Reporting Excel : opportunité ou épine dans le pied ?
Le tableur Excel est assurément l'une des plus vielles marmites décisionnelles. Appréciée tant pour sa facilité de prise en mains que sa puissance fonctionnelle, cette brique clé du pack Office est aujourd'hui présente dans (presque) toutes les entreprises.
Conscients de cette place de choix faite à Excel, les éditeurs de solutions BI ne se privent d'ailleurs pas pour proposer des offres permettant d'exécuter des analyses avancées sur des données multidimensionnelles OLAP depuis Excel. C'est le cas de SAP-BO avec SAP BusinessObjectus Analysis, Edition pour Microsoft Office, ou encore d'IBM avec Cognos Analysis pour Microsoft Excel.
"Les solutions BI du marché prévoient la possibilité d'exploiter les données finales sous des formats Excel mais la partie basse de la collecte tout comme la fiabilisation des données seront réalisées dans la solution décisionnelle à proprement parler", explique Réda Gomery, directeur du consulting BI chez Keyrus.
"Une extension dans Excel permet d'attaquer des cubes OLAP" (Olivier Marquis - Ouest Decision)
D'autres éditeurs, comme le Français ReportOne avec sa technologie MyReport, permettent par ailleurs de construire des requêtes, de les mettre à jour, de les publier dans Excel, mais aussi d'obtenir des tableaux de bord (volumes de ventes, d'heures de présence...) facilement exploitables pour les directions métiers. Et ce n'est pas tout.
"Une extension dans Excel permet même d'attaquer des cubes OLAP, mais nécessite pour cela d'avoir mis en place un système d'entrepôt de données, par exemple basé sur SQL Server", précise également Olivier Marquis, directeur associé du cabinet Ouest Decision.
Souvent utilisé par les directions fonctionnelles, en particulier les directions financières - et tout particulièrement par le contrôle de gestion - le tableur Excel est très utilisé pour rapprocher, agréger et consolider des données. Mais également effectuer des analyses par croisements dynamiques. Attention toutefois à ce que l'utilisation d'Excel ne se fasse pas au détriment d'une exploitation efficace des données décisionnelles.
Les macros Excel à l'épreuve de l'exploitation et de la maintenance
"Certaines entreprises sont allées très loin en implémentant des macros Excel pour effectuer des traitements variés couplés à des bases de données Access, mais dont la gestion, au final, peut s'avérer très complexe : que se passera-t-il si la personne qui les a créés ou maintenus quitte l'entreprise ?", prévient Réda Gomery.
"Il faut se méfier d'un usage intensif d'Excel qui peut générer des biais dans la capacité de l'organisation à partager des informations cohérentes et fiables entre plusieurs utilisateurs", poursuit le directeur du consulting BI de Keyrus. "Ce tableur peut ne pas être adapté dans un contexte de croissance de la cadence des reportings, des besoins de personnalisation et plus globalement dans une logique d'industrialisation des informations décisionnelles".