Comment contrôler et tirer parti de la tendance BYOD ?

La tendance à apporter son propre matériel sur le lieu de travail transforme la culture d'entreprise : l'exploitation optimale de ce potentiel passe désormais par le développement d'approches individuelles.

Certaines entreprises autorisent leurs employés à utiliser leurs appareils personnels dans le cadre de leurs fonctions professionnelles.
Cette pratique est appelée « Bring Your Own Device » (BYOD). D'autres les impliquent dans le choix du smartphone ou de la tablette qu'ils seront amenés à utiliser. Cette pratique est appelée « Buy your own device ». Bon nombre d'experts englobent ces deux tendances sous le concept plus général de « consumérisation de l'informatique ».
Au-delà des différentes nuances entre ces concepts, la consumérisation est appelée à bouleverser irrémédiablement la vie moderne au bureau, mais au moment de définir une tactique globale, une procédure ciblée, bon nombre d'entreprises avancent encore à tâtons. Elles sont en effet mal ou insuffisamment préparées pour faire face à la pénétration croissante des technologies grand public.

Une enquête réalisée récemment par Avanade auprès de plus de 600 chefs d'entreprise et responsables informatiques dans 17 pays confirme la tendance croissante à utiliser des appareils personnels sur le lieu de travail. Au niveau mondial, 88 % des personnes interrogées déclarent que leurs collaborateurs utilisent des technologies et du matériel informatique personnels dans le cadre de leurs fonctions. En France, ce taux serait de 80 %. La question est donc de savoir si les entreprises et les départements informatiques sont suffisamment préparés pour la mise en œuvre des technologies grand public sur le lieu de travail. Nous allons voir ci-dessous comment les entreprises peuvent s'atteler stratégiquement et de manière réfléchie à cette tâche. 

Dans l'étude d'Avanade, les décideurs consultés voient dans la consumérisation de l'informatique les principaux avantages suivants : les collaborateurs peuvent utiliser leur smartphone n'importe où (42% des sondés) et seraient plus disposés à le faire en dehors des heures normales de bureau (33% des sondés), par exemple, pour prendre connaissance de quelques messages ou relire un document. La moitié des dirigeants français considère l'indépendance vis-à-vis du lieu de travail également comme le principal avantage. Pour profiter pleinement de ces avantages, les entreprises doivent toutefois mettre leur stratégie à l'épreuve et, le cas échéant, accepter des changements dans leur culture. Elles doivent abandonner leur rôle strict de « surveillant du SI », qui ne tolère les appareils personnels que ponctuellement, au profit de celui d' « organisateur », qui encourage l'utilisation de technologies privées de façon ciblée. Elles pourront ainsi exploiter leur potentiel plus efficacement et systématiquement.
Le plan directeur d'une stratégie BYOD efficace repose principalement sur trois piliers :
1. Comprendre et optimiser.
2. Bâtir et développer.
3. Organiser la mutation.

1. Comprendre et optimiser
Pour bien engager la consumérisation dans l'entreprise, la première étape importante consiste à comprendre les structures d'application et les besoins. Qui sont les utilisateurs concernés ? Comment, quand et où les collaborateurs utilisent-ils leurs appareils personnels ? À quelles données ont-ils le droit ou non d'accéder ? Il est évident qu'un employé spécialisé d'un service interne utilise son smartphone différemment d'un chef de projet, qui gère de nombreux rendez-vous avec les clients. De même, les appareils et les applications utilisés sont très variables. Des analyses et des études ciblées sur l'entreprise aident à mettre au point un plan orienté données, afin d'optimiser les stratégies d'accès et d'utilisation. En particulier, il est important d'identifier les groupes d'utilisateurs et les responsabilités, de même que les besoins et les limitations des droits d'accès. Cette analyse est étayée par un examen de l'adéquation des applications de l'entreprise avec une utilisation sur des appareils privés. Cet aspect est indispensable pour une planification solide, mais également pour la rapidité de sa mise en œuvre et, à terme, l'amélioration des performances de l'entreprise.

