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| DaimlerChrysler France pilote de près ses frais professionnels |
| Le constructeur a opté, dès 2000, pour la plate-forme de gestion des frais professionnels de Carlabella, à laquelle est venue se greffer le système de réservation en ligne de billetterie de Traveldoo, en juin dernier.
(17/02/2005) |
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Le volume croissant des voyages d'affaires des collaborateurs de DaimlerChrysler France a incité le constructeur à se doter - en juin dernier - d'un système de réservations en ligne de la billetterie, avec comme objectif de générer des gains de temps, de réduire les coûts et d'assurer une meilleure traçabilité des flux.
C'est vers un outil de type Self Booking Tool (réservations en self service) que DaimlerChrysler s'est orienté, choisissant - après appel d'offres - la plate-forme de l'éditeur Traveldoo.
Une plate-forme qui devait pouvoir s'intégrer au système de gestion des frais professionnels - fourni par l'éditeur Carlabella - déjà en place depuis l'an 2000 chez DaimlerChrysler. Cet outil de gestion des frais de déplacement avait été initié par la direction financière afin de donner une meilleure visibilité à la direction des ressources humaines, aux managers et aux directeurs via un workflow.
Lors de son choix, en 2000, les critères de sélection avaient été la simplicité d'utilisation, la capacité de s'interfacer avec SAP et de fonctionner, pour les signatures électroniques, en workflow, aussi bien pour la validation donnée par le supérieur hiérarchique que pour la réservation d'un véhicule du pool matériel roulant, lors de l'établissement du bon de mission.
Le logiciel de Carlabella devait
par ailleurs gérer ces bons de mission (documents par lequel un collaborateur demande à sa hiérarchie, ou l'informe, qu'il part en déplacement) et les notes de frais, tout en permettant d'obtenir des statistiques sur les dépenses en frais de déplacement.
| "Le lien entre les deux outils nous a paru évident" |
"Disposant déjà d'un outil de gestion des frais professionnels, le lien entre les deux outils [NDLR : gestion des frais professionnels et réservations en ligne], nous a paru évident. L'appel d'offres relatif au portail Self Booking Tool - SBT - était également pour nous l'occasion de revoir et d'anticiper le nouveau mode de rémunération de notre agence, suite à la suppression des commissions d'agences", déclare Marie-Paule Vincensini, responsable Achats événementiels
au sein de la direction projets / achats de DaimlerChrysler France.
Parmi les critères de choix de cet outil : la capacité à accéder aux compagnies low-cost et à la SNCF, ce qui n'allait pas forcément de soi, le collaborateur ne devant par ailleurs pas avancer les fonds. "Il fallait également un moteur de recherche efficace, avec une analyse des tarifs les plus bas. Un descriptif des restrictions était aussi nécessaire, en conformité avec les profils définis pour chaque population", ajoute Marie-Paule Vincensini.
Le lien entre l'outil de gestion des frais professionnels (Carlabella) et le Self Booking Tool (Traveldoo) a permis l'optimisation du système des bons de mission
et celle de la validation des flux, le responsable hiérarchique ne validant plus qu'un seul document regroupant l'ordre de mission et le voyage.
Un accès simplifié au site de réservation (pas de double saisie du login) ainsi que l'intégration des données des systèmes de gestion (modules RH et achats) ont également été rendus possibles.
| "Nous avons eu un très fort taux d'adoption, proche des 90%" |
"Nous avons eu un très fort taux d'adoption, proche des 90%, de la part des collaborateurs. Au début, certains ont pu être un peu réticent mais ils ont compris l'utilité du système et les gains de temps générés. Afin de les accompagner dans ce changement, nous avons développé un plan de communication, via notre journal interne et notre outil intranet. Nous avons également mis en place un plan de formation adapté aux différents types de voyageurs.
Un challenge a même été organisé", complète Marie-Paule Vincensini.
Autres gains pour le constructeur automobile : l'augmentation de l'utilisation des compagnies sous contrat, un meilleur respect de la politique voyages définie au niveau de l'entreprise et une optimisation des coûts, notamment par le gain de temps et la visualisation des tarifs, un tarif négocié pouvant se révéler, à certains moments, plus cher que certains billets normaux. |
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