Dématérialisation : le poids des habitudes et la sécurité sont les principaux freins

58%

42%

Dématérialisation de procédures complètes

Simple numérisation de documents (mise au format PDF, etc.)

Il existe deux niveaux de dématérialisation : un premier niveau consiste à simplement "supprimer le papier" mais sans ajouter d'automatisation ou d'aspect "transactionnel" aux documents numérisés (on utilise des formats "non interactifs" comme le PDF par exemple) ; un second niveau dématérialise les procédures elles-mêmes, en incluant par exemple un système de workflow ou en transformant une saisie écrite par un véritable back-office informatique de saisie. Cette deuxième approche, plus avancée donc plus coûteuse et plus lourde en général, est majoritaire, signe de maturité des entreprises répondantes : près de 60% de nos lecteurs-sondés engagés dans le chantier d'une dématérialisation l'ont mise en place.

Types de documents

Quels types de documents avez-vous dématérialisés ? (Plusieurs réponses possibles)

Documents administratifs

61%

Factures

54%

Bons de commande

50%

Brochures techniques

44%

Catalogues

33%

Autres (précisez)

13%

Les documents les plus fréquemment dématérialisés sont d'ordre administratif, suivis des factures et des bons de commandes. La documentation technique (brochures, mais aussi plans, etc) vient ensuite, et des types de documents plus complexes à traduire informatiquement ferment naturellement la marche. Notons qu'a été cité à plusieurs reprises, en toute bonne logique, la dématérialisation du courier (et plus particulièrement des couriers client) via l'e-mail.

Pourquoi ?

Cela facilite la recherche
et le partage de l'information

77%

Cela accélère les procédures
internes* ou externes**

77%

Cela représente des économies
de papier significatives

46%

Vos partenaires l'exigent

L'Administration l'exige

13%

*demandes d'investissements, autorisations de congés, etc.
**commandes de fournitures, réservation de voyages, etc.

Aller plus vite et faciliter le partage : les deux principales raisons de l'externalisation, loin devant les exigences administratives ou des partenaires. L'économie de papier est par ailleurs citée dans presque la moitié des cas.

Freins

Pour votre entreprise, le principal frein à la dématérialisation, c'est : (Plusieurs réponses possibles)

Un manque de motivation des équipes internes pour modifier leurs habitudes de travail

46%

Une absence de certification
électronique des documents

41%

Une absence de
législation claire

33%

Le coût des matériels, des logiciels,
de la formation

32%

Une absence de normes techniques pour codifier les documents électroniques

30%

Autres (précisez)

Si le pourquoi de la dématérialisation revèle deux motivations bien identifiées, l'examen des freins fait état de barrières plus diversifiées. Il s'agit surtout d'un problème d'habitude, et d'un problème de sécurité, mais ensuite, le coût, l'absence de normes techniques ou la législation sont cités dans des proportions sensiblement égales.

Confidentialité

Pour assurer la validité de vos documents électroniques, vous faites appel : (Plusieurs réponses possibles)

A la signature électronique

33%

Au certificat électronique

22%

Au chiffrement

15%

Aux systèmes d'identification à clés

15%

Autres (précisez)

L'usage de la signature électronique n'est cité que dans un tiers des cas par les répondants, celui du certificat électronique que dans un peu plus d'un cinquième, et enfin les infrastructure de clés dans une proportion encore un peu plus faibles. Ces chiffres corroborent le fait que les modalités techniques liés à la confidentialité soient un frein dans le développement de procédures dématérialisées, même en tenant compte du fait qu'une dématérialisation de type "simple numérisation" ne requiert pas en général ce type de chantier.

Méthodologie
Rappelons que cette enquête en ligne, de par sa nature, s'appuie sur un échantillon du lectorat du JDNet Solutions concerné par la problématique soulevée.

Secteurs d'activité des répondants
(échantillon de 54 entreprises - durée de l'enquête: du 28/10 au 13/11)

39%

13%

11%

28%

Informatique

Commerce

Industrie

Finance

Autres