Réussir son passage à la Gestion Electronique de Documents en 6 points clés

Technologie ayant déjà rencontré un certain succès auprès des grands groupes, les solutions de gestion électronique de documents rencontrent un regain d’intérêt ces dernières années auprès des PME. Il est cependant avisé de prendre en compte quelques points avant de se lancer.

Alors qu’en 2010 le marché de la GED représentait plus de 4 milliards de dollars, MarketsandMarkets prévoit une croissance de $ 6,78 milliards en 2014 à $ 12,32 milliards en 2019 pour le marché de l'Enterprise Content Management (ECM). Ces chiffres représentent donc un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 12,7 % de 2014 à 2019.
Avec en moyenne un secteur en croissance de 7 %, ces technologies ont donc le vent en poupe et nombre d’entreprises n’hésitent plus à franchir le cap.
Face aux très nombreux avantages offerts par les solutions dites de GED, l’entreprise, souvent novice en la matière, devra suivre quelques règles qui lui permettront de faire de son projet un succès.

1- S’assurer que le besoin existe !

Les solutions de gestion de contenu sont particulièrement intéressantes pour les secteurs où la masse de documents à manipuler est importante (assurance, banque, …), mais aussi dans le cas où les circuits de traitement impliquent beaucoup de personnes et/ou beaucoup de règles de gestion.

2 - Faire porter le projet par la Direction

Avoir pour ambassadeur une personne que l’on respecte et dont les employés valorisent l’avis est très important. La confiance que l’on a en cette personne rebondira naturellement sur les projets qu’elle porte au sein de l’entreprise.

3 - Avoir conscience des implications d’un tel projet

La mise en place d’un projet GED apportera certes de très nombreux bénéfices une fois en place (confort de travail, gestion automatisée des dossiers, gain de temps, gain lié à l’archivage des dossiers, visibilité temps réel de l’état d’un dossier, etc.). Cependant sa mise en place ne se fera pas sans bouleverser quelques habitudes.
Tous les aspects du projet sont donc à prendre en compte (les plus, les moins), afin d’y être préparé et de ne pas se décourager à mi-chemin.

4 – Se faire accompagner de spécialistes

a) Pour le cahier des charges et le choix du prestataire

Après avoir fait un premier point sur son projet et ses attentes, il est recommandé de se faire accompagner par un spécialiste du secteur pour la rédaction du cahier des charges. Cela permettra de faire valider les besoins de l’entreprise par un spécialiste et éviter de passer à côté d’oublis ou d’étapes importantes, par exemple mais aussi de consulter les sociétés et technologies en adéquation avec son périmètre et ses moyens.

b) Pour l’intégration de la solution

Privilégier un partenaire connaissant très bien le secteur et qui saura renseigner l’entreprise sur les solutions existantes et lui proposer la plus adaptée. Son expérience dans votre secteur d’activité est un gage de confiance à ne pas négliger, notamment dans sa capacité à vous offrir une forte valeur ajoutée.

5 – Exiger de rencontrer des clients utilisateurs

Vous hésitez… Entre deux solutions votre cœur balance ? On l’oublie parfois : si la meilleure carte de visite d’une société est ses clients, il faut justement savoir les solliciter. En rencontrant ces derniers, vous saurez (normalement avec objectivité) quels sont les réels retours que vous pouvez espérer de la solution proposée mais aussi de l’accompagnement et la disponibilité de l’intégrateur tout au long de votre projet. Afin d’espérer un maximum de visibilité, n’hésitez pas à demander plusieurs références. Tous n’auront peut-être pas les mêmes retours, mais une ligne directrice devrait s’en dégager.

6 – Penser à mobiliser ses équipes internes

a) Mettre en place au sein de chaque service des référents GED

Il est important de mettre en place une équipe de référence « projet » parmi les employés.
Cette équipe de proximité rassurera en interne les collègues mais permettra également de faciliter au sein de chaque service l’accompagnement au changement grâce à ces ambassadeurs.

b) Communiquer régulièrement en interne

Un projet de dématérialisation est un réel changement au sein d’une entreprise. Il est possible que tous les employés ne le comprennent pas et qu’ils n’arrivent pas tous à s’y adapter facilement et rapidement. Voilà pourquoi, il est préférable de mettre en place une véritable démarche d’accompagnement, de conduite du changement. La conduite démarrera par la présentation des concepts de la GED, ensuite il s’agira de valider des spécifications fonctionnelles en mode itératif mais aussi des maquettes fonctionnelles, l’organisation de formations et d’ateliers, et enfin les accompagnements post mise en production.

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