Spécialiste des systèmes
de signalisation et de supervision des réseaux
de transport (ferroviaires et urbains), la société
CSEE Transport (groupe ANSALDO Signal) se concentre sur
quelques gros projets clients qui présentent la
particularité de s'étaler sur de longues
durées, entre 2 et 7 ans en général,
tout en nécessitant l'élaboration d'une
documentation technique importante au fil des phases de
mise en oeuvre (étude technique, d'implémentation,
etc.).
En 2000, le département qualité de CSEE
Transport initie une réflexion visant à
améliorer le processus de gestion de ces contenus.
Une tâche qui est alors dévolue à
un programme développé autour de la base
Access (Microsoft). Personnalisable en fonction des chantiers
clients, cet outil qui se limite à la prise en
charge des références et autres attributs
documentaires est découplé des systèmes
de fichiers en tant que tels... Au termes de son analyse,
CSEE Transport décide de refondre entièrement
ce dispositif.
Hummingbird
gagne face à FileNet
La firme passe
en revue plusieurs solutions. Elle envisage en premier
lieu la possibilité de tirer parti d'Agile Anywhere
(Agile) : un système de gestion de nomenclatures
techniques qu'elle exploite d'ores et déjà
dans le cadre de la fabrication de ses cartes électroniques.
"Fonctionnellement trop riche au regard de nos besoins,
ce produit nous a également paru peu adapté
à un déploiement sur plusieurs centaines
de postes", reconnaît Jean-François
Huet, aujourd'hui chef de projet SAP chez CSEE Transport.
Suite à ce constat, l'équipe de projet se
tourne vers des spécialistes de la GED (gestion
électronique de documents) comme FileNet ou Documentum,
sans oublier des éditeurs de plus petite taille
- tels que les français Ennov et Axemble. "Nous
nous sommes très vite orientés vers les
grands fournisseurs, qui offrent d'excellentes garanties
de pérennité, pour arrêter notre choix
sur Hummingbird - après avoir hésité,
il est vrai, entre ce dernier et FileNet", commente
t-on chez CSEE Transport. Principale raison invoquée :
Hummingbird affiche à l'époque des tarifs
moins élevés que son concurrent... à
palette fonctionnelle égale.
Un
environnement d'exécution Microsoft
CSEE Transport décompose
l'architecture de sa plate-forme en trois serveurs machines
(biprocesseurs). Consacré à Hummingbird
DM, le premier (sous Windows 2000) assure aussi le stockage
des contenus non-structurés, qu'ils s'agissent
de fichiers bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.)
ou de documents vidéo. Le second (Windows 2000
également) se concentre sur les actions d'indexation.
Quant au troisième, il supporte la base de données
(Oracle sur UNIX) contenant les références
de chaque entrée.
CSEE Transport élabore les règles de gestion
de l'application en se basant sur ses procédures
qualité, mais aussi à partir d'interviews
menées auprès de responsables métier.
Des spécifications qui définissent notamment
les méthodes de conception des plans de classement
ainsi que la manière de saisir les références
des documents et de suivre les montées de versions.
"Il en va de même pour le traitement des droits
de nos utilisateurs - dont les comptes sont directement
récupérés dans l'annuaire de nos
serveurs d'infrastruture Windows 2002 (Active Directory),
complète sur ce point Loïc Wendel, responsable
progiciel chez CSEE Transport. Ce paramétrage est
effectué par les responsables de chaque projet
en fonction de diverses options (lecture seule, modification,
etc.)."
La résistance
au changement: un enjeu difficile
La mise en place des tous
premiers projets clients au sein de Hummingbird
DM fait intervenir deux personnes sur une période
de 4 mois environ. La principale problématique
de ce travail ? "Les résistances au changement,
en particulier de la part des équipes de projets,
étaient très fortes", reconnaît
Loïc Wendel. Face à ce challenge, la firme
choisit de s'appuyer sur ses gestionnaires documentaires,
chargés de créer et d'administrer les contenus,
pour sensibiliser les équipes fonctionnelles.
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