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| Le comité
de pilotage, fragile pièce maîtresse des projets intranet |
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décisionnaire de premier plan, le comité de pilotage intranet ne se crée pas sans difficulté. De plus, toutes les entités
métier n'ont pas pour vocation à y être représentées.
(15/12/2006)
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Qu'ils soient orientés
applications métiers et collaboratif ou bien tournés vers l'information
et la communication, les intranets sont au fil du temps devenus incontournables
dans la vie de l'utilisateur. Leur succès ? Ils le doivent en
partie au travail de fond réalisé par les comités de pilotage
intranet.
Véritables instances décisionnaires définissant
et validant les grandes orientations en matière d'applications et de procédures
internes dématérialisées, leur légitimité n'apparaît
cependant jamais acquise en début de projet, mais semble se gagner sur
la durée.
"Pour que le
projet intranet soit d'abord un projet d'entreprise, il est indispensable qu'un
sponsor issu directement du comité de direction de l'entreprise recherche dans
chaque entité et service de l'entreprise celui qui contribuera le mieux à la réalisation
des objectifs généraux du projet", fait savoir Frédéric Alin, manager business
consulting au sein de la SSII Sopra Group.
Ainsi, les responsables métiers
pourront - dès le départ ou non - faire partie de ces comités.
Par exemple, il n'est pas rare que plusieurs directions comme les ressources humaines,
ou bien celles du commercial, de la finance ou encore de la production, y soient
représentées. Sans pour autant être réunies en même
temps.
La présence des directions métiers en comité de pilotage est cependant
loin d'être systématique : "ce n'est pas parce qu'elles ont développé un
site ou une application intranet dans leur coin que les directions métiers
feront automatiquement partie du pilotage du projet intranet", concède
Frédéric Alin.
"DSI
et directeur de la communication sont les piliers du comité de pilotage"
(Frédéric Alin - Sopra Group) |
Pourtant loin de se préoccuper uniquement des arbitrages en termes
de ligne éditoriale et de choix techniques, les comités de pilotage
comporteront a minima les responsables et directeurs de la communication et des
systèmes d'information.
"Ils apparaissent comme les piliers
de ces comités, étant au carrefour des projets d'évolution des environnements
de travail et de la communication d'entreprise", poursuit Frédéric Alin.
La
constitution d'un comité de pilotage apparaît toutefois déterminée
par la nature même du projet intranet de l'entreprise : "S'il n'est
pas nécessaire pour une simple mise en ligne d'un journal interne, le comité
de pilotage sera indispensable lorsque le projet intranet nécessitera de faire
collaborer plusieurs services différents, comme dans le cas de la mise en place
de portails métiers ou collaboratifs", prévient Valéry-Xavier
Lentz, chef de projet au sein de l'agence Web Churchill.
Autre élément
déterminant à la présence ou non d'un comité de pilotage
intranet, le besoin d'élaborer une politique de gestion du changement forte.
Mais il arrive cependant que cette nécessité se révèle
moins forte dans certains cas de figure.
"Les entreprises
du secteur industriel ont davantage d'affinités que d'autres en termes de collaboration
par un usage très répandu de Lotus Notes, qui a contribué
à conférer aux utilisateurs un niveau de maturité supplémentaire
et mieux leur faire appréhender le changement", analyse Valéry-Xavier
Lentz.
Outre la nature de la composition des comités de pilotage, il ne
faut pas perdre de vue que le nombre de leurs représentants peut aussi s'avérer
un frein à leur efficacité. "Avec un nombre de participants
supérieur à 10, on s'expose à des risques de blocage et d'absence
de décision consensuelle, tandis que peut apparaître un phénomène de dilution
des responsabilités et de manque de mobilisation", avertit Frédéric Alin.
Le
comité de pilotage intranet ne demeure pas non plus la seule instance maîtresse
à bord et responsable de la destinée de l'intranet. Elle devra également
vivre en bonne intelligence avec d'autres comités, aussi bien éditoriaux
et consacrés à la gestion de l'information et à l'animation,
que techniques, et pilotés directement par la DSI.
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Dossier 
