Découvrir l’EDI et ses fondamentaux

L’EDI se positionne comme une technologie centrale dans les processus d’échanges de données dématérialisées pourtant trop souvent méconnu. Nous allons nous attacher à donner une définition synthétique et à en présenter les fondamentaux.

Qu’est-ce que l’EDI 

L’ EDI signifie : Electronic Data Interchange ou Echange de Donnée informatisée. Il s’agit d’ Échanges de données d’ordinateur à ordinateur remplaçant les processus « classiques » comme l’échange papier et permet leur automatisation. L’EDI peut s’appliquer aux échanges internes à l’entreprise (par exemple entre filiales) mais prend tout son sens lorsqu’il est utilisé entre des partenaires indépendants

Les structures de normalisation

En France pour l’agro-alimentaire, et d’autres secteurs c’est GS1 – Incontournable pour démarrer.
Les standards GS1 sont internationaux et multi-sectoriels, ils concernent la codification des produits, des services et des lieux, l'identification automatique (codes à barres et étiquettes radiofréquence), les échanges électroniques, la classification et la synchronisation des données.
  • Le code à barres Avec plus de 8 milliards de bips par jour lors du passage en caisse, le code à barres est sans doute l’étiquette qui fait le plus de bruit.
  • L'étiquette RFID / EPC A la fois code à barres électroniques et marqueurs antivol, l'usage de ces étiquettes a quadruplé entre 2009 et 2011 dans le secteur de la distribution.
  • Les catalogues électroniques / GDSN Le cap des 10 millions de produits qui circulent sur le réseau des catalogues électroniques a été franchi !
  • Le langage EDI / eCom En 2010, 87 % des produits vendus dans la grande distribution généraliste sont réapprovisionnés par EDI. 37 % des bons de livraison accompagnant les marchandises livrées sont échangés électroniquement.
Il existe d’autres structures pour d’autres secteurs : GALIA (Auto), GTF (transport),…

Les solutions possibles

Pour pouvoir échanger avec vos donneurs d’ordres en EDI plusieurs solutions sont possibles :
  • EDI Intégré : la solution la plus aboutie, l’ensemble des messages sont directement intégrés dans votre ERP et générés par votre ERP,
  • WEB EDI : Solution full web vous permettant grâce à une connexion internet et un navigateur, d’accéder à l’ensemble de vos commandes, de générer vos avis d’expédition, vos étiquettes et vos factures. Très adapté pour les TPE, ou les sociétés ne recevant que peu de commandes par jour (au-delà de 10/20 se poser la question de l’intégration),
  • La dématérialisation fiscale des factures : idem à une solution EDI intégrée, les solutions de dématérialisation doivent être agréées par un organisme (GS1) afin de répondre aux exigences de la DGI.

Le point sur l'EDI Intégré

2 possibilités existent :
  • La solution sur site (On Premise),
Le mode sur site nécessite des infrastructures (pc, serveur, boites aux lettres, ...), des ressources afin de gérer les échanges EDI et les relations avec vos partenaires, des connaissances EDI
- Avantages : Grande indépendance, récurrent faible (attention aux coûts de consommations liés à l’utilisation des RVA : Atlas 400, ...)
- Inconvénients : Coûteux en terme d’installation (achat de licence, matériel), besoin de ressources, de connaissances, maintien en condition opérationnel de la solution, Coûts de consommation de réseaux parfois élevés (aucune possibilité de bénéficier d’économie d’échelle).
  • mode hébergé (On Demand)
Le mode hébergé ne demande que la mise en place d’un serveur FTP pour gérer les échanges entre la plateforme B2B de votre prestataire EDI et vous. L’ensemble des fonctions EDI sont gérées par votre prestataire
- Avantages : Aucune compétence requise en interne, aucun investissement matériel, solution évolutive et adaptable.
- Inconvénients : dépendance vis-à-vis de votre prestataire, couts récurrents facialement plus élevés (mais faux si l’on compare avec les coûts de consommation dont peut vous faire bénéficier votre prestataire).

Mettre en œuvre un projet EDI

Au-delà de ses implications stratégiques, la mise en œuvre efficace de l'EDI est liée à l'engagement du dirigeant : il n'y aura de résultats et de gains que s'il s'engage sur le sujet ( communiquer et inciter).
En effet, l'EDI a un impact sur les systèmes, l'organisation, les équipes…Mettre en place l'EDI sans aborder ces différents points ne permet pas d'en tirer tous les avantages.

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