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AOL France, créée
en 1995, est une structure qui compte aujourd'hui environ 350 personnes. Destinataire
de 7000 à 8000 CV par an, soit de 580 à 670 par mois, pour un moyenne
mensuelle de 15 offres, le service ressources humaines a opté pour un outil
de gestion du processus de recrutement, implémenté et utilisé
depuis juin 2001. C'est la solution ActiveRecruiter de la société
Jobpartners qui a été choisie.
"En 2001, notre volume
de recrutement était important : nous embauchions environ 10 personnes
par mois. Vu le temps passé à imprimer les CV, à les lire,
à les trier et à répondre - ou pas - aux candidats, il était
urgent de mettre en place un process automatisé ", expose Dorothée
Burkel, la Directrice des ressources humaines d'AOL France.
En 2001, en effet, la rubrique emploi d'Aol.fr se présentait sous la forme
d'une simple liste de postes à pourvoir avec, en fin d'annonce les adresses
postale et électronique de la DRH. Pas de possibilité donc de répondre
directement sur le site, et 50% des candidatures arrivaient ainsi sous forme papier,
l'autre moitié par e-mail. "La nature de notre activité fait
que nous privilégions naturellement les candidats qui s'inscrivent sur
le Net, c'est un signe de proximité et un critère de pré-sélection".
Un
gain de temps évident…
Six mois se sont écoulés entre la décision de mettre en place
un outil et la première utilisation de la solution ActiveRecruiter. Accessible
via Internet, l'outil a été vite accepté et assimilé
par ses 25 utilisateurs.
Chaque responsable opérationnel possède un droit d'accès
et contribue au processus en saisissant sa demande de poste dans le formulaire
correspondant (emploi, stage…). La demande est ensuite envoyée automatiquement
dans le circuit de validation, du service RH à la direction RH. Les offres
sont ainsi centralisées et uniformisées avant d'être basculée
sur le site AOL.fr. Au moment du basculement, l'administrateur peut activer des
fonctions complémentaires, notamment la diffusion de l'offre sur des sites
d'annonces d'emploi pour élargir la cible dans le cas où il y aurait
peu ou pas de candidatures.
"Les fonctions qui
nous font également gagner beaucoup de temps sont l'accusé de réception
envoyé automatiquement au candidat après qu'il ait validé
et posté son formulaire ; et le mail envoyé pour signaler aux autres
candidats qu'un poste vient d'être pourvu", constate la DRH.
Quant à la fonction
tri, elle permet d'intégrer dans le masque de saisie de chaque offre des
critères précis et indispensables pour recevoir les "bonnes"
candidatures. "Le tri est globalement assez fiable, juge Dorothée
Burkel. Mais il est parfois de faible utilité pour les offres de postes
qui ne requièrent pas de compétences particulières. Dans
ce cas, la sélection se fait simplement sur les candidats qui ont été
les premiers à répondre".
…mais un outil mal
optimisé
Le tri se révèle
donc surtout efficace pour un poste aux critères sélectifs, par
exemple "anglais courant" et "java". "Si nous recevons
trois curriculum, c'est satisfaisant. En revanche, si aucune offre ne remonte,
nous sommes obligés d'aller voir les autres CV qui n'ont pas passé
la barrière, mais qui sont peut-être viables. En réalité
la pertinence du tri dépend beaucoup du contenu saisi par le candidat".
Quant aux CV non retenus ? La plupart est stockée dans une base de données,
mais ils sont rarement consultés au-delà de six mois d'ancienneté.
"Notre outil de gestion
des recrutements nous est aujourd'hui indispensable, mais il également
vrai que nous ne l'utilisons pas à plein", avoue Dorothée Burkel.
La fonction de pondération, par exemple, qui permet d'affiner la définition
des postes pour arriver au final à une sélection encore plus fine
et pertinente n'est pas utilisée par les responsables opérationnels
d'AOL France. Peut-être parce qu'elle est trop élaborée, et
sans doute parce que la part "manuelle" et subjective dans la sélection
des CV reste incompressible.
"ActiveRecruiter est un outil fiable, simple d'utilisation, qui nous permet
de gagner beaucoup de temps, certifie la DRH ; mais en tant que point central
entre la DRH et les directions opérationnelles, il mériterait d'être
plus qu'un simple outil de saisie : c'est-à-dire plus convivial et servir
aussi d'interface de communication avec les utilisateurs".
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