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La MGEN choisit un ERP à sa taille et un éditeur à son écoute
La Mutuelle Générale de l'Education Nationale a porté son choix, en 2002, sur le Français Qualiac, pour gérer sa comptabilité, ses achats et ses stocks, après un long et minutieux processus de choix.  (11/10/2004)
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C'est en 2002 que la MGEN (Mutuelle Générale de l'Education Nationale) décide de changer son outil comptable tournant sur plate-forme Bull qui date de 1982. 99% de son système d'information ayant par ailleurs été développé en interne, la Mutuelle ne souhaite alors pas s'engager dans la voie d'un "gros" ERP, trop structurant à son goût et susceptible de remettre en question son organisation. Outre la comptabilité, les achats et stocks étaient concernés.

"Nous voulions également être importants pour l'éditeur que nous choisirions. Nous nous disions que les grands éditeurs d'ERP du marché ne nous écouteraient pas et que leurs produits ne seraient pas adaptés à notre volumétrie", déclare Thierry Augay, responsable maîtrise d'ouvrage à la MGEN.

Première étape de la recherche d'un éditeur : la participation, mi-2002, au salon Progiforum et, parallèlement, l'achat du 'pack expert comptable', étude fonctionnelle d'une vingtaine de solutions du marché réalisée par CXP. Trois éditeurs ressortent de cette première phase de sélection - Coda, Lefebvre Software et Qualiac - auxquels la Mutuelle envoie un dossier complet en septembre 2002.

Trois jours de visite chez chaque éditeur. Plus des visites clients
A l'intérieur du dossier, divers documents relatifs au projet, dont des questionnaires et, surtout, le contrat que la MGEN signera avec son futur fournisseur de progiciel. L'aspect juridique fait en effet partie intégrante de la négociation. "Nous souhaitions aborder cet aspect des choses en amont, nous avons pour cela proposé un contrat type 'sans intégrateur' aux trois éditeurs de la short list", complète Thierry Augay.

Les dossiers sont retournés à la MGEN un mois plus tard par les éditeurs mais la mutuelle est très surprise par les réponses, jugées trop vagues quant à la capacité des éditeurs à répondre au cahier des charges en standard ou pas.

Elle demande des précisions complémentaires puis, en novembre, entame une série de visites de trois jours chez chaque éditeur. Le premier jour est consacré à la découverte de la solution (15 personnes de la MGEN sont présentes), le deuxième à la manipulation de l'outil (10 personnes) et le dernier au paramétrage (3 personnes). Des visites sont également organisées auprès des clients des trois éditeurs.

Mi-décembre 2002, le choix définitif intervient : Qualiac est l'heureux élu. "Ils ont beaucoup travaillé le contrat et nous avons pu avoir accès à des clients dans le même secteur d'activité que le nôtre", justifie Thierry Augay, entre autres raisons.

150 000 virements par jour, pour 15 millions d'euros
L'année 2003 est consacrée à diverses phases pour préparer le lancement de la solution prévu un an plus tard, le premier janvier 2004. Le mois de janvier est consacré au contrat et au plan d'assurance qualité. En mars commence le transfert de compétences - Qualiac n'étant pas intégrateur mais accompagnant son client pour lui permettre de paramétrer lui-même son ERP - jusquà la mi-mai.

Parallèlement la maîtrise d'ouvrage écrit les conceptions générales pour la reprise des données et détaille l'adéquation fonctionnelle avec Qualiac. Le paramétrage du système démarre début juillet, il durera jusqu'au mois de novembre. Entre temps, en juin, les conceptions générales de certaines interfaces (celles qui permettaient d'intégrer les flux gestionnaires dans la comptabilité) sont écrites par Qualiac et le GIE informatique interne de la MGEN (Effigie).

"De petits développements autour du progiciel ont également été demandés à Qualiac, pour le contrôle de virement, notamment. Nous réalisons 150 000 virements par jour, pour 15 millions d'euros, notre volonté de faire des contrôles nous a donc poussés à développer des écrans pour cela", note Thierry Augay.

En octobre, des supports de formation ont été créés par Qualiac et les formations ont eu lieu de mi-novembre à mi-décembre. En décembre, la MGEN a écrit les procédures correspondantes et les a fait parvenir aux utilisateurs.

Seul point sensible : le réseau, pour supporter l'architecture Web déployée
Comme prévu, le lancement de l'ERP Qualiac a bien eu lieu aux premiers jours de janvier 2004. Le premier trimestre a été caractérisé par une forte activité d'assistance téléphonique, 3 personnes répondant aux 300 utilisateurs comptables de la MGEN. "Compte tenu de la grande hétérogénéité des compétences de chacun, la prise en main a été facile pour certains et difficile pour d'autres, plus habitués à travailler depuis 20 ans sur un système Bull", conclut Thierry Augay.

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Dans la catégorie des gains immédiats, la MGEN a profité de la mise en place du produit pour régionaliser sa gestion comptable. La création de deux centres de gestion comptables en province a permis de diminuer de moitié le nombre de comptables (150) précédemment répartis dans une centaine de sites, les personnes concernées ayant été réaffectées à des tâches "plus orientées vers l'adhérent".

Seul point sensible encore : le réseau, pas encore suffisamment "fort" pour supporter l'architecture Web déployée. D'ici fin février 2005, un réseau haut débit fourni par Cegetel devrait offrir des débits de 1 à 2 Mbits/s en fonction des sites.

Le projet en bref
Société
Mutuelle Générale de l'Education Nationale (MGEN)
Siège social
Paris
Secteur d'activité
Organismes mutualistes
Effectif
3 674
Solution retenue
Qualiac
En production depuis
Janvier 2004
 
 
Fabrice DEBLOCK, JDN Solutions
 
 
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