2. Bâtir et développer
Dès que les entreprises ont conscience de la nécessité de répondre aux besoins de leurs employés en tenant compte de l'état actuel de la consumérisation et des besoins futurs, elles doivent déterminer quelles sont les applications et les services essentiels à mettre à disposition sur les appareils privés. Les outils de collaboration les plus utilisés sont des ordinateurs ultraportables, principalement des smartphones ou des tablettes. Le vaste potentiel de ces technologies reste encore largement inexploité aujourd'hui. Dans bien des cas, une stratégie informatique collaborative peut ainsi aller de pair avec les projets de mise à disposition d'applications mobiles.
Selon le secteur d'activité et les tâches à effectuer, les données, les applications et les informations professionnelles se présenteront très différemment sur les appareils personnels et ceux de l'entreprise. Outre la question de savoir quelles applications doivent être préparées sur le plan technique, il est nécessaire de déterminer au cours de cette phase comment les employés pourront transférer l'application sur leur appareil. L'une des possibilités consiste à mettre en place une plate-forme interne de type boutique d'applications.
Ce portail permettrait aux employés de demander les applications dont ils ont besoin pour leur travail. En même temps, ce type d'approche comprend des processus de validation et des flux de travail intégrés, ce qui facilite la tâche tout en faisant gagner du temps.

3. Gérer la mutation
À l'instar de toute autre tendance dans le domaine technologique, la consumérisation de l'informatique nécessite de combiner les interlocuteurs, les processus et les outils chargés de mettre en œuvre les nouvelles technologies de manière sûre et fiable dans un environnement d'entreprise. Une gestion intelligente et permanente des nouvelles stratégies est également impérative. Ce processus comprend des orientations qui définissent clairement comment, quand et où les employés peuvent utiliser leurs appareils personnels à des fins professionnelles, ainsi que des changements importants de la culture de l'entreprise dans de nombreux domaines.
Les DSI doivent se préparer à déléguer, tandis que les employés doivent apprendre à assumer la responsabilité de leurs appareils et de leur utilisation. Cela implique également de les autoriser, au moins partiellement, à contrôler et à administrer les appareils et les technologies personnels. Ce processus requiert des accords formels et informels entre le département informatique et les employés.
Chaque entreprise doit donc se poser les questions suivantes :
* De quoi le département informatique a-t-il besoin ?
* Que peut demander l'entreprise à ses employés ?
* Faut-il seulement tolérer l'utilisation des appareils personnels ou les employés sont-ils tenus de les acheter ?
* Comment se décomposent les coûts ?
Il ne faut pas non plus oublier les solutions de sécurité, notamment en raison de l'apparition constante de nouveaux appareils et de nouvelles possibilités. Les mesures de préparation, d'administration et de sécurité doivent donc tenir compte de toutes les plates-formes et des points d'accès les plus divers.
À cela s'ajoutent des outils de verrouillage, une extension des modèles économiques et des directives adéquates. C'est à ce prix que les entreprises peuvent se protéger contre le piratage ou le vol de données et l'utilisation illégitime d'appareils perdus.

La consumérisation de l'informatique gagne du terrain. Pour tirer pleinement parti des opportunités qui se présentent, les entreprises doivent déterminer quelle est l'influence des technologies grand public sur leur activité quotidienne actuelle et future. Par conséquent, elles doivent établir une feuille de route individuelle leur permettant d'exploiter leurs avantages de manière ciblée. Dans ce domaine, les besoins et la réalité divergent encore trop souvent. Ainsi, le concept BYOD doit s'adresser avant tout aux jeunes employés et les convaincre de travailler pour une entreprise donnée. Pourtant, selon l'enquête d'Avanade, 37% seulement des sondés ont modifié leur stratégie de recrutement afin d'intégrer cette tendance. L'utilisation d'appareils personnels sur le lieu de travail est encore peu répandue pour l'embauche ou la fidélisation des employés. Les entreprises doivent adopter une approche plus proactive et plus globale pour faire face à cette évolution. Il n'existe pas de démarche unique, toutefois une analyse et une stratégie approfondies peuvent les aider à élaborer une solution parfaitement adaptée à leurs besoins.

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