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| La dématérialisation, pierre angulaire de la GED |
| La gestion électronique de documents va bien au-delà des documents électroniques natifs. La dématérialisation en est devenue un enjeu majeur.
(27/09/2006) |
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Intégrer dans sa gestion électronique de documents un fichier numérique natif est la partie émergée de l'iceberg. Sous la surface se cachent les documents plus anciens et tous ceux dont l'existence papier est encore indispensable.
Bien choisir sa politique de numérisation est donc devenue une préoccupation clé des entreprises.
Transposer des documents papier sur un support alternatif n'est pas une idée nouvelle : les microfilms et microfiches étaient parmi les solutions les plus répandues... sur support analogique. "C'est un marché toujours existant mais clairement stagnant", explique Valérie Lagarrigue, responsable des systèmes de gestion du document et de l'image chez Canon France.
Car depuis une dizaine d'années, la numérisation a fait son entrée sur le marché. "Le premier scanner de production a fêté son dizième anniversaire en juin dernier", se souvient Valérie Lagarrigue. Les scanners ont beaucoup évolué depuis et peuvent traiter jusqu'à 200 pages à la minute (recto et verso, soit 400 images) pour les plus performants.
Avant de se lancer dans la numérisation de ses archives, la première étape, indispensable, est de procéder à une analyse de son fonds documentaire afin d'estimer ses besoins. Quantité, bien sûr, mais aussi qualité d'impression (constraste par exemple), formats et types de supports ou... présence d'agrafes.
"Le temps de préparation est un coût-homme substantiel dans la dématérialisation, explique la responsable. En revanche, un tri par format n'est pas forcément nécessaire : les chargeurs sont notamment capables de gérer les différences de taille et d'épaisseur de supports".
| D'une simple prise de vue à une analyse automatique des documents |
Dans un second temps, et en fonction des résultats de l'analyse du fonds documentaire, l'entreprise peut décider de numériser tout son passif documentaire ou de mettre en place la numérisation à une date donnée, pour les futurs documents.
Pour Valérie Lagarrigue, tout est question de quantité, de fréquence de consultation et de métier : "Un notaire et un plombier ne traitent pas la même quantité de documents et n'ont pas les mêmes besoins en termes de consultation. Dans de nombreux cas, une reprise de données sur une ou deux années est suffisante".
Aujourd'hui, la numérisation peut aller bien au-delà de la simple "prise de vue" d'un document. Associé à un logiciel d'IDR (Intelligent Document Recognition), le scanner peut accomplir des petits miracles en automatisant la numérisation, depuis la lecture jusqu'à l'indexation du document dans la base documentaire.
En amont, la reconnaissance automatique de documents (RAD) va reconnaître le modèle associé au document numérisé. "Cette première étape permet de localiser les informations nécessaires à l'indexation du document", explique Jean-Luc Jouhannaud, directeur commercial de Locarchives.
| Format et supports, piliers de la conservation |
La lecture
automatique (LAD) prend alors le relais grâce à une reconnaissance des caractères dactylographiés et/ou manuscrits. "Nous obtenons un taux d'erreur de l'ordre de 1 à 5 %, rectifié par vidéocodage, qui nécessite une intervention humaine", poursuit le directeur commercial.
Une fois numérisés, reste à déterminer le mode de stockage des documents. Le format d'abord : l'utilisation d'un format ouvert est indispensable pour un archivage légal. Il garantit notamment la relecture du document à long terme : c'est le cas du PDF-A, normalisé ISO.
Support physique ensuite. Encore une fois, tout est question de besoin. Les documents dont la consultation est régulière devront rester accessibles facilement : pour ceux-là, le choix d'un stockage sur serveur s'impose.
D'autres, en revanche, dont la conservation est une obligation légale par exemple
et dont la consultation n'est que très exceptionnelle, pourront être stockées sur CD. Dans tous les cas, deux précautions valent mieux qu'une et la duplication des données s'est souvent révélée salvatrice.
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