçu nécessite un temps de traitement moyen de 4,4 secondes) et les investissements pour répondre à un trafic en hausse constante (filtres, serveurs, bande passante…). In fine, le spam représenterait aujourd'hui entre 20 et 50 % du trafic e-mail professionnel. Pour endiguer le problème, certaines règles doivent être adoptées dans la gestion du courrier électronique en entreprise. Des règles passives élémentaires qui permettent de réduire de façon conséquente les impacts directs et indirects du spam :

Une adresse est précieuse. Une adresse e-mail doit être considérée par les employés comme l'équivalent d'un numéro de téléphone. Dans cette optique, une adresse e-mail ne doit pas circuler librement et l'entreprise se doit de promouvoir, à l'aide d'une charte, certains réflexes. En premier lieu, ne doivent être présentes sur Internet que les seules adresses e-mails indispensables. A la base du spam opèrent les aspirateurs, des logiciels qui capturent les adresses disponibles sur la Toile. Pour les e-mails dont la présence sur la Toile est nécessaire, mieux vaut dans certains cas opter pour un affichage des adresses grâce à un fichier image. Les aspirateurs ne peuvent analyser un texte compris dans une image.

En aval, les salariés devront également être sensibilisés aux capacités de filtrage de leur outil de messagerie. Grâce à quelques paramètres, chaque employé peut se prémunir contre le spam issu d'un même expéditeur. Cette mesure ne réduit pas le trafic spam reçu par l'entreprise mais limite le temps perdu.

Où sont le plus spammées les adresses e-mails ? (source Federal Trade Commission, 2002, étude menée sur six semaines à partir de 275 nouvelles adresses e-mails postées sur 175 supports différents)
Support de publication de l'adresse e-mail	Part des adresses spammées
Chat room	100 %
Newsgroup	86 %
Page Web d'un site standard	86 %
Page Web d'un site perso	50 %
Forum	27 %
Webmail	9 %
CV en ligne	0 %
Messagerie instantanée	0 %
Service de rencontre	0 %
Whois (fiche d'enregistrement d'un nom de domaine)	0 %

Une gestion claire des contacts. Pour limiter la circulation des e-mails sur Internet, l'entreprise se doit d'établir des adresses génériques chargées de collecter des messages selon la nature des demandes (par exemple : service.client@entreprise.fr, presse@entreprise.fr, technique@entrepri-se.fr...). Ces adresses “paravents”, davantage exposées au spam, pourront être protégées par des outils de filtrage. Les salariés devront être sensibilisés à l'existence de ces adresses et les promouvoir.

A l'image des call-centers, les entreprises qui optent pour une stratégie de communication personnalisée pour-ront mettre en place des adresses factices gérées, dans les faits, par plusieurs personnes (par exemple marie.durand@entreprise.fr à la place de service.client@entreprise.fr, Marie Durand n'étant pas une salariée de l'entreprise). Dans tous les cas, l'entreprise devra être vigilante sur l'harmonisation des adresses e-mails communiquées sur les différents supports (site corporate, papier à en-tête, catalogue, prospectus...).

Démultiplier les niveaux d'adresses. Beaucoup d'entreprises n'hésitent pas à doter leurs employés d'une double adresse e-mail. Une première adresse à vocation interne, et à usage extérieur restreint, sera considérée de “niveau un” et protégée du spam. Une deuxième adresse, destinée aux contacts extérieurs, fera figure de fusible face au spam. Pour les salariés amenés à opérer des envois lourds et répétés (newsletters, communiqués...), l'entreprise fournira une adresse de “niveau 3” à partir de laquelle seront réalisées ces expéditions.

Promouvoir le changement d'adresse. Pour éviter les adresses trop polluées, l'entreprise doit proposer aux salariés une procédure simple de changement d'e-mail. En amont, une sensibilisation en interne à cette procédure est nécessaire : les salariés craignent qu'un changement d'adresse ne leur fasse perdre des contacts ou des messages. En pratique, un changement d'adresse est salutaire. Il permet à l'employé de dépoussiérer son carnet d'adresses tout en remettant le compteur spam à zéro.

 

En savoir plus

Dossier Spam : la nouvelle marée noire

Le site

Ferris Research

Prévention passive. Certains “amalgameurs” d'adresses n'hésitent pas à reconstituer les e-mails d'une entreprise à partir du nom et du prénom. Si les adresses e-mails de l'entreprise sont du type prénom.nom@entreprise.fr, il est possible de reconstituer, en respectant cette logique, l'adresse de Marie Durand. Pour limiter ce risque, les entreprises intégreront dans l'adresse le nom de son service afin d'instaurer un paramètre variable. Par exemple, pour reconstituer l'adresse marie.durand.dsv@entreprise.fr, il faut savoir que Marie Durand travaille dans le département DSV (direction du service client).