Au premier janvier 2005, les
collectivités locales ne pourront refuser qu'une
entreprise réponde à un appel d'offre de
façon dématérialisée. Elles
devront avoir mis en place des systèmes de retrait
des dossiers puis de soumission des offres au format numérique,
dans le strict respect des dispositions légales
en vigueur (confidentialité et impartialité
notamment).
Un chantier dans lequel le Conseil
Général de l'Hérault a décidé
de s'engager deux ans avant la date butoir et pour lequel
il vient de procéder (mai 2003) à un test
grandeur nature par le biais d'un appel d'offres d'un
montant maximum de 6 millions d'euros, avec la solution
en ASP de l'éditeur Omnikles
et l'accompagnement du syndicat mixte Cogitis.
100 %
des dossiers retirés en ligne, mais pas de soumission
dématérialisée
"Toutes les
entreprises ont retiré le dossier de consultation
en ligne, un dossier qui fait quelque 500 pages. Mais
aucune société soumissionnaire n'a remis
son dossier de manière dématérialisée",
déclare Anne Welcklen, attachée à la mission NTIC
du Conseil Général de l'Hérault. Un aveu d'échec
? Pas vraiment, plutôt une première expérience
très riche d'enseignements.
Plusieurs explications sont avancées par Anne Welcklen
par rapport à cette absence de réponse numérique.
Tout d'abord l'importance de l'appel d'offres, dont le
montant - par un jeu de paliers minimum et maximum -
varie entre 1,5 et 6 millions d'euros : "les entreprises
ont préféré conserver la procédure
papier qu'elles maîtrisent parfaitement. Il ne leur
était pas possible de doubler les offres, en papier
et en numérique, ce qui constitue certainement
le plus grand écueil pour le moment", regrette
t-elle.
Des procédures internes complexes rendent l'usage
des certificats délicat
"Les grands
comptes qui ont répondu ont également en
interne des procédures de validation très
strictes et des plans qualité qui ne permettent
pas forcément au détenteur d'un certificat
de signature électronique de répondre à
l'appel d'offres car il n'y est pas autorisé",
ajoute Anne Welcklen, soulignant ainsi la multitude de
personnes intervenant dans ce genre de procédures
et la nécessaire obtention d'un certificat pour
les personnes autorisées à répondre
à l'appel d'offres.
"Etre opérationnel avant la date limite, cela correspond
chez nous à une volonté d'obtenir une meilleure
concurrence sur nos appels d'offres. Nous espérons
que des entreprises étrangères pourront
y répondre, diversifiant de ce fait les offres.
Par ailleurs, cela nous fera gagner du temps. C'est un
raisonnement que nous aimerions que les entreprises adoptent,
les gains de productivité sont évidents,
il faut qu'elles modifient leurs procédures internes
pour cela", précise Anne Welcklen. Un discours
qu'il est surprenant d'entendre de ce côté
là de la barrière, l'e-administration étant
très souvent critiquée pour ses retards...
la preuve que non.
Omnikles, déjà éprouvé à
Issy-les-Moulineaux
"Parmi toutes
les solutions que nous avons étudiées, Omnikles
présentait tout simplement l'avantage d'exister,
certaines sociétés nous ayant proposé
de développer le produit pour nous. Son utilisation
à Issy-les-Moulineaux [cf notre article]
a par ailleurs été un élément
favorable", note Anne Welcklen. Dans le tiercé
final des entreprises en lice figuraient aussi PK7 (Certinomis)
et Click
and Trust.
La solution fonctionne comme tiers de confiance de bout
en bout. La collectivité envoie sur le serveur sécurisé
d'Omnikles son dossier de consultation, lequel est soumis
à séquestration, donc ne peut plus être modifié.
Les entreprises remplissent un rapide formulaire et le
retirent en ligne. Chaque pièce du marché envoyée
doit par la suite être signée par certificat par toute
entreprise soumissionnaire.
"Nous avons choisi les autorités de certification
que le Ministère
de l'Économie, des Finances et de l'Industrie mentionne
sur son site", précise Anne Welcklen, qui
déplore cependant qu'aucun référencement
de ces autorités n'existe pour le moment. Ces pièces,
une fois envoyées, sont à leur tour séquestrées
et horodatées sur le serveur d'Omnikles. Seul le
Président de la commission d'appels d'offres peut
les "déséquestrer" le jour J,
en même temps que toutes les autres offres.
Un premier bilan expérimental
Le Conseil Général
a envoyé des questionnaires aux entreprises soumissionnaires
pour connaître plus précisément les
raisons de leurs réponses exclusivement "papier".
Mais d'ores et déjà, Anne Welcklen annonce
le prochain rendez-vous, prévu pour la rentrée
: "on va changer de cible, la prochaine fois les
entreprises et les marchés visés seront plus petits
et ce sera dans le secteur de l'équipement informatique",
note-t-elle. A vos agendas... électroniques !
|
[