BOURSE

LES PROGRAMMES D'AUDIT
Le JDNet Solutions met à la disposition de ses lecteurs, pour les aider dans leur démarche d'autoévaluation, des "programmes d'audit". Leur contenu a été développé et mis en oeuvre par des consultants.

Objectif de contrôle: mise en oeuvre de progiciels
0/ Préalable	Oui/Non
Q1 Les objectifs du projet sont-ils clairement et simplement exprimés ? Les enjeux du projet de mise en œuvre d'un progiciel doivent être déclinées en objectifs précis, quantifiés à chaque fois que cela est possible.
1/ Organisation du projet
Q2 A-t-on choisi un directeur de projet ayant la légitimité requise ? A-t-on choisi une équipe de direction garante du respect des objectifs du projet ? Il faut à tout prix éviter les "experts produit", trop focalisés sur l'outil informatique et son paramétrage et les utilisateurs trop enfermés dans leurs habitudes. Q3 A-t-on suffisamment de garanties quant à la disponibilité du personnel compétent ? Ce n'est pas parce que l'on a choisi une approche progiciel que l'implication des utilisateurs est plus légère, bien au contraire. Les projet avec du personnel à 20 ou 30 % piétinent et risquent fort d'échouer. Q4 En cas de recours à une assistance externe, il faut s'assurer que la maîtrise d'ouvrage n'a pas confié à un même prestataire la réalisation de l'application (paramétrage et implantation) et l'assistance au pilotage du projet. La mise en place d'un progiciel est une opération lourde. Il est préférable de se faire assister afin de porter un regard externe sur le projet et s'assurer qu'aucune zone d'ombre n'est laissée au hasard. Q5 A-t-on élaboré très tôt une stratégie et un plan de communication ? Un progiciel intégré véhicule ses propres notions ("mandant", "magasin", ..). Il importe de créer très tôt un référentiel commun et de le rattacher clairement aux réalités de l'entreprise en se référant au vocabulaire du terrain.
2/ BPR
Q6 A-t-on clairement défini une stratégie relative au reengineering ? Il y a deux démarches extrêmes : soit on ne prend en compte que des ajustements d'organisation visant à adapter l'entreprise aux contraintes du progiciel ; soit on prend le temps de reconcevoir les processus en vue d'une meilleure performance. Dans les faits, il y peut y avoir du reengineering sur certaines fonctions qui sont le plus porteuses de gains et d'autres fonctions pour lesquelles on se contente de ne porter que des ajustements pour la mise en œuvre du progiciel. Seul impératif : que la stratégie soit réfléchie et formalisée. Q7 En amont du prototypage, a-t-on bien défini les fonctions vitales de l'application ? Il faut à tout prix éviter que les utilisateurs ne se dispersent et travaillent sur plusieurs centaines de processus élémentaires. Il faut préparer le terrain pour que l'équipe de projet ne se perde pas.
3/ L'élaboration de l'application
Q8 A-t-on recours à une mise en situation et au prototypage itératif ? Il ne faut surtout pas réfléchir "en chambre" au meilleur paramétrage possible. Celui-ci s'ajuste de manière itérative au vu des réactions des utilisateurs sur des tests faits avec des données réelles : les démarches itératives favorisent l'appropriation de l'outil par les utilisateurs et assurent une convergence beaucoup plus rapide entre leurs attentes et les potentialités du progiciel. démarrer rapidement les tests sur des données réelles permet de détecter la plus grande partie des difficultés bien en amont. Cela développe aussi la connaissance du métier pour les paramétreurs, essentielle pour la qualité de l'application finale. mais attention à ne pas vouloir tout prototyper. Il faut aller à l'essentiel. il faut bien laisser le prototype entre les mains des utilisateurs, il ne faut pas se contenter d'une simple démonstration. La prise en main et l'appropriation par l'utilisateur est la clé du succès du projet. Q9 Les standards du progiciel sont-ils respectés ? C'est indispensable pour pouvoir intégrer facilement les versions ultérieures et intégrer d'autres modules du progiciel dans une logique d'intégration progressive. Il faut par ailleurs s'interdire de modifier : les données gérées par le progiciel, ou de les détourner significativement du sens prévu par l'éditeur. les transactions qui mettent à jour ses données. Seuls les programmes d'éditions peuvent être modifiés sans incidence. Q10 En cas d'implantation multi-sites, le degré de liberté laissé à chaque site est-il maîtrisé ? Plus le paramétrage diffère d'un site à l'autre, plus les coûts de maintenance seront élevés. La règle la plus souvent rencontrée consiste à fixer un noyau dur d'environ 70 à 80 %, commun à tous les sites.
4/ Déploiement
Q11 A-t-on veillé à optimiser l'effort formation - assistance - documentation ? Les progiciels sont par nature très riches en fonctionnalités, la formation requise est donc très lourde. Il convient de viser l'excellence sur l'essentiel, l'utilisation courante des fonctions clés du progiciel, mais sur le reste, comptez sur l'apprentissage au démarrage et le bon sens des utilisateurs. Il faut éviter de vouloir tout montrer, tout expliquer en formation : les utilisateurs seront perdus et non opérationnels à l'issue de celle-ci. Par ailleurs il ne faut pas sous-estimer la part que peut apporter l'assistance : elle peut permettre de faire des gains notables sur les coûts de formation. Q12 A-t-on bien veillé à préparer l'après-mise en œuvre ? Il y a forcément eu des arbitrages durant le projet, et il reste toujours des efforts à faire pour mieux tirer profit du progiciel et atteindre l'ensemble des objectifs initialement ciblés. Il faut donc s'assurer que les ressources requises seront bien disponibles. Il faut également s'assurer que le transfert de compétences entre l'intégrateur et l'entreprise a été prévu très tôt afin que les équipes internes puissent prendre le relais sans perte de performance.