L'AREP, filiale de la SNCF,
conçoit des gares et des espaces d'urbanisme dans
plusieurs pays du monde. On lui doit notamment la nouvelle
gare TGV d'Avignon, mais aussi quelques ouvrages en terre
étrangère : la gare de Shangaï
et le musée historique de la ville de Pékin
entre autres. Au plus fort de la vague, l'agence chinoise
de l'AREP comptait 25 employés - sur un total
de 300. Une bonne raison de s'intéresser de près
aux outils de travail collaboratif qui permettent de "raccourcir
les distances" entre deux bureaux éloignés.
Echanger
les plans
Dans une agence d'architectes comme l'AREP, le travail
est centré autour des plans de bâtiments -
élaborés avec des logiciels de CAO. Pour
faciliter les échanges de fichiers entre les
agences, l'AREP a
d'abord
voulu utiliser un outil simple : le mail. C'était
sans compter sur la vigilence des censeurs Chinois,
qui surveillent cet outil de très près :
"Les courriers mettaient plusieurs jours à
arriver, et les pièces jointes étaient
trop souvent bloquées", explique Frédéric
Lamu, responsable de la conception sur ordinateur à
l'AREP.
La décision est
radidement prise d'investir dans Buzzsaw, une plate-forme
collaborative éditée par Autodesk et qui
reprend - en les enrichissant - les fonctions
classiques du transfert de fichiers via FTP. L'AREP
dispose dès lors d'un giga octet d'espace disque
hébergé par Autodesk, sur lequel on peut
créer des répertoires et stocker des fichiers
avant de les consulter depuis un petit logiciel -
qui se glisse dans l'interface d'Internet Explorer.
Le coût de la solution : 8 000 dollars
par an.
Fonctions
avancées
Un prix justifié par les fonctionalités
avancées de Buzzsaw : le logiciel est capable
d'incorporer des visionneuses à son interface,
donnant aux utilisateurs un aperçu rapide des
plans - et de tous les fichiers stockés.
Il incorpore des fonctions de communication (mail et
chat). Buzzsaw permet également de gérer
les droits d'accès pour différentes familles
d'utilisateurs, certaines personnes étant autorisées
à éditer les documents, et d'autres seulement
à les voir.
Dernière fonction
phare de Buzzsaw : l'annotation de fichiers. "Il
est possible d'entourer telle ou telle partie d'un plan,
et d'y insérer des remarques", indique Laurent
Praden, ingénieur senior chez Autocad. Un outil fort
utile lorsque l'on veut collaborer avec un collègue
travaillant à des milliers de kilomètres.
Excellent
ROI
BuzzSaw s'est révélé un investissement
très rentable pour l'AREP : "Sans lui,
nous n'aurions pas pu échanger nos fichiers sans
ecombres. C'est un premier point très important
pour nous ; mais les bénéfices vont
bien au-delà. Buzzsaw apporte en prime une grande
clarté au projet, puisque tous les employés
peuvent visualiser son état d'avancement à
tout moment, et sans effort. Les commerciaux -
qui ne sont pas tous excellents en informatique -
apprécient". Au chapitre des bénéfices
toujours : "Buzzsaw a considérablement
accéléré la communication, même
si l'on fait abstraction de nos bureaux en Chine".
Un bénéfice
considérable, mais qui ne fait pas la part belle
aux fonctions d'annotation et de gestion des droits.
Rien de plus logique : "ce sont des fonctions
dont nous ne nous servons pas - avoue Frédéric
Lamu. J'ai bien fait le tour des services pour les présenter
aux architectes car j'étais convaincu que c'était
là un outil utile. Mais je n'ai vu personne s'en
servir par la suite."
Et l'administration des
droits ? "Nous nous y sommes bien essayés,
mais les bénéfices étaient trop
maigres comparativement au temps que celà nous
coûtait." Des fonctions avancées de
Buzzsaw, l'AREP n'a donc retenu que la visionneuse universelle.
De la
pauvreté des usages
Le cas de l'AREP n'est pas original, et Serge Levan -
fondateur de Main Consultants - le confirme :
"sur le terrain, on s'aperçoit souvent que
les outils sont très riches, mais que les usages
demeurent assez pauvres".
Un constat repris à
son compte par Autodesk : "pour tirer parti
de toutes les fonctions d'un outil coolaboratif, il
faut bien souvent faire une petite révolution
en interne, ce dont la plupart des entreprises se gardent
bien - explique Laurent Praden. Pour que l'organisation
d'une entreprise change, il faut qu'un homme prenne
le risque d'en porter l'étendard. Le plus souvent,
les employés se content de s'accaparer les fonctions
du logiciel qui répondent aux besoins criants,
celles qui apportent une aide tangible et immédiate".
Le travail collaboratif
sur ordinateur semble donc encore réservé
à un petit groupe de pionniers. Mais comme le
souligne Laurent Praden, "les choses vont changer,
lentement, mais sûrement".
|