Tirez le meilleur parti de vos fichiers PDF

Le PDF est un devenu un format standard essentiel pour échanger des informations. Néanmoins, beaucoup de gens ignorent que chaque type de PDF réagit différemment en cas de recherche ou de copier-coller d'informations vers d’autres formats pour une édition ultérieure.

Développé initialement par Adobe Systems comme un format de fichier universellement compatible basé sur PostScript, le Portable Document Format est devenu de facto un standard international pour l'échange de documents et d'informations. L’intégrité graphique, la praticité, la sécurité, le format compact et la qualité multidimensionnelle sont autant de qualités et d’avantages à attribuer aux fichiers PDF utilisés dans un contexte professionnel.

L'objectif initial du PDF était de préserver et protéger le contenu et la mise en page d'un document – quelle que soit la plate-forme ou le programme informatique dans lequel il est visualisé. C'est pourquoi ces fichiers sont difficiles à modifier, l'extraction d'informations à partir de ces fichiers relevant parfois même du défi. Chaque fichier PDF est différent lorsqu’il s'agit de travailler dessus. Chaque typologie de fichier implique une méthode de travail adaptée, par exemple lors de la recherche et de l'extraction d'informations.

La conversion des fichiers PDF

Le format PDF a été initialement conçu pour afficher exactement le même contenu et la même mise en page indépendamment du système d'exploitation, de l'appareil ou de l'application logicielle dans laquelle il est visualisé. Cependant, la possibilité d’effectuer des recherches dans des PDF, d'extraire des informations ou de convertir des documents complets en formats modifiables est devenue absolument nécessaire. Ce n'est pas toujours facile, surtout si le PDF est un fichier image créé avec un scanner. L'OCR et la technologie de conversion de fichiers PDF sont nécessaires pour rechercher, extraire et réutiliser des informations à partir de ces fichiers.

La reconnaissance optique de caractères (OCR) ou reconnaissance de texte déverrouille les informations « piégées » dans une image numérisée / photographiée d'un document. Un logiciel OCR « lit » le contenu d'un document (texte et structure) en interprétant les images des caractères et en leur affectant un équivalent électronique, permettant ainsi de convertir le contenu et la mise en page du document en formats interrogeables et modifiables.

Voici quelques exemples de tâches de conversion courantes :

Transformer des fichiers PDF en fichiers PDF et PDF/A interrogeables : créer des documents PDF avec un scanner donne des fichiers PDF image uniquement, sans couche texte. La conversion de documents PDF numérisés en fichiers PDF contenant du texte sélectionnable et interrogeable permet de gérer, copier, indexer facilement le contenu et de faire de la recherche plein texte. Les organisations, en particulier dans les secteurs juridiques, éducatifs ou publics, peuvent ainsi bénéficier de l'accès rapide aux informations via des applications électroniques comme l’eDiscovery ou les systèmes de GED. La conversion de documents PDF en format PDF/A permet un archivage à long terme tout en répondant aux normes de conformité pour les processus d'archivage.

Convertir un PDF en fichier Word : Convertir des documents PDF en fichiers Microsoft Word permet d'accéder à des informations initialement verrouillées dans un fichier PDF tel qu’un contrat, un rapport. En convertissant un fichier PDF en un document Microsoft Word, vous pouvez facilement modifier ou changer son contenu sans perdre de temps à le ressaisir et le remettre en page. La mise en page originale est reproduite avec exactitude, y compris les images, les tableaux et les colonnes.

Convertir un PDF en fichier Excel : En convertissant un document PDF en Microsoft Excel, les feuilles de calcul deviennent disponibles pour une modification ou un calcul ultérieur. La structure originale en rangs et en colonnes est préservée, vous permettant de formater facilement et de travailler avec des données numériques issues de listes de prix, de rapports analytiques ou d'articles de presse, directement dans Excel. Si seuls les tableaux contenus dans un grand document de plusieurs pages vous intéressent, il est possible d'ignorer le texte à l'extérieur des tableaux pendant le processus de conversion.

Convertir un PDF en fichier RTF : La conversion de documents PDF en fichiers RTF vous permet d'éditer le texte du PDF original sur différents systèmes d'exploitation tels que Mac, Linux ou Windows. Une fois converti en RTF, le document peut être ouvert et utilisé dans n'importe quel logiciel de traitement de texte, qu'il s'agisse d'une version antérieure de Microsoft® Word, WordPerfect®, OpenOfficeTM Writer ou Apple® Pages.

Convertir un PDF en fichier EPUB : La conversion de documents PDF en fichiers EPUB rend la lecture de livres ou d'articles électroniques sur un téléphone mobile ou une tablette nettement plus confortable, tout en vous permettant de modifier la taille de police et d'ajuster le flux de texte pour s'adapter à l'écran.

Convertir un PDF en fichier HTML : La conversion de documents PDF en fichiers HTML afin de publier les informations sur le Web peut faire gagner beaucoup de temps et épargner des efforts en préservant la structure du document original.

Voilà ! Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour tirer le meilleur parti de vos documents PDF et gagner en productivité.

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