Gestion du workflow numérique : démarrez par les données, pilotez par les faits

Comment transformer les workflows papier en des processus hybrides mêlant papier et numérique, et approuvés par tous ? Par où commencer ? Le point.

Un nombre croissant d’entreprises considère aujourd'hui le workflow numérique comme un moyen de relever les défis quotidiens liés à la multiplication sans fin de fichiers, dossiers, données et autres supports de gestion documentaire. Mais comment transformer ces workflows papier en des processus hybrides mêlant papier et numérique, et approuvés par tous ? Par où commencer ?

Si nous n’avions qu’un conseil à vous donner, ce serait de commencer par les données. Par celles  que vous connaissez et par les informations que vous pouvez réunir concernant les documents (quels sont les documents clés de vos processus ?), les utilisateurs (sont-ils mobiles, qui imprime quoi et où ?) et les processus (tous les documents papier sont-ils nécessaires ?). L’utilisation d’outils d’Analytics vous permettra d’obtenir des réponses factuelles et de déterminer quels sont les changements à entreprendre et les objectifs à atteindre. L’analyse est la première étape vers la digitalisation, laquelle sera plus aisée si elle est fondée sur les bonnes informations.

Si votre entreprise a mis en place des services de gestion déléguée des impressions (MPS), vous disposez d’ores et déjà d’une plateforme optimisée, sécurisée et parfaitement gérée pour numériser votre workflow de documents et permettre aux outils d’analytics d’appuyer cette initiative. La mise en œuvre des solutions MPS (Managed Print Services) vous donne accès à toute une série de données qui soulignent des opportunités d'amélioration dans l’espace documentaire traditionnel et mettent en évidence les innovations potentielles en cours. Les fournisseurs MPS proposent une analyse des documents, des besoins des utilisateurs et du workflow permettant d’orienter la prise de décisions importantes et diverses en matière de stratégie numérique. Grâce aux analyses MPS, vos progrès dans le domaine de la transformation digitale reposent sur la réalité et non sur une intuition.

Alors même que les entreprises des secteurs public et privé adoptent de nouveaux modes de fonctionnement en matière de stratégie digitale, certains s’interrogent sur l’efficacité, la sécurité et la pérennité de leurs workflows papier actuels. En permettant de se pencher sur la sécurité et les coûts, l’analyse des besoins des utilisateurs et des documents fournit des données dont la valeur est pertinente y compris pour les plus hauts dirigeants de l’entreprise. Le management peut en effet avoir recours aux informations obtenues via les outils d’analytics afin de prendre des décisions basées sur les faits et de piloter l’innovation.

En définitive, les entreprises ne souhaitent pas uniquement réduire leurs coûts et renforcer leur eco-responsabilité, elles entendent en parallèle engager leur transformation digitale. Les recours à l’utilisation du papier sera de plus en plus rare, entraînant une demande moindre de matériels d’impression, au profit d’un besoin accru de dispositifs de numérisation. Les salariés continueront à apporter leurs propres outils au travail. Ces modifications considérables des environnements de travail transforment en profondeur votre stratégie documentaire. Ainsi, dans un tel contexte, le changement est permanent. Faites en sorte que les outils d’analytics vous aident à déterminer les moyens de répondre à l’importance croissante, aux enjeux et aux opportunités que représente le numérique pour vos collaborateurs et vos clients.