Les trois clés de l'intelligence de gestion des biens IT

L'intelligence des biens IT constitue le niveau 2 de l'ITAM (IT Asset Management). Pour y parvenir, il faut associer des assets aux informations pertinentes stockées dans la base de données de biens, ainsi qu'aux informations pertinentes stockées dans des bases de données externes, hébergées dans l’entreprise ou à l’extérieur.

Les trois clés de l'intelligence des biens IT sont les suivantes : 

• normalisation des biens IT,
• mappage des biens IT,
• liaison des biens IT.
  

Normalisation des biens IT

La solution de gestion des assets utilisée contient des informations de biens fournies par saisie manuelle, capturées par des outils et logiciels d'analyse, et provenant de sources distantes telles que des feuilles de calcul. Pour renvoyer des informations exactes, cette solution doit être capable de corriger les incohérences des tables de base de données.  Ces incohérences peuvent être dues à des erreurs de saisie manuelle, ou bien à l'utilisation de conventions d'appellation différentes par les fournisseurs de matériel et de logiciels.

Par exemple, un fournisseur comme Adobe peut utiliser le nom « Adobe », « Adobe Inc. » ou « Adobe Systems ». Le nom de l'entreprise peut varier d'une version à l'autre, créant des incohérences. Il faut donc veiller à la prise en compte de ces incohérences pour obtenir des rapports exacts.
Pour garantir la cohérence dans la base de données, il est nécessaire de développer un processus qui détecte les incohérences et les corrige avant la création des rapports.

L’intégration des fonctions de normalisation devient alors essentielle dans le choix d’une solution de gestion des biens afin d’éviter de faire appel à des experts administrateurs SQL pour corriger le problème, ce qui peut s'avérer une alternative coûteuse.

Mappage des biens IT

Le mappage des biens est essentiel pour Asset Lifecycle Management (Gestion du cycle de vie des biens), et constitue le troisième niveau de la gestion des biens IT (ITAM). Les outils de gestion des biens doivent pouvoir mapper les informations de biens d'une table à l'autre.  Par exemple, on peut disposer d'une table qui répertorie l'adresse IP affectée à chaque ordinateur portable.

Comme les adresses IP sont déterminées par l'emplacement dans le bâtiment, on peut être amené à créer une table personnalisée contenant le nom des bâtiments. Il faut donc mapper dynamiquement les adresses IP des ordinateurs portables sur le nom de bâtiment associé à cette adresse.

Cela permet alors d'afficher les ordinateurs portables situés dans un bâtiment spécifique sans être obligé de connaître les schémas d'affectation d'adresses IP des différents bâtiments.
Le mappage permet également de généraliser les informations de biens lorsque des informations détaillées ne sont pas utiles.
Par exemple, une entreprise peut souhaiter connaître le nombre de licences d'application logicielle qu'elle possède pour un fournisseur spécifique, au lieu d'afficher le nom de chaque paquet logiciel.
Ne pas oublier qu'il est essentiel de mapper des données sur des champs personnalisés, car certaines informations ne peuvent pas être scannées et les fournisseurs de solutions de gestion des biens ne peuvent pas anticiper tous les éléments qui s’avèreront nécessaires dans la solution ITAM. Par exemple, il peut exister dans l’entreprise des cadres qui ont un écran plat de télévision dans leur bureau. Ces TV ne sont pas scannées par les outils d'analyse réseau et la plupart des outils de gestion des biens n'ont pas de champ pour les téléviseurs.
Pour gérer les TV dans une solution de gestion des biens, il faut avoir la possibilité d'ajouter un champ personnalisé, de lui attribuer le nom voulu, puis de le mapper sur le cadre ou le département dont il fait partie (autre champ personnalisé).

Le mappage permet ainsi de voir tous les biens IT, ainsi que toutes les informations liées à ces biens.

Le mappage présente un avantage encore plus grand : il permet de mapper les biens en amont sur l'utilisateur qui en est responsable.  L’entreprise doit avoir pour objectif de voir l'utilisateur et tous les biens qu'il utilise.

La méconnaissance de tous les biens IT qu'un utilisateur possède accentue le risque de perdre de vue le bien lorsque l'utilisateur se déplace dans l'entreprise ou qu'il la quitte.

Liaison des biens IT

Les propriétés d'un bien peuvent inclure des informations pouvant être stockées dans une base de données externe, au sein de l’entreprise ou à l’extérieur. Par exemple, les informations sur les contrats utilisées pour acheter des licences logicielles peuvent être stockées dans une base de données à l'attention du département Juridique.
Dans ce scénario, dupliquer le contrat dans la base de données de gestion des biens n’aurait aucun sens.  La duplication du contrat peut être un problème pour un système de gestion des documents comme en utilisent souvent les départements Juridique. Comme les biens IT, les documents juridiques et leurs versions doivent être étroitement surveillés. Par conséquent, il faut fournir un lien dans la base de données de gestion des assets, pointant vers le contrat associé. Ce lien peut être un numéro de document, un nom de document ou tout autre identifiant que le système emploie pour identifier les différents documents.

La liaison des biens peut également permettre la connexion aux CLUF (Contrats de licence Utilisateur Final). Par exemple, les systèmes de gestion des biens doivent pouvoir communiquer avec Microsoft sur Internet pour obtenir le nombre total de licences logicielles autorisées que l’entreprise possède pour un paquet logiciel donné. En retour, il doit être possible de comparer la quantité de licences possédées aux éléments installés dans l'entreprise.
Les résultats de cette recherche doivent ensuite être disponibles dans un rapport créé par le système de gestion des assets. Idéalement, si la base de données de gestion des biens autorise les champs personnalisés, il sera possible créer le champ « Coût ». Il suffit ensuite de mapper ce coût sur une licence, afin de connaître les coûts d'égalisation ou les dépenses de licence inutiles.

Récapitulatif

Si la base de données de biens est exacte, et si l’on développe à l'avance ses propres schémas de mappage et de liaison, on dispose d'une vue intelligente de tous les biens IT, des personnes qui les utilisent, des détenteurs de licences, des informations d'achat de licences et du coût des biens tout au long de leur cycle de vie.
Et surtout, si le niveau 2 de la gestion des biens est correctement conçu, la gestion du cycle de vie des biens (ALM, Asset Lifecycle Management) au niveau 3 est bien plus facile à implémenter et à suivre.