Pour être à l'aise dans son rôle d'assistant à chef de projet, certaines
conditions sont indispensables. En premier lieu, les rôles doivent être définis
entre les parties prenantes du projet. Maître d'œuvre, maître d'ouvrage,
autant d'acteurs qui doivent se positionner correctement. D'où le besoin
d'une définition claire de l'assistance à maîtrise d'ouvrage qui soit partagée
par tous.
"Pour moi, les définitions de la fonction sont multiples " explique Jérôme
Bruyas, du cabinet CBL Consulting. "C'est de l'optimisation de processus avec
la recherche du gain financier qui s'y rattache. C'est aussi de l'aide à la mise
en œuvre des SI, surtout dans le domaine des ERP, avec une partie pilotage importante,
et aussi du recettage à effectuer. C'est enfin de la conduite du changement".
Mais cette définition claire n'est parfois pas suffisante pour harmoniser
dans les faits les relations entre les acteurs.
Premier poste en assistance à maîtrise d'ouvrage
L'expérience de Josselin Perrus reflète assez bien des difficultés de positionnement
auquel se heurte parfois l'assistance à maîtrise d'ouvrage face aux autres
entités du projet. Embauché sur un premier poste en externe sur une mission
d'assistance à maîtrise d'ouvrage pour une très grosse compagnie de transport
française, il se pose vite la question de la faisabilité du projet.
| Jouer les essuie glace entre la maîtrise d'œuvre
et la maîtrise d'ouvrage |
"Je devais jouer un rôle d'assistance à maîtrise d'ouvrage au sujet de
la conception d'un outil informatique de contrôle de gestion. Le problème,
c'est que le maître d'ouvrage avait une responsabilité hiérarchique sur le
maître d'œuvre. Et que leurs relations n'étaient pas évidentes."
Dès lors, l'assistant de maîtrise d'ouvrage se retrouve à jouer les essuie
glace entre la maîtrise d'œuvre qui demande des spécifications techniques et la
maîtrise d'ouvrage qui exige de sa part des spécifications fonctionnelles.
"En tant qu'assistant à maître d'œuvre, nous nous devions de fournir un jeu
de spécifications très fonctionnelles. Il n'intégrait pas l'aspect technique.
Dans ce cas, les allers-retours sont normaux mais notre boucle était bien trop
longue. Quand les livrables de spécifications fonctionnelles arrivaient aux développeurs,
ils nous revenaient car ils n'étaient pas assez techniques". Cette incompréhension
a fait naître des critiques envers le prestataire que Josselin Perrus juge imméritées
: "Nous avions la connaissance métier du client, mais pas la connaissance des
processus internes de l'entreprise. La connaissance métier était notre grande
force, mais nous avons été mis en défaut trop facilement par la maîtrise d'oeuvre
là où la maîtrise d'ouvrage aurait pu nous venir en aide."
| "La vision métier n'était pas partagée par
tous" |
D'autant plus que l'accompagnement du changement était également dans les
prérogatives de l'assistant au maître d'ouvrage, ce qui n'a pas arrangé les
choses. "La vision métier n'était pas partagée par tous" explique Josselin
Perrus. De ce fait, le projet en tant que tel n'avait pas recueilli le consensus
nécessaire à sa mise en œuvre. Sur ce point, Jérôme Bruyas, qui travaille
depuis 1993 sur dans ce domaine est très clair. "Nous ne refusons pas des
projets qui nous paraissent flous, mais nous mettons des attendus aux livrables
de manière à ce que chaque partie sache quelle est la délimitation de son
travail".
Pour Josselin Perrus, ce qu'il qualifie lui-même de semi échec n'est pas dû
au fait que sa structure ait été à l'extérieur de celle des maître d'œuvre et
maître d'ouvrage. "Etre à l'extérieur a des avantages. La connexion avec la maîtrise
d'ouvrage se faisait assez haut dans la hiérarchie. On pouvait remonter les choses
assez loin."
Mais les inconvénients lui apparaissent une contre partie inévitable. "Nous
manquions d'accès à certaines informations et le maître d'œuvre nous critiquait
souvent en expliquant que l'on aurait dû confier notre tâche à quelqu'un
du métier, sous entendu, de l'entreprise".
Finalement, le projet a t-il aboutit ? "Le projet a finalement été
réalisé. Devant le retard pris, on pensait arrêter, mais finalement le projet
a été mené à son terme et le déploiement est prévu pour la fin de l'année.
Le recettage auquel nous avons participé devrait être bouclé."
"Ce type de problème arrive avec les très gros projets, dans la fonction publique
ou les grosses organisations où les lots sont très partialisés. Pour sortir de
la crise et arriver à finir un projet qui comporte ce type de problèmes, il faut
juste de l'intelligence et du compromis de la part des différents acteurs", conclut
Jérôme Bruyas.
