Courant 2004, Monceau Assurances s'interroge sur l'opportunité de déployer une solution de gestion électronique de documents (GED). La compagnie d'assurance entend se doter d'un outil d'archivage et de sécurisation des documents entrants, de type contrat d'assurance vie notamment.
En lien avec le cabinet de conseil Stream Consulting, la société commence par réaliser une étude d'opportunité. "Nous avons abouti à la conclusion que la GED devait être intégrée à nos processus de gestion pour être réellement efficace", Bruno Depeyre, Directeur de l'Organisation et des Systèmes d'information chez Monceau Assurances.
Eliminant d'emblée les plates-formes jugées trop complexes à installer, telles FileNet, la DSI centre son analyse de marché sur les produits basés sur le système Microsoft, avec pour objectif de disposer d'un socle évolutif et aisément intégrable avec ses programmes de gestion - reposant sur Windows.
Au terme de cette analyse, le groupe aboutit à la sélection des solutions de GED de Hummingbird et de Cincom. Pour les départager, il soumet les deux éditeurs à un exercice de maquettage, en leur demandant de réaliser un pilote, en un temps imparti, à partir d'un matériel fourni (serveur et scanner). "Il n'y avait pas photo. Hummingbird a su installer et paramétrer plus rapidement son application, tout en l'adaptant au regard du cahier des charges soumis", note Bruno Depeyre.
Au-delà d'une démonstration réussie, le responsable évoque également la capacité d'Hummingbird à mettre en oeuvre un environnement de GED intégré, en tirant parti d'un outil de capture tiers (Accent Capture de Kofax) côté acquisition, et en proposant une infrastructure de portail côté diffusion.
| "La prise en main de l'outil par nos équipes à été rapide", Bruno Depeyre (Monceau Assurances) |
L'applicatif est déployé et intégré aux processus de gestion par le département informatique avec l'aide d'Hummingbird. Un transfert de compétences est réalisé par l'éditeur sous forme de cessions de formation. "La prise en main de l'outil par nos équipes à été rapide. Les mécanismes d'intégration qu'il propose, par le bais d'ActiveX, sont assez simples à manipuler", commente Bruno Depeyre.
Le cheminement des documents au sein de la nouvelle plate-forme ? Lors de leur réception, ils sont associés à un code à barres. Un élément de reconnaissance permet ensuite, lors de la phase d'acquisition, de les associer automatiquement aux identifiants (type de contenu, etc.) nécessaires à leur indexation, mais également de les affecter à un processus de gestion particulier (souscription, gestion des rentes, etc.)..
Parmi les principaux apports du projet : l'archivage se révèle grandement optimisé grâce notamment au nouveau dispositif de référencement. Seuls les contenus contractuels restent basés sur des processus de manipulation papier. Etendue au traitement des documents sortant, la solution industrialise les mailings de demande d'nformations envoyés chaque année aux sociétaires, et automatise la prise en charge des réponses via le système de codes barres.
"L'application nous permet enfin de réduire les erreurs, tout en nous offrant de nouveaux points de contrôle pour repérer plus efficacement les éventuelles anomalies par le biais d'alertes, par exemple en cas de temps de traitement trop longs", ajoute le responsable.
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Le projet en bref
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Entreprise
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Monceau Assurances
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Secteur d'activité
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Assurance
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Solution de GED retenue
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Hummingbird DM
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Solution d'acquisition
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Accent Capture de Kofax
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Processus de gestion
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Développement spécifique en Visual Basic (Windows/SQL Server)
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Mise en production
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2004
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Dossier 
