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ERP : bénéfices et pièges croisés de la montée de version
La mise en œuvre d'un projet de montée de version est plus délicate qu'il n'y parait. Et les politiques de maintenance des éditeurs demeurent à double tranchant.   (01/12/2006)
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Confrontée un jour ou l'autre à la montée de version de tout ou partie de ses progiciels de gestion intégrée (PGI), l'entreprise doit tout mettre en œuvre afin de sécuriser au maximum cette phase, plus délicate qu'il n'y paraît.

Quelle que soit la taille de l'entreprise, un projet de montée de version de PGI sera tout d'abord envisagé en fonction de la criticité de ses processus métiers.

"Si la montée de version technique doit être perçue comme un moyen de maintenir la performance d'un système, la montée de version fonctionnelle, elle, sera envisagée pour apporter une valeur ajoutée aux besoins métiers", détaille Claude Quelennec, directeur associé chez Capgemini Consulting.

La montée de version sera d'abord prioritairement dictée par la nécessité de prise en compte des évolutions réglementaires, dans le domaine des ressources humaines (déclaration automatisée des données sociales unifiée...) comme de la finance ou la comptabilité (normes IAS/IFRS...).

Toutefois, les entreprises peuvent être incitées par les éditeurs à réaliser d'autres montées de version - majeures ou non - selon des fréquences qui varient, en fonction des éditeurs, du simple au double.

"Nous recommandons à nos clients de monter de version tous les 18 mois"
(Henri Stuckert - Eurêka Solutions)
"Si le contrat de maintenance prévoit un accompagnement des clients tout au long de la durée d'utilisation de leurs progiciels, nous leurs recommandons cependant d'accepter les montées de version réalisées tous les 18 mois", indique Henri Stuckert, président d'Eurêka Solutions et de Galion Solutions.

Autre éditeur, autre son de cloche :"nous ne poussons pas nos clients à effectuer une montée de version, d'autant que nous assurons un contrat de maintenance illimité dans le temps pour l'ensemble de nos progiciels de gestion intégrée", affirme Loïc Foucault, directeur des ventes chez Oracle Consulting.

Mais qu'ils se laissent tenter par une montée de version stratégique ou non, les clients sont confrontés aux mêmes types de risque et doivent, en conséquence, être au fait de plusieurs points de vigilance. Tout d'abord, il ne faut pas perdre de vue qu'un projet de montée de version dépendra essentiellement de la maturité des entreprises et de leurs expériences passées en la matière.

Une fois surmontées les premières éventuelles déconvenues, liées par exemple à la perte de données, encore faut-il s'assurer que le projet de montée de version mené par l'entreprise ne soit pas handicapé par d'éventuels développements spécifiques effectués depuis la mise en place initiale du PGI.

Les gains à la montée de version sont également financiers
"Le risque pour le client est d'avoir fait évoluer son progiciel en rajoutant plusieurs couches de développements spécifiques qui viendront alourdir la charge de travail dans le cadre de sa montée de version", précise Claude Quelennec.

De même, il apparaît essentiel de veiller à la continuité de son interopérabilité avec les autres applicatifs et/ou briques du système d'information de l'entreprise.

Ce n'est qu'une fois maîtrisés ces paramètres que l'entreprise pourra savourer les fruits de ses efforts. Et pas seulement en termes de stabilité et de mise en production de nouveaux modules fonctionnels, mais également d'un point de vue financier.

"Le coût de maintenance des progiciels évolue tellement en fonction de leur longévité, qu'il est préférable de procéder aux montées de version dès que l'éditeur en offre la possibilité. Accepter la montée de version devient donc un levier de réduction des coûts à part entière", analyse Jacques Abdo, manager et directeur de mission spécialisé dans les PGI chez Euriware.

Et de préciser : "l'analyse du périmètre de la montée de version est de toute façon recommandée pour éviter les risques de blocages opérationnels, tout comme l'implication des opérationnels et la réalisation d'une phase de test et de recettage".

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Parmi les autres conseils avancés par les éditeurs et les sociétés de services pour mener sans mauvaise surprise son projet de montée de version, l'accompagnement du changement apparaît comme une règle d'or. Elle pourra en outre être complétée, à l'image de ce que propose Oracle, par d'autres dispositifs.

"Nous accompagnons la montée de version de nos clients en employant une méthodologie spécifique, en procédant à des opérations de conduite de changement mais également par la mise à disposition de plans d'enseignements, d'aides en ligne ou encore de procédures de paramétrages", signale ainsi Loïc Foucault.

Dominique FILIPPONE, JDN Solutions
 
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