Qui utilise Slack en France ? Birdly : des robots pour faciliter la vie au bureau
Créée en 2014 par trois jeunes ingénieurs, Birdly développe une application mobile qui permet de gérer ses notes de frais tout simplement en les prenant en photo. L'application compile l'ensemble des notes de frais de l'utilisateur et, après analyse OCR, envoie un fichier Excel avec dates, bénéficiaires et montants. "Nous faisons tous trois partie de cette génération frappée de phobie administrative", avoue Quang Hoang, co-fondateur et PDG de Birdly. "Devoir remplir des papiers nous ennuie, de même que d'avoir à faire des notes de frais, c'est la raison pour laquelle nous nous sommes attelé au problème." Le résultat, c'est l'application Birdly.
"Une colonne vertébrale de l'entreprise"
Ce que ne dit pas le co-fondateur de Birdly, c'est que les e-mails l'ennuient tout autant. Même Yammer, qu'il a eu l'occasion d'utiliser chez Total, est jugé par le jeune entrepreneur comme un outil trop compliqué... C'est en mars 2014 qu'il découvre Slack, et la solution est immédiatement adoptée par l'équipe de Birdly. Là encore, la rapidité de mise en place de l'outil a séduit les trois dirigeants de même que la possibilité de segmenter les échanges avec, d'un côté, un groupe privé pour les fondateurs, un groupe pour le marketing, ou encore un groupe créé pour l'équipe projet.
"Slack est devenu la colonne vertébrale de l'entreprise" résume Quang Hoang. Et ce n'est pas qu'une figure de style. La start-up a interfacé l'outil à Google Drive pour les fichiers, à Trello pour la gestion des idées, Github pour superviser l'état d'avancement des développements, mais aussi Stripe pour suivre le nombre d'abonnés au service, ou encore Intercom pour gérer les commentaires des clients. Mieux, même les courriers papiers reçus par l'entreprise atterrissent sur Slack. Un comble pour ces allergiques des contraintes administratives ! Quang Quang Hoang prend en photo chacun de ses documents papier pour les stocker dans Evernote... qui est bien évidement interfacé à Slack.
Les membres de Birdly, des utilisateurs très avancés de Slack
Les bots de Slack utilisés pour automatiser certaines tâches
Utilisateurs très avancés de Slack, les ingénieurs de Birdly se sont intéressés à une fonction encore relativement négligée par les utilisateurs de Slack : les bots. Les 8 personnes de Birdly sont ainsi secondés par quelques-uns de ces assistants bien utiles, ces petits robots logiciels qui peuvent réaliser quelques tâches administratives automatiquement pour les membres de Slack. Premier robot a être utilisé par l'équipe : "Meekan". Une réunion à organiser ? Celui-ci se charge de trouver un créneau dans l'emploi du temps de chacun. Autre robot exploité par Birdly : "El Robot" de l'éditeur Elrow. Celui-ci réalise une fonction de veille automatique sur Internet à partir de thèmes choisis. Birdly a aussi recours à "Roomino" pour ses voyages d'affaires. Celui-ci propose des chambres d'hôtel en fonction de la date et du lieu demandé. "Un robot, c'est très différent des intégrations proposées par ailleurs par Slack avec d'autres applications"; précise Quang Hoang. "On parle au robot et celui-ci répond, tandis que les intégrations ne fonctionnent que dans un seul sens."
Tellement séduit par l'efficacité des bots au quotidien, Quang Hoang et l'équipe de Birdly ont développé une intégration de Birdly à Slack via un bot maison. "Avec Slack, nous passons d'une offre individuelle à une offre entreprise. L'idée est d'inviter un bot Birdly dans votre équipe. Il va collecter toutes les notes de frais publiées sur Slack par les membres de l'équipe qui vont prendre en photo leurs tickets de caisse." En fin de mois, le bot concaténera toutes les notes de frais et enverra un fichier Excel ou Google Spreadsheet récapitulatif au comptable ou au directeur financier de l'entreprise.