Pour dépenser les deniers de leurs administrés, les administrations et établissements publics soumis au code des marchés publics doivent procéder à un certain formalisme.
Ils sont soumis à l'obligation de lancer un avis d'appel public à la concurrence, plus ou moins encadré en fonction du montant. L'objectif étant de trouver le meilleur rapport prestation/coût, pour une gestion optimisée des fonds publics.
Historiquement publiés sur des parutions d'annonces officielles (bulletin officiel des annonces de marchés publics, journal officiel de l'Union Européenne, etc), les avis d'appel public à la concurrence sont, depuis plusieurs années déjà, accessibles en ligne sur des portails spécialisés ou sur le site de la collectivité concernée.
Les candidatures et les offres des entreprises peuvent quant à elles être soumises sous format électronique depuis le 1er janvier 2005, sans obligation. A compter du 1er janvier 2010, la collectivité pourra en revanche imposer la réponse électronique.
"Cette nouvelle mesure a fait son apparition dans le décret du 1er août 2006, qui est venu renforcer le rôle de la dématérialisation
dans les procédures de marchés publics", explique Olivier Demilly, délégué général adjoint de ChamberSign France. Et le raccourcissement des délais devrait corroborer l'usage de la réponse électronique d'ici l'échéance 2010.
 Pour donner valeur probante à leurs candidatures, les entreprises doivent, comme pour la procédure papier, signer leurs offres. Elles doivent pour cela être en possession d'un certificat électronique délivré par un tiers de confiance, référencé par l'Etat.
"Une dizaine de tiers de confiance, dont ChamberSign, est actuellement
en mesure de délivrer ces certificats, qui peuvent prendre la forme d'une clé USB, d'une carte à puce voire d'un certificat logiciel. Mais nous ne recommandons pas cette dernière forme", commente Olivier Demilly.
Qui poursuit : "Une fois acquis, le certificat électronique peut être utilisé de façon illimitée pour un coût mensuel inférieur à celui d'un Chronopost, tout un offrant une sécurité bien supérieure au dépôt papier."
En effet, les documents fournis à la collectivité sur la pate-forme de dépôt sont chiffrés par la clé publique du répondant et stockés dans un coffre-fort électronique. Ils ne pourront ensuite être décryptés que par la personne habilitée à ouvrir les plis. L'horodatage de toutes les actions sur les documents permet en plus de s'assurer du respect des délais de la procédure".
"Les procédures électroniques représentent 5 à 6% de l'ensemble"
(O.Demilly - ChamberSign)
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De son côté, la collectivité dispose également d'un certificat électronique qui lui permet de communiquer, de façon sécurisée, avec les candidats sur des questions et précisions dont elle pourrait avoir besoin pour sa prise de décision. En fin de procédure, son certificat lui servira également à signer l'acte d'engagement électronique avec l'entreprise retenue.
Si l'échéance 2010 paraît proche, la procédure dématérialisée est encore loin de faire l'unanimité. "Les collectivités ne communiquent pas toujours [Ndlr : dans leurs appels d'offre] de façon très claire, parfois par manque de maîtrise technique, sur la manière de répondre électroniquement à leurs appels d'offre", regrette Olivier Demilly.
De fait, les procédures électroniques n'ont représenté que 2 à 3% des candidatures en 2005 et atteindront 5 à 6% cette année. Si cette proportion semble encore faible, sa croissance est très encourageante.
Et certaines initiatives devraient rapidement porter leurs fruits : c'est le cas du portail régional e-Bourgogne qui
recense tous les appels d'offre de la région, tout en offrant une plate-forme de dépôt de candidatures aux entreprises. Des projets similaires ont également vu le jour en Vendée, dans le Rhône ou encore en Loire-Atlantique.
Se pose enfin le problème de la "fracture numérique". En effet, si l'accès à l'Internet haut débit n'est plus un souci dans les grandes métropoles, c'est loin d'être le cas partout sur le territoire. "C'est encore un problème mais les infrastructures évoluent très vite", rassure le délégué régional de ChamberSign.
Quoiqu'il en soit, une évangélisation des technologies, à la fois auprès des collectivités et des entreprises, semble encore nécessaire pour une généralisation de la dématérialisation des procédures de marchés publics.
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