Les projets internationaux se multiplient, les ressources se délocalisent. Conséquence : de plus en plus d'équipes virtuelles voient le jour. Il faut alors choisir une langue commune de travail, l'anglais le plus souvent, et adopter des moyens de communication efficaces : le téléphone et le courrier électronique sont encore privilégiés devant des dispositifs plus sophistiqués de visioconférence ou d'ordonnancement automatique des tâches de workflow. Parfois des difficultés de gestion surgissent ; le décalage horaire oblige certains membres de l'équipe à faire des efforts pour être disponibles à des heures inhabituelles ; une grande dispersion géographique rend les réunions "en face à face" difficiles et les coéquipiers ne se rencontrent jamais vraiment.

Pourtant un récent article de Harvard Business Review, "Can Absence Make a Team Grow Stronger?"*, affirme que la constitution d'une équipe virtuelle peut se révéler tout à fait performante. A condition que le travail puisse être effectué grâce à des outils électroniques et que le projet nécessite de regrouper des compétences très diverses que l'on ne peut réunir en un seul lieu. Pour en apprendre davantage sur le succès des équipes géographiquement dispersées et être en mesure d'en établir les conditions, les auteurs de l'article ont en outre mené des entrevues téléphoniques ainsi qu'un sondage Web auprès de 293 personnes, réparties dans 54 groupes de travail. Le Cefrio de Montréal qui a analysé cet article a noté que trois grandes règles sont à la base de la réussite de telles équipes :

Règle 1 : Exploiter la diversité
Les participants d'une équipe de travail à distance doivent être choisis sur la base de leurs différences (disciplines variées, modes de travail divers, etc.), car la force du groupe vient justement de cette confrontation des perspectives. Si ce rapprochement de points de vue différents risque de nécessiter certains ajustements lors des premières sessions de travail, il permet par contre en bout de course de faire émerger un éventail de solutions.

Règle 2 : Utiliser la technologie pour simuler la réalité
L'enquête conduite par les auteurs de l'article a permis de mettre au jour que la technologie jugée la plus efficace par les participants des équipes sondées est de loin celle des espaces de collaboration virtuels. Souvent jumelées aux conférences téléphoniques, ces applications ont le grand avantage d'être accessibles à tous et en tout temps, et de permettre une récupération rapide des documents. À noter que puisqu'elle permet des rétroactions rapides, la messagerie instantanée s'est aussi révélée très populaire chez les membres de tels groupes de travail.

Règle 3 : Assurer la cohésion de l'équipe
Les diverses menaces susceptibles de miner la cohésion d'une équipe virtuelle de travail (manque de confiance, formation de cliques, etc.) doivent être considérées et limitées par diverses actions du leader du groupe. Celui-ci pourrait par exemple choisir d'encourager une communication quotidienne entre les participants, les faire travailler en paires ad hoc l'espace d'une ou de deux semaines, etc.

Certaines structures aujourd'hui dépassent ces règles simples pour établir des principes de management reposant exclusivement sur l'usage des technologies. L'un d'eux, partant du constat que l'on a souvent plusieurs casquettes dans une entreprise, consiste à séparer le rôle d'un collaborateur de son identité réelle. L'application du principe est simple : plusieurs adresses de courrier électronique au nom explicite (administratif@..., finance@...) seront créées pour un destinataire unique. Ce dernier connaîtra immédiatement la teneur du message qui lui est adressé. Un gain de temps et un classement facilité des messages arrivant dans une boîte aux lettres.

Enfin, pour ceux qui sont préoccupés par le moral des troupes, le survol de la boîte de réception du courrier électronique peut donner une bonne idée des préoccupations de la structure virtuelle : il peut alors remplacer le traditionnel tour dans les locaux pour "sentir" l'ambiance dans les couloirs…

*Ann Majchrzak, Arvind Malhotra, Jeffrey Stamps et Jessica Lipnack, " Can Absence Make a Team Grow Stronger? ", Harvard Business Review, mai 2004, p. 131-137