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| Sommaire Intranet-Extranet |
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| Un outil de GED au service de la convergence informatique |
| La solution de GED Livelink d'Open Text a été déployée comme première brique d'un projet de convergence lancé par la fédération AGIRC-ARRCO. Un projet mené par la caisse de retraite Réunica-Bayard.
(27/06/2006) |
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L'AGIRC-ARRCO est la fédération des institutions de retraite complémentaire des salariés et des cadres. A l'occasion du lancement de son programme "Convergence Informatique" - dont le but est d'harmoniser à l'horizon 2012 l'ensemble du système d'information de la fédération -, chacune des institutions qui la composent s'est vu confier une des briques du projet.
Face au nombre d'acteurs impliqués, un système de gestion documentaire est tout de suite apparu comme indispensable. Parce qu'elle réfléchissait elle-même à un outil de GED, la caisse de retraite Réunica-Bayard s'est portée volontaire pour la mise en place de cette première brique du projet.
Un GIE - Systalians - a été créé à cette occasion. Trois éditeurs ont été consultés et c'est finalement la solution Livelink du Français Open Text qui a été retenue en octobre 2005.
Christian Fiocconi, responsable architecture support et intégration de Systalians, explique son choix : "Livelink proposait à la fois une base fonctionnelle très complète - traçabilité des cycles d'approbation, respect des bonnes pratiques de gestion documentaire, structuration souple des espaces de classement - et une possibilité de développement spécifique très rapide".
Trois mois ont ainsi suffi aux opérations de spécification et de validation de l'extranet, dont la première version a été livrée en janvier 2006, conformément aux souhaits du GIE.
| Pour réspecter l'échéance, quelques fonctionnalités ont été écartées |
"Pour répondre à cette échéance rapprochée, quelques fonctionnalités ont été écartées", précise le responsable du projet qui ajoute : "des évolutions d'ordre ergonomique seront intégrées dans une version prévue pour l'automne prochain". Au total, l'extranet aura nécessité 175 jours / hommes (dont 60 jours pour les ingénieurs d'Open text) pour sa première version.
A la mi-janvier, l'extranet était accessible aux utilisateurs, dont la formation a été assurée par des "formateurs-relais" plus proches du terrain. "L'outil a reçu un excellent accueil de la part des utilisateurs grâce à la simplicité de la solution : seuls deux écrans sont par exemple nécessaires à la création et au lancement du cycle d'approbation d'un document", se réjouit Christian Fiocconi
Aujourd'hui, l'extranet recense environ 500 documents générés par 400 lecteurs / contributeurs,
grâce à une cinquantaine de connexions quotidiennes. Ces chiffres devraient progresser parallèlement à l'avancement du programme de convergence informatique. Selon le responsable, Livelink n'a pas alourdi la charge réseau et les temps de réponse (de l'ordre de 2 à 3 secondes pour charger la page d'accueil).
De son côté, et dans le cadre de l'uniformisation des systèmes d'information de Réunica et Bayard récemment fusionnés, Systalians s'apprête à lancer un programme de gestion documentaire en interne dans le courant de l'été.
Le projet est d'une toute autre ampleur : l'intranet sera ainsi accessible aux 2 300 collaborateurs du groupe (répartis dans toute la France) et devra gérer, dès le départ, plus de 20 000 références documentaires.
"Notre expérience avec Livelink et son éditeur Open Text nous a convaincus d'opter pour la même plate-forme", s'enthousiasme le responsable du projet. L'occasion d'un prochain retour d'expérience...
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