La mairie de Valence implique ses agents contre le Spam

Ville de 65 000 habitants, Valence possède une mairie comptant 1 600 collaborateurs. Parmi eux, 700 utilisateurs "informatiques" consomment de la messagerie électronique, application la plus utilisée par les agents. Le parc se répartit sur une quarantaine de sites. Il se compose de postes sous Windows 2000 et XP et d'une trentaine de serveurs en Windows 2000 et 2003.

"Depuis quelques années, et jusqu'à ces derniers mois, les messages non sollicités proliféraient de manière exponentielle dans les messageries de nos agents. Entre 40 et 50% de nos messages étaient du spam, soit près de 15.000 sur les 30.000 que nous recevons chaque jour. Ce chiffre a même atteint 60% fin 2006. Les utilisateurs se plaignaient tous les matins du problème et du nombre croissant d'emails en anglais dont ils étaient les destinataires", relate Thierry Panalier, responsable des systèmes d'information à la mairie de Valence.

C'est la solution MailInBlack sur appliance qui est finalement retenue et dans un premier temps déployée sur un périmètre de test de 20 utilisateurs. "La principale différence de MailInBlack par rapport à ses concurrents est de savoir faire preuve d'un raisonnement. Elle ne s'appuie en effet pas sur des listes noires ou blanches mais sur un système d'authentification des expéditeurs. Cette souplesse du paramétrage, prise en main par chaque utilisateur, permet à chacun d'avoir des filtres en rapport avec ses besoins", insiste Thierry Panalier.

Chaque expéditeur adressant un email à l'un des agents de la marie de Valence doit avant tout s'authentifier. Ainsi, lorsqu'il expédie un message, un système à base de reconnaissance de caractères lui demande de saisir une combinaison. Un procédé déjà utilisé sur des services en ligne, dont les webmails, et qui permet d'éliminer les robots de spam.

Pour une raison de souplesse, un même destinataire n'a besoin de s'authentifier qu'une unique fois auprès d'un destinataire. Celui-ci peut néanmoins accéder au dossier de quarantaine et enregistrer comme légitimes des messages qui y seraient résidents. Le boîtier antispam garde ainsi en mémoire les messages des 30 derniers jours dans la quarantaine. Un délai suffisant pour permettre de corriger les faux positifs.

Passée la phase de test, le département informatique décide de ne pas déployer l'application auprès de l'ensemble des agents, mais uniquement auprès de ceux en faisant la demande. Certains d'entre eux ne sont en effet que des utilisateurs occasionnels de la messagerie et peu ou pas concernés par le spam. Suite à l'information faite dans l'intranet, déjà 300 licences ont été souscrites. Le responsable du SI table à terme sur un taux d'utilisation de deux tiers des agents.

Nous avons mis à disposition un document PDF de présentation de l'outil afin de faciliter une prise en main rapide. Chacun peut ainsi, s'il juge le paramétrage par défaut de l'administrateur trop ou pas assez restrictif, le personnaliser grâce à une interface accessible. En reportant en partie la responsabilité du filtrage sur l'utilisateur, il a en outre été possible de décharger l'administrateur, apprécie Thierry Panalier.

Celui-ci reconnaît toutefois avoir éprouvé quelques appréhensions à impliquer les agents dans le processus. Les retours seraient pour l'heure positifs, en partie grâce à une phase de communication importante de la direction informatique pour présenter les bénéfices du système et minimiser l'investissement requis de la part de chacun des utilisateurs.