Vivendi Universal Publishing, 3ème éditeur mondial, regroupant différentes maisons d'édition (Nathan, Larousse, Bordas et Le Robert notamment), souhaitait à la fois simplifier les processus administratifs de celles-ci, et améliorer la circulation globale de l'information.
A partir d'un existant relativement homogène (sur base SAP), le groupe a choisi, dans le cadre du projet Shiva, de fédérer les différents systèmes d'information concernés autour d'un portail, point d'accès unique à un ensemble d'applications, notamment collaboratives. Philippe Perrot, Directeur du Projet, précise : "Shiva, c'est l'extension à l'ensemble des salariés d'un portail permettant l'accès à des applications 'métier' et administratives directement en fonction du rôle et du profil du collaborateur dans l'organisation. Pour cela, nous nous sommes appuyés sur SAP. Le groupe a souhaité étendre le nombre d'employés impliqués (200 étaient déjà connectés à l'outil SAP) à la fois en développant de nouvelles applications, et en tirant profit de l'existant".

Améliorer le travail collaboratif
Parmi les nouveaux outils mis en place figurent notamment des applications de ressources humaines (comme la gestions des absences et des notes de frais), d'e-procurement, de gestion de l'organisation... Ceci s'ajoutant aux applications "métier" (demande de contrat d'auteur via Intranet par exemple, ou encore la comptabilité et la gestion de tâches administratives) gérées par l'outil SAP. Le portail concerne aussi bien les employés des différentes maisons d'édition, qui se connectent à des serveurs centralisés via ligne spécialisée, que les "nomades" qui s'identifient à l'aide de la solution RSA SecurID.
Au total, ce sont 800 nouveaux employés qui sont concernés par le projet, dont l'axe principal était d'améliorer et d'automatiser les processus via l'utilisation de "workflow" (chaîne de validation) sur différentes procédures. La personnalisation du portail en fonction de droits spécifiques a été repoussée à la future version 2.0 du projet Shiva. Cette nouvelle étape améliorera par ailleurs des fonctionnalités déjà présentes, comme la gestion des absences avec la visualisation des plannings d'absences de l'équipe et la gestion prévisionnelle des absences.

Neuf mois d'intégration
L'intégration a été confiée à Cap Gemini Ernst & Young, et s'est étendue sur 9 mois, en trois phases :
1) entre mai et juillet 2001: réalisation des "maquettes" du projet;
2) entre juillet et septembre 2001: mise en place des serveurs applicatifs et des solutions d'archivage;
3) entre septembre et décembre 2001: réalisation de prototypes déployés sur des pilotes.
Philippe Perrot détaille: "13 serveurs Compaq supportent les applications, pour un parc de machines clientes où l'on trouve des systèmes d'exploitation hétérogènes: Unix, Windows NT, MacOS, ce dernier représentant 40% du parc et adressé par un serveur Citrix dédié".

Le projet s'est accompagné d'une politique de conduite du changement, particulièrement lorsque les procédures en vigueur dans certaines maisons d'édition ont dues être modifiées, traduite en termes de formation, bien sûr, mais aussi de communication, sous forme d'opération spéciale pour le lancement du projet, réunissant les principaux relais d'information des maisons d'édition, mais aussi via des comités de pilotage.
Pour Oriane Cadays, Chef des Projets e-Procurement et Gestion de l'Organisation, "il est essentiel de bien accompagner les utilisateurs au sein de chacun des départements et de maintenir une veille de Shiva même après son déploiement. Nous le faisons avec la mise en place de centre d'expertises où s'échangent les retours d'expérience, les demandes d'évolution... traduisant une volonté forte d'appropriation des solutions par les utilisateurs."

Trop peu de connexions quotidiennes
Les indicateurs de performance mis en place incluent la mesure du nombre de notes de frais, de demandes d'absence, etc., saisies via l'outil. Quant au nombre de connexions, il reste trop faible, et la démarche d'accéder au portail est encore conditionnée par une tâche particulière à accomplir, non par la recherche d'information.
Pour y remédier, un Intranet de publication servant d'outil de Knowledge Management viendra compléter le projet, accompagné par un système de push.