Leader européen de
l'entretien et de la réparation automobile, Speedy
dispose en France de près de 450 points de services.
Chaque année, ce réseau génère
environ 1,5 million de factures. Un ensemble de documents
qui demandent à être rapatriés et centralisés
au siège de l'entreprise, en vue notamment d'être
pris en charge par le département comptable.
A l'origine, ce processus est réalisé manuellement :
les factures sont communiquées au siège
au format papier, avant d'y être compilées.
C'est en 1997 que Speedy décide d'initier un projet
visant à dématérialiser cette chaîne
de traitement.
Le
déploiement d'un système de GED
Dès lors,
les informations de facturation sont directement extraites
des applications de gestion de caisses - sous forme de
fichiers de texte -, puis acheminées chaque nuit
en mode batch (ou traitement par lots) des points de vente
vers le système d'entreprise de Speedy. Les flux
en question transitant par le biais de liaisons Internet
64 kbit/s. A l'arrivée, une solution de gestion
électronique de documents (GED) a été
déployée pour accueillir ces données
et les indexer (par date, par provenance, etc.). Il s'agit
en l'occurrence de la plate-forme de GED de Docubase Systems.
"Le module client (Windows) de Docubase est exploité
ensuite par notre personnel pour effectuer ses recherches,
complète Farid Nourredine, DSI de Speedy. L'outil
se connecte par le biais du protocole LDAP à notre
annuaire interne (Lotus Notes) pour vérifier les
profils utilisateur (domaines d'intervention, etc.) et
exécuter les politiques d'accès correspondantes,
en assurant les restrictions qui s'imposent."
La mise
en oeuvre d'une interface Web
Clôtures
de caisse, bulletins de paie, contrats, autorisations
administratives, etc. Au fil des années, de nouveaux
types d'entrées sont venus s'ajouter à
l'entrepôt de documents. "Certains de ces contenus
demandant à être conservés une vingtaine
d'années, nous avons été obligés
de faire évoluer l'infrastructure matérielle
en conséquence", souligne-t-on chez Speedy.
D'un serveur mutualisé, l'équipe de projet
décide de migrer la solution vers une machine
dédiée.
Pour l'heure, le groupe envisage d'ouvrir les fonctions
(Docubase) de consultation de factures à l'ensemble
de ses agences. Une initiative qui viserait principalement
à améliorer la qualité de la relation
client. "Nous évaluons actuellement les mécanismes
d'authentification permettant d'assurer au mieux le
respect de la protection des données personnelles
lors d'un tel déploiement", confie Farid
Nourredine. La publication des historiques de factures
sur les sites Web de Speedy pourrait venir dans un second
temps.
Une
sécurité accrue
Au-delà
des avantages généralement mis en avant
dans le cadre d'un tel projet (réduction de l'utilisation
de papier, gain de temps, optimisation du partage de
l'information, etc.), le responsable insiste pour finir
sur les gains apportés par le nouveau dispositif
en termes de sécurité. "Grâce
à cet environnement centralisé, nous avons
désormais la possibilité de réaliser
régulièrement des sauvegardes de l'intégralité
des contenus sur bandes magnétiques", explique-t-il.
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