Confrontée
un jour ou l'autre à la montée de version de tout ou partie de ses
progiciels de gestion intégrée (PGI), l'entreprise doit tout mettre
en œuvre afin de sécuriser au maximum cette phase, plus délicate
qu'il n'y paraît.
Quelle que soit la taille de l'entreprise, un
projet de montée de version de PGI sera tout d'abord envisagé en
fonction de la criticité de ses processus métiers.
"Si
la montée de version technique doit être perçue comme un moyen de maintenir la
performance d’un système, la montée de version fonctionnelle, elle, sera envisagée
pour apporter une valeur ajoutée aux besoins métiers", détaille Claude
Quelennec, directeur associé chez Capgemini Consulting.
La montée
de version sera d'abord prioritairement dictée par la nécessité
de prise en compte des évolutions réglementaires, dans le domaine des ressources humaines (déclaration automatisée des données
sociales unifiée...) comme de la finance ou la comptabilité (normes IAS/IFRS...).
Toutefois,
les entreprises peuvent être incitées par les éditeurs à
réaliser d'autres montées de version - majeures ou non - selon des
fréquences qui varient, en fonction des éditeurs, du simple au double.
"Nous
recommandons à nos clients de monter de version tous les 18 mois"
(Henri Stuckert - Eurêka Solutions) |
"Si le contrat de maintenance prévoit un accompagnement des clients
tout au long de la durée d'utilisation de leurs progiciels, nous leurs
recommandons cependant d'accepter les montées de version réalisées
tous les 18 mois", indique Henri Stuckert, président d’Eurêka Solutions et
de Galion Solutions.
Autre éditeur, autre son de cloche :"nous
ne poussons pas nos clients à effectuer une montée de version, d’autant que nous
assurons un contrat de maintenance illimité dans le temps pour l'ensemble de nos
progiciels de gestion intégrée", affirme Loïc Foucault,
directeur des ventes chez Oracle Consulting.
Mais qu'ils se laissent
tenter par une montée de version stratégique ou non, les clients
sont confrontés aux mêmes types de risque et doivent, en conséquence,
être au fait de plusieurs points de vigilance. Tout d'abord, il ne faut
pas perdre de vue qu'un projet de montée de version dépendra essentiellement
de la maturité des entreprises et de leurs expériences passées
en la matière.
Une fois surmontées les premières éventuelles déconvenues, liées par exemple à la
perte de données, encore faut-il s'assurer que le projet de montée
de version mené par l'entreprise ne soit pas handicapé par d'éventuels
développements spécifiques effectués depuis la mise en place
initiale du PGI.
| Les
gains à la montée de version sont également financiers |
"Le risque pour le client est d’avoir fait évoluer son progiciel
en rajoutant plusieurs couches de développements spécifiques qui viendront alourdir
la charge de travail dans le cadre de sa montée de version", précise
Claude Quelennec.
De même, il apparaît essentiel de veiller
à la continuité de son interopérabilité avec les autres
applicatifs et/ou briques du système d'information de l'entreprise.
Ce
n'est qu'une fois maîtrisés ces paramètres que l'entreprise
pourra savourer les fruits de ses efforts. Et pas seulement en termes de stabilité
et de mise en production de nouveaux modules fonctionnels, mais également
d'un point de vue financier.
"Le coût de maintenance des progiciels
évolue tellement en fonction de leur longévité, qu'il est
préférable de procéder aux montées de version dès
que l'éditeur en offre la possibilité. Accepter la montée de version
devient donc un levier de réduction des coûts à part entière", analyse Jacques
Abdo, manager et directeur de mission spécialisé dans les PGI chez Euriware.
Et
de préciser : "l’analyse du périmètre de la montée de version
est de toute façon recommandée pour éviter les risques de blocages
opérationnels, tout comme l'implication des opérationnels et la réalisation
d'une phase de test et de recettage".
Parmi les autres conseils avancés par les éditeurs et les
sociétés de services pour mener sans mauvaise surprise son projet
de montée de version, l'accompagnement du changement apparaît comme
une règle d'or. Elle pourra en outre être complétée,
à l'image de ce que propose Oracle, par d'autres dispositifs.
"Nous
accompagnons la montée de version de nos clients en employant une méthodologie
spécifique, en procédant à des opérations de conduite
de changement mais également par la mise à disposition de plans d’enseignements,
d'aides en ligne ou encore de procédures de paramétrages", signale ainsi Loïc
Foucault.
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