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La reconnaissance vocale au service des médecins du CHU de Rouen
Une centaine de médecins et personnels soignants utilisent désormais les solutions Dragon Naturally Speaking pour rédiger leurs documents de travail. Un projet réussi malgré la peur des suppressions de postes.   (12/05/2006)
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Dossier Innovation
Le CHU de Rouen possède un parc informatique de 150 serveurs, pour 2 500 micro-ordinateurs. Un équipement qui permet aujourd'hui à toutes les secrétaires d'être équipées de PC. Confrontée à un problème récurrent d'engorgement des secrétariats, la direction informatique a lancé à titre expérimental un projet de reconnaissance vocale à la fin de l'année 2003.

"Dans les hôpitaux, l'engorgement des secrétariats peut avoir des conséquences importantes. Il s'écoule parfois un délai de deux semaines entre la saisie d'un diagnostic par exemple et sa consultation par l'ensemble des médecins. La surcharge de travail des secrétariats est causée par le processus de rédaction des comptes rendus. Les médecins établissent un rapport sous la forme d'une enregistrement audio qui est ensuite confié au secrétariat pour y être retranscrit", note Jean Claude Parenty, chef de projet au CHU de Rouen.

Une fois le rapport saisi sous la forme d'un fichier informatique, il doit être relu et validé par le médecin avant d'être disponible. En conséquence, l'usage de la reconnaissance vocale par les médecins allait permettre de soulager les secrétariats des tâches dactylographiques les plus lourdes.

"En 2004, l'outil Dragon Naturally Speaking était arrivé à une certaine maturité. Les micro-ordinateurs ont aussi connu un saut de performance qui justifiait l'investissement. Nous sommes restés prudents toutefois car d'autres CHU avaient tenté l'expérience et pour certains, la mise en place du logiciel s'était soldée par un échec", explique ainsi le chef de projet du CHU de Rouen.

Face aux problèmes humains que l'utilisation du logiciel pouvait engendrer, le centre hospitalier nomme une organisatrice chargée d'évaluer les impacts organisationnels du projet, au même niveau que le chef de projet. Cette personne évalue non seulement les conséquences de l'outil pour les médecins mais aussi pour les secrétaires afin de rassurer le personnel du CHU sur le devenir de ces métiers.

Un projet qui repose sur une base solide de volontaires

A la suite d'une première évaluation, le CHU de Rouen établit les conditions de la réussite du projet : il ne faut pas que la reconnaissance vocale fasse perdre du temps aux médecins, qu'elle ne leur soit pas imposée mais repose sur un groupe de volontaires, que les secrétaires soient impliquées dans ce changement, et que le logiciel soit simple à régler et à administrer. Un pilote est alors lancé sur une quinzaine de médecins motivés.

"Nous avons demandé aux volontaires de faire des chronométrages pendant l'implantation, avant et six mois après l'implantation. Ce sont les médecins et les secrétaires qui ont fait ces mesures, ce qui nous a permis de rendre plus objectif l'analyse de l'impact. Au bout de six mois, la moitié des médecins équipés continuaient de s'en servir", note Jean Claude Parenty.


Exemple d'utilisation de la reconnaissance vocale au sein du CHU de Rouen

Pour les médecins, la gestion du document entraîne une perte de temps moyenne estimée à 20%, mais avec des disparités très importantes selon le degré d'appropriation de l'outil et l'efficacité de la reconnaissance vocale sur la voix du médecin. Une fois le document vérifié par le médecin, celui-ci est transmis à la secrétaire qui le corrige, l'aménage et l'inclut dans le système d'information.

"Certains médecins ont pu diviser leur temps de dictée par deux. D'autres aux contraires ont vu les fautes générées par Dragon et se sont mis à les corriger à la place des secrétaires, ce qui leur a fait perdre du temps par rapport au dictaphone. Mais l'utilisation de la reconnaissance vocale s'est parfois élargie à l'ensemble de leurs documents personnels. Dans ces cas précis, Dragon diminue le temps de rédaction soumis à l'utilisation du clavier", souligne Jean Claude Parenty.

Le dictionnaire de spécialité pour gagner du temps

Le taux de reconnaissance des solutions donne globalement satisfaction. En 15 minutes, la plupart des médecins parviennent à fixer la reconnaissance vocale à 90% de réussite. Après quelques jours, ou quelques semaines selon les médecins, l'outil parvient à 95% de taux de réussite. Certains médecins arrivent même à un taux très proche des 100 % tandis que d'autres restent bloqués autour des 95 %.

"Nous avons fait l'acquisition d'un dictionnaire de spécialité pour gagner du temps, ce qui a été le cas. Certains tempéraments font aussi que la solution marche tout de suite, tandis que pour d'autres ce sera plus long. Il faut tenir compte de cette réalité là", affirme le chef de projet.


Les bilans après opération sont massivement consultés par les médecins

Au terme des six mois, le processus a été élargi au service d'anatomie / pathologie où le rendu a été jugé excellent. Toujours sur la base du volontariat d'autres médecins se sont équipés en solution Dragon, après l'accord de la direction générale. "Le retour sur investissement était de l'ordre d'un an, ce qui prend en compte le temps consacré aux médecins qui - finalement - n'utilisent pas la solution. L'investissement atteint 1 500 euros par poste", rappelle Jean Claude Parenty.

Aujourd'hui, le CHU de Rouen compte une centaine d'utilisateurs réguliers de la solution de reconnaissance vocale. Le principe est même en train d'être élargi à la dictée vocale pour simplifier le travail des médecins. Avec ce nouvel outil, il pourra transmettre son empreinte vocale et ses documents audios à une secrétaire qui laissera ensuite l'outil analyser la voix et retranscrire le texte.

Un élargissement possible vers la dictée vocale
L'empreinte vocale nécessite 30 minutes de réglages au début de la part du médecins et éventuellement un travail d'adaptation par la secrétaire ensuite pour corriger les erreurs du logiciel. Son élargissement est encore soumis aux résultats obtenus à partir des premières évaluations.

"Il a fallu gérer la crainte de la suppression de postes, une crainte réelle des secrétaires lors des sites pilotes. Si nous avions échoué là, le projet aurait été un échec à tous les points de vue car les médecins souhaitaient que les secrétaires soient parties prenantes au projet. Or, au bout de six mois, les secrétaires étaient ravies. Nous avions réussi à les convaincre que le travail de dactylo pouvait être remplacé par des fonctions plus valorisantes", se rappelle Jean Claude Parenty.

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"Dans le premier site pilote, une des secrétaires avait un bébé. Elle a pu reprendre son travail à 80% d'un temps complet grâce à la reconnaissance vocale. Elle réalise le même travail qu'avant mais cela lui prend une journée de moins par semaine pour le faire", ajoute le chef de projet du CHU de Rouen.

Le projet en bref
Organisme
CHU de Rouen
Secteur d'activité
Santé
Type de projet
Reconnaissance vocale
Solution retenue
Dragon Naturally Speaking
Date de lancement du projet
Fin 2003
Mise en production
mi 2004
Coût de la solution
1500 euros / poste
Yves DROTHIER, JDN Solutions Sommaire Intranet-Extranet
 
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