Le support papier, insoupçonné vecteur de promotion de l'intranet

Implémenter son intranet, c'est bien. Mais porter son existence à la connaissance de l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise, c'est encore mieux.

Car avant d'envisager l'adhésion (massive) de ces derniers à son intranet, encore faut-il recourir - et le plus en amont possible - aux techniques de teasing adéquates pour attiser suffisamment leur curiosité.

Alors qu'il existe pléthore de techniques de teasing, ces dernières pourront en tout cas être déployées dans deux cas de figure. Non seulement dans le cadre du lancement d'un premier intranet, mais également pour annoncer sa refonte en profondeur ou la mise à disposition de nouvelles fonctionnalités, dans le domaine du collaboratif (blog, vidéoconférence, messagerie instantanée…), des procédures RH en ligne (gestion des RTT, notes de frais…) ou encore du partage des connaissances.

"Les journaux internes, l'e-mailing ou encore les newsletters électroniques sont les principaux vecteurs de communication interne utilisés pour annoncer le lancement d'un intranet", fait savoir Olivier Lemaitre, directeur de la société de services Atragene Conseil.

Mais alors qu'il n'est pas rare de voir les collaborateurs tenus en haleine jusqu'au jour J du lancement de l'intranet par l'envoi de courriers électroniques respectant un méthodique compte à rebours, la communication sur papier semble plus que jamais tirer son épingle du jeu face aux supports dématérialisés de communication.

"Nous avons envoyé sur chaque site plusieurs dépliants leaflet A4 vertical plié en trois, reprenant la charte graphique de l'intranet, et expliquant dans les grandes lignes à quoi allait servir l'outil, et quelles seraient les fonctionnalités disponibles ; le succès a été au rendez-vous et nous avons été amenés à le diffuser encore plus largement", se réjouit Patrick Barrabé, chargé de projet intranet chez Jardiland.

En plus de la communication papier, d'autres techniques inattendues pourront d'ailleurs être mises en oeuvre. Plus originaux que les questionnaires visant à sonder les attentes des utilisateurs envers leur nouvel outil, quiz et autres jeux-concours semblent ainsi constituer des techniques de teasing à part entière avec lesquelles il faut dorénavant compter.

"Au lancement de notre intranet, nous avions organisé un concours primé pour trouver le nom de l'intranet, sur l'ensemble de l'entreprise qui a permis de dégager plusieurs noms, tandis qu'un second scrutin a été organisé pour lequel les utilisateurs ont massivement votés pour élire le nom le plus emblématique de l'outil", poursuit Patrick Barrabé.

Au travers de la mise en place des techniques de teasing, l'entreprise compte avant tout s'assurer très tôt de l'adhésion du collaborateur pour mieux l'impliquer à ses évolutions futures. Notamment en termes de partage d'expériences et de contributif.

"A l'instar de ce qui est mis en place sur les sites e-commerce avec le partage des listes de choix et de préférences des internautes, nous avons adapté ce principe de recommandation, de partage d'avis et d'opinion entre collaborateurs pour les contenus publiés dans l'intranet", indique Joël Royer, chef de projet intranet au sein de SNCF Infrastructure.

Donner la possibilité au collaborateur de s'investir dès la naissance (voire la gestation) de l'intranet, semble constituer à ce titre l'une des pierres angulaire participant à la stabilité de l'édifice intranet.

"Alors que la communication est nécessaire pour faire vivre son canal d'information interne, il convient quand même de rester vigilant sur la qualité, la périodicité et la proportion des moyens de teasing à mettre en œuvre pour accompagner le lancement ou la refonte de son intranet", prévient toutefois Olivier Lemaitre.