Management
Collaboratif : la SNCF garde le contact avec ses architectes en Chine
L'AREP conçoit des gares au sein de la SNCF. Les bureaux internationaux ont choisi un outil de travail collaboratif signé Autodesk pour faciliter leurs échanges d'informations, et déjouer la censure chinoise. (Lundi 4 novembre 2002)
     
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L'AREP, filiale de la SNCF, conçoit des gares et des espaces d'urbanisme dans plusieurs pays du monde. On lui doit notamment la nouvelle gare TGV d'Avignon, mais aussi quelques ouvrages en terre étrangère : la gare de Shangaï et le musée historique de la ville de Pékin entre autres. Au plus fort de la vague, l'agence chinoise de l'AREP comptait 25 employés - sur un total de 300. Une bonne raison de s'intéresser de près aux outils de travail collaboratif qui permettent de "raccourcir les distances" entre deux bureaux éloignés.

Echanger les plans
Dans une agence d'architectes comme l'AREP, le travail est centré autour des plans de bâtiments - élaborés avec des logiciels de CAO. Pour faciliter les échanges de fichiers entre les agences, l'AREP a
d'abord voulu utiliser un outil simple : le mail. C'était sans compter sur la vigilence des censeurs Chinois, qui surveillent cet outil de très près : "Les courriers mettaient plusieurs jours à arriver, et les pièces jointes étaient trop souvent bloquées", explique Frédéric Lamu, responsable de la conception sur ordinateur à l'AREP.

La décision est radidement prise d'investir dans Buzzsaw, une plate-forme collaborative éditée par Autodesk et qui reprend - en les enrichissant - les fonctions classiques du transfert de fichiers via FTP. L'AREP dispose dès lors d'un giga octet d'espace disque hébergé par Autodesk, sur lequel on peut créer des répertoires et stocker des fichiers avant de les consulter depuis un petit logiciel - qui se glisse dans l'interface d'Internet Explorer. Le coût de la solution : 8 000 dollars par an.

Fonctions avancées
Un prix justifié par les fonctionalités avancées de Buzzsaw : le logiciel est capable d'incorporer des visionneuses à son interface, donnant aux utilisateurs un aperçu rapide des plans - et de tous les fichiers stockés. Il incorpore des fonctions de communication (mail et chat). Buzzsaw permet également de gérer les droits d'accès pour différentes familles d'utilisateurs, certaines personnes étant autorisées à éditer les documents, et d'autres seulement à les voir.

Dernière fonction phare de Buzzsaw : l'annotation de fichiers. "Il est possible d'entourer telle ou telle partie d'un plan, et d'y insérer des remarques", indique Laurent Praden, ingénieur senior chez Autocad. Un outil fort utile lorsque l'on veut collaborer avec un collègue travaillant à des milliers de kilomètres.

Excellent ROI
BuzzSaw s'est révélé un investissement très rentable pour l'AREP : "Sans lui, nous n'aurions pas pu échanger nos fichiers sans ecombres. C'est un premier point très important pour nous ; mais les bénéfices vont bien au-delà. Buzzsaw apporte en prime une grande clarté au projet, puisque tous les employés peuvent visualiser son état d'avancement à tout moment, et sans effort. Les commerciaux - qui ne sont pas tous excellents en informatique - apprécient". Au chapitre des bénéfices toujours : "Buzzsaw a considérablement accéléré la communication, même si l'on fait abstraction de nos bureaux en Chine".

Un bénéfice considérable, mais qui ne fait pas la part belle aux fonctions d'annotation et de gestion des droits. Rien de plus logique : "ce sont des fonctions dont nous ne nous servons pas - avoue Frédéric Lamu. J'ai bien fait le tour des services pour les présenter aux architectes car j'étais convaincu que c'était là un outil utile. Mais je n'ai vu personne s'en servir par la suite."

Et l'administration des droits ? "Nous nous y sommes bien essayés, mais les bénéfices étaient trop maigres comparativement au temps que celà nous coûtait." Des fonctions avancées de Buzzsaw, l'AREP n'a donc retenu que la visionneuse universelle.

De la pauvreté des usages
Le cas de l'AREP n'est pas original, et Serge Levan - fondateur de Main Consultants - le confirme : "sur le terrain, on s'aperçoit souvent que les outils sont très riches, mais que les usages demeurent assez pauvres".

Un constat repris à son compte par Autodesk : "pour tirer parti de toutes les fonctions d'un outil coolaboratif, il faut bien souvent faire une petite révolution en interne, ce dont la plupart des entreprises se gardent bien - explique Laurent Praden. Pour que l'organisation d'une entreprise change, il faut qu'un homme prenne le risque d'en porter l'étendard. Le plus souvent, les employés se content de s'accaparer les fonctions du logiciel qui répondent aux besoins criants, celles qui apportent une aide tangible et immédiate".

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Le travail collaboratif sur ordinateur semble donc encore réservé à un petit groupe de pionniers. Mais comme le souligne Laurent Praden, "les choses vont changer, lentement, mais sûrement".

[Nicolas Six, JDNet]
 
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