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Selon le type de document transmis, un certain nombre de conditions doivent être remplies pour en garantir la conformité juridique.
Dans le cas d'une facture, il s'agira de respecter les règles européennes en la matière (cf. la directive de juillet 2003), le respect des dispositions concernant la signature des documents et l'archivage notamment,
mais aussi la réglementation française touchant en particulier aux possibilités de contrôle.
Au programme des dispositions notifiées : la vérification, lors de l'émission et de la réception, de la conformité du fichier aux mentions obligatoires d'une facture, le maintien d'une liste des messages émis et reçus, l'archivage des factures, et la possibilité de restitution de ces éléments en cas de demande de la part de la justice.
Certaines catégories de documents nécessitent de mettre en place un dispositif de certification des étapes de la vie du fichier. Entre alors en jeu le certificat d'identité (ou signature numérique) qui permet d'identifier les intervenants tout au long du processus, de l'émetteur aux différentes parties prenantes dans l'évolution du document. Il est parfois associé à un mécanisme d'horodatage conçu pour garantir l'heure et la date à des phases de traitement.
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