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La
gestion des achats revêt un caractère stratégique pour
les entreprises. Deux chiffres appuieront aisément cette
affirmation : dans l'automobile, les achats représentent
75% du prix d'un véhicule ; dans l'assurance, des achats
gérés à l'aide de contrats cadre savamment négociés
peuvent représenter des dizaines de millions d'euros
d'économies par an.
Ces espérances d'économies liées à la gestion des achats
sont confirmées par l'étude menée, pour le compte
d'Ariba, par Vanson Bourne et les chercheurs de la London
Business School (1). Elle met en relief l'influence
directe des stratégies d 'achats sur l 'environnement
économique européen:
2002
: diminution des dépenses. 55% des entreprises européennes
considèrent que le ralentissement économique les a poussées
à réduire leurs achats durant l 'année. La réduction
moyenne des dépenses atteint 12%.
2003 : diminution accrue des dépenses. Neuf entreprises
sur dix tentent de réduire le tarif unitaire des biens
qu 'elles achètent, contre 50% l'année dernière.
Réduction du nombre de fournisseurs. 69% des
entreprises prévoient de réduire le nombre de fournisseurs
avec lesquels elles traitent. En moyenne, elles cherchent
à économiser 10,3% par rapport à leur dernier contrat.
L'argent file à travers Internet. Malgré les
grands discours sur la fixation d 'objectifs et la réduction
de coûts, les entreprises se risquant à mettre en uvre
de nouveaux systèmes d'achat restent peu nombreuses.
Internet a pourtant son rôle à jouer dans une gestion
des achats que l'on veut plus rigoureuse. Trois composantes
principales rentrent en ligne de compte, telles que
les a définies Benchmark Group dans une récente étude
(2):
e-sourcing: a pour vocation d'optimiser l'amont
de l'achat en standardisant et automatisant le plus
possible la recherche, la sélection et la négociation
avec les fournisseurs. Eventuellement, la négociation
finale peut prendre la forme d'une enchère inversée
en ligne. L'économie générée tient principalement à
la baisse des coûts d'acquisition.
e-procurement: gère les approvisionnements en
visant l'automatisation des commandes et des transactions.
Il s'appuie sur des catalogues en ligne, appartenant
à l'entreprise ou fournis par des places de marché ou
encore directement accessibles sur le site Web de fournisseurs.
e-billing: vise à réduire les coûts associés
au règlement des fournisseurs à travers une dématérialisation
des factures.
Où
en sont les entreprises les plus avancées quant
à l'adoption des ces nouveaux modes de fonctionnement
? Selon l'étude de Benchmark Group, si une très large
majorité des entreprises ont initié l'e-sourcing (ou vont
prochainement l'expérimenter) sur des familles d'achats
hors production, bon nombre l'ont étendu progressivement
(ou compte le faire) à certaines familles d'achats de
production. Toutefois, au niveau des produits de production,
beaucoup d'entreprises se sont pour le moment limitées
principalement à des achats "non stratégiques".
En ce qui concerne l'e-procurement, la focalisation sur
les achats hors production est très forte. Mais la généralisation
à l'ensemble des familles d'achats est loin d'être envisagée.
La création et la maintenance des catalogues sont relativement
coûteuses et l'équation économique permet difficilement
la systématisation. D'ailleurs, certaines entreprises
excluent pour le moment la généralisation de l'e-procurement
dans les filiales de certains pays ne procédant pas à
un volume d'achats suffisant.
Et c'est principalement dans le domaine de l'e-billing
que nombre de projets devraient voir le jour d'ici fin
2004. L'essentiel des projets mentionnés par les entreprises
au niveau de l'e-billing sont étroitement associés aux
projets e-procurement car ils concernent surtout les achats
hors production généralement très décentralisés et générant
un grand nombre de factures (fournitures de bureau par
exemple). En effet, il s'agit alors de simplifier et d'automatiser
le travail administratif : faciliter le rapprochement
factures et commandes, éliminer les travaux de saisie,
réduire les litiges... Beaucoup d'entreprises considèrent
donc les projets e-procurement et e-billing de manière
globale.
Les
entreprises américaines ne semblent guère plus avancées.
L'été dernier, une étude menée à l'université de Stanford
(3), déclarait que les technologies d'e-procurement en
étaient encore à leur premier stade de développement.
Un peu plus d'un tiers des organisations interrogées avaient
lancé des projets dans ce domaine. Et ces utilisateurs
pionniers ne travaillaient concrètement sur Internet qu'avec
15% de leur parc de fournisseurs. La gestion électronique
des achats a un beau potentiel de développement devant
elle.
(1) Panorama européen des dépenses, Vanson
Bourne et London Business School, janvier 2003.
(2) Gestion électroniques des achats : retours d'expérience
et bilan, Benchmark Group, édition 2003.
(3) Moving Procurement Systems to the Internet: The
Adoption and Use of E-Procurement Technology Models
(Research paper n° 1742), Antonio Davila Mahendra, Gupta
Richard, J. Palmer, Graduate School of Business, Stanford
University, Juin 2002.
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