Comment le legal tech répond aux attentes administratives et juridiques
Comment aider les entreprises à traiter les nombreux documents juridiques ou administratifs en toute efficacité ? C'est là que le legal tech intervient.
Comptabilité, facturation, stockage de documents, mais également contrats, polices d'assurances… ces quelques exemples de documents juridiques ou administratifs sont le quotidien de nombreuses sociétés ou départements d'entreprises. Comment les aider à traiter cette quantité de documents, et en toute efficacité ? C'est là que le legal tech intervient. Abréviation de Legal Technology, cela désigne les logiciels et les technologies qui permettent aux services juridiques l'automatisation de dossiers juridiques.
Une sécurité renforcée
La sécurité des documents est importante lorsqu'il s'agit de partager et d'échanger des informations sur les plateformes en ligne. En enregistrant les documents sous forme de fichier PDF, ils peuvent être protégés par un mot de passe accessible à la fois par l'expéditeur et par le destinataire. Ainsi, les deux parties n'ont pas à craindre que leurs documents soient compromis.
Les agents d'assurance, par exemple, gèrent différents types de documents tels que les contrats, les accords avec les assurés, les formulaires PIP et HCFA. Ces formulaires nécessitent un environnement contrôlé où d'autres utilisateurs peuvent avoir la possibilité de modifier ou de consulter des documents spécifiques. Il est important de savoir exactement qui a accès à un dossier pour pouvoir suivre les documents et protéger les informations contre les fuites internes et externes. Ainsi, il est possible de restreindre la capacité d'une autre personne à appliquer des modifications, telles que la copie de texte, la suppression de pages ou l'impression du document.
La signature électronique ajoute un autre niveau de sécurité. Les entreprises peuvent signer numériquement leurs documents PDF avec des tampons et des applications de signature électronique à des fins d'authentification. Cela réduit considérablement le risque de demandes frauduleuses et évite tout problème de sécurité lié à l'utilisation abusive des documents de l'entreprise.
Un partage et une productivité facilités
Les logiciels de solutions PDF permettent aux utilisateurs de créer, d'ouvrir, de sauvegarder sans efforts leurs fichiers PDF. Que ce soit via des systèmes centralisés sur site ou en mode cloud, la productivité s’en retrouve améliorée. Résultat : de plus en plus de sociétés ou départements juridiques utilisent de tels systèmes pour faciliter leur travail.
Conserver la trace de la destination des fichiers, apporter des modifications en temps réel et consulter les modifications apportées par les autres intervenants relèvent de la capacité de ce type de logiciels PDF. Ceci améliore grandement la fluidité des échanges et la vitesse de création des fichiers. Un logiciel PDF aide également à automatiser le processus de conversion des fichiers en un document numérique standard. N’oublions pas que les fichiers de type Jpeg, PNG, Tiff, ne peuvent pas faire l'objet de recherches textuelles. La reconnaissance optique de caractères (technologie OCR), intégrée dans les éditeurs de PDF, permet de convertir des images imprimées ou du texte sur papier en texte lisible. Tout cela participe à l’accompagnement de la transition numérique, et augmente la productivité dans l’entreprise.
Un autre aspect, souvent oublié, est celui du stockage et de l’archivage. Pour les entreprises juridiques, qui utilisent beaucoup de documents administratifs, le stockage de documents est un vrai défi. Les documents numérisés prennent beaucoup moins de place, grâce à leur compression. C’est également une source d’économie ; plus besoin de louer de grands espaces de stockage, par exemple. Vous pouvez toujours tenter de fouiller dans une salle d’archives remplie de centaines de classeurs épais. En revanche, la conversion en un format de texte lisible permet aux lecteurs de rechercher plus rapidement des informations dans un document numérisé. A vous de voir.
Faciliter la recherche d‘informations dans un document client, utiliser une signature électronique, automatiser des formulaires et surtout améliorer la gestion et le suivi client, voici en résumé les principaux avantages apportés par les solutions de legal tech, telles que les éditeurs de PDF.
Pour de nombreux services administratifs et financiers, de cabinets juridiques ou d’experts comptables, de cabinets d’avocats, de compagnies d’assurances… il s’agit de faire le bon choix.