Relier deux outils complémentaires
Jusqu'en 2001, la gestion des agents au Musée du Louvre était partagée entre le service du personnel qui utilise la solution SDL 7 de GFI Progiciels pour l'administration de la paie, et les responsables de régions qui, par le système Osiris développé en interne, organisent la répartition quotidienne des agents dans les cinquante groupements de salles.

Mais à l'arrivée des 35 heures, la gestion s'est complexifiée du côté de la paie, autant que pour l'organisation de la surveillance des salles. Si SDL 7 reversait les données du personnel dans Osiris, c'était sans retour de données sur les heures de présence des effectifs. La Direction a donc choisi d'unifier les systèmes en mettant en place vingt badgeuses, reliées à tous les services concernés, par un module d'acquisition fournit par GFI Progiciels.

"Ce projet était nécessaire car il n'y avait aucune communication avec les applications utilisées dans les autres services", commente François Lapeyre, le chef de projet. "Les agents, en arrivant, passent tous par le même lieu, dans lequel ils complétaient auparavant leur fiche de pointage avant de prendre leur poste dans une salle. Aujourd'hui, Osiris a été étendu à tous les services.

Dans le sas d'entrée, tous les jours, le personnel de surveillance n'a plus qu'à passer son badge devant la machine, qui, connectée en réseau, envoie l'information (nom, heure d'arrivée ou de sortie) à tous les postes des services concernés, notamment le service paie et les responsables de régions. Ces derniers connaissent ainsi en temps réel l'heure d'arrivée de chacun des agents et ont une vision d'ensemble de leur site". Ils peuvent donc gérer de manière plus efficace les besoins d'agents par salles, en fonction du roulement d'ouverture de salles, "c'est le concept des ouvertures garanties" précise François Lapeyre.

Une modernisation progressive du SI
Petit à petit, le Musée du Louvre modernise son système d'information. Un premier progiciel a ainsi été développé en 1995 pour automatiser les tâches de gestion de la paye du service du personnel. "Les données du personnel qui étaient jusque là regroupées à la paierie de la Trésorerie générale ont été reprises et intégrées au progiciel SDL 6, et dans la base de données Oracle", explique le chef de projet, qui précise également que toutes les applications du Louvre fonctionnent sous Unix.

Ce n'est qu'en 1999, que la version SDL 7 a fait passer l'ensemble d'un système monoposte à un système de client-serveur ; et en 2002 le service informatique du Louvre (15 personnes) a développé et ajusté Osiris aux réglementations complémentaires sur la réduction du temps de travail. Le progiciel SDL 7 reverse à présent toutes les données du personnel dans Osiris, qui effectue le traitement de nuit pour ne pas surcharger le serveur.

Quant à l'étape suivante, "nous avons encore des fonctionnalités à mettre en œuvre et des ajustements à faire sur les badgeuses. Si les 35 heures ont causé pas mal de soucis au Musée, avec les grèves de 2001, le système fonctionne finalement bien, juge François Lapeyre. Et je dirais que la prochaine étape sera de passer d'un système qui s'appuie sur du client serveur à une architecture trois niveaux, avec du client-léger".

Un projet qui n'est pas encore au programme pour la Direction du Musée du Louvre. Il faut bien laisser le temps aux agents d'assimiler le pointage automatique avant de passer à des bornes de pointage individuel...