Le BPM et la GED : deux facteurs de la politique Qualité

La performance et l’attractivité sont des données clés qui permettent à l’ensemble des acteurs économiques de se développer durablement.

Dans ce contexte, les entreprises doivent positionner l’agilité et la qualité comme des axes de développement stratégique. De nombreux processus sont alors à mettre en place pour fluidifier l’organisation. Différents outils sont alors nécessaires comme la gestion de contenu, la GED, les portails collaboratifs et le BPM. Dans un premier temps, nous allons nous concentrer sur les briques GED et BPM qui représentent deux technologies à forte valeur ajoutée. En effet, elles permettent de tirer parti des documents de l’entreprise et de mettre en place des circuits de gestion adaptés.
Concrètement, gérer des documents et des processus métiers doit impérativement entrer dans le cadre d’une démarche Qualité et plus précisément répondre aux exigences de la norme. Ainsi, selon les secteurs et les organisations, il est important de se conformer à des normes sectorielles ou plus généralistes à l’image de l’ISO 9001. De manière générale, au niveau de la gestion documentaire, il est nécessaire de maîtriser tout le cycle de vie des documents : création, validation avec signatures électroniques avant diffusion, gestion des versions, archivage...

Opter pour des technologies de GED et de BPM permet d’accéder à différents bénéfices :

- Cartographier ses processus et les organiser
Il est aisé de décrire précisément son organisation et de définir des processus par activité et par tâche, par exemple. Après avoir décrit ses processus, il suffit ensuite de les intégrer dans la gestion documentaire. A noter qu’une recherche constante d’optimisation des processus doit être réalisée pour gagner en qualité. Ce point est donc un atout fondamental pour la réussite de la mise en place d’un système de management.

- Mettre en place un système de gestion de formulaires « industrialisé »
Cet axe est une composante clé de la démarche qualité. La norme nécessite d’enregistrer ce qui est réalisé dans des formulaires et de mettre en place des workflows (flux d’informations) de suivi.
Par exemple : plan d’actions, réclamations clients / gestion des litiges, audits, évaluation des fournisseurs, revue de direction et de processus,…Cela permet de définir une procédure et de ne pas pouvoir déroger à la règle définie. C’est donc un gage de respect des exigences imposées par les approches normatives et les référentiels.

- Mesurer et analyser
Enfin, les aspects liés au reporting sont indispensables. Ils permettent de mieux piloter l’activité, de mesurer les écarts… Cela favorise l’amélioration en continu des processus et permet donc de gagner en qualité.
Au regard de ces éléments, la GED et le BPM apportent une réponse pertinente pour optimiser sa qualité. Les entreprises bénéficient alors de solutions adaptées qui les rendront plus compétitives. Dans ce contexte, les ETI comme les grands groupes modernisent leurs infrastructures et plébiscitent les outils de gestion documentaire pour gagner en agilité.

